Миграция с Яндекс Почты на Google Apps | Swedbyte
info@swedbyte.se
+46 8 446 80 363

Миграция с Яндекс Почты на Google Apps

Представляем вашему вниманию пошаговое руководство по переносу почты из Яндекса в Google Apps. В принципе вы можете использовать это руководство при миграции практически с любого почтового сервера, поддерживающего работу по протоколу IMAP.

Небольшое лирическое отступление

Яндекс Почта для Домена хороший сервис (не в последнюю, очередь тем, что он бесплатен). Тем не менее мы регулярно работаем с компаниями, которые переходят с него на Google Apps. Происходит это чаще всего по следующим причинам:

  • Больший функционал, доступный в Google Apps как пользователям (к примеру, Документы Google, Hangouts), так и администраторам (множество настроек в консоли администратора, управление мобильными устройствами и т.д.).
  • Наличие технической поддержки от Google (по email и по телефону).
  • Сбои при работе с Яндекс Почтой (часто пользователи жалуются на работу по IMAP, иногда не работают отдельные ящики и т.п.)
  • Дополнительные инструменты безопасности (двухфакторная авторизация, архивирование, политики безопасности).

Задачи и содержание данной статьи

Когда к Google Apps подключается компания с несколькими сотнями пользователей, проект по переходу (тут речь, как правило, идет не о Янедксе, а о собственном сервере) требует большого внимания, компетенций и опыта. Наши специалисты помогают с планированием, с самой миграцией, с интеграцией с локальной IT-инфраструктурой (например, синхронизация с Active Directory), с управлением изменениями в соответствии с рекомендациями Google, с тренингами для пользователей.

Если же компания переводит от нескольких до нескольких десятков человек с Яндекса на Google Apps, то зачастую она может обойтись собственными ресурсами. То есть собственный или приходящий администратор может произвести миграцию и все необходимые настройки для быстрого старта. На этот случай как раз и рассчитана данная статья.

Ее задача по сути сэкономить вам время и силы при простом сценарии перехода на Google Apps, так как вся информация, изложенная здесь доступна в различных инструкциях Google, частично на русском, частично на английском. Ссылки на эти инструкции будут приводиться в статье.

Мы постарались пошагово и по возможности кратко изложить весь процесс перехода (миграция лишь часть его) для небольшой компании, начиная от подтверждения домена в Google Apps, заканчивая настройкой SPF-записей в DNS. Повторимся, что мы исходим из того, что ваш переход подразумевает внедрение по самому простому сценарию: без пилотных групп, периодов одновременной работы двух систем (с двойной доставкой), без миграции с/в нескольких доменов и т.п.

Читать далее…

Когда домен уже подключен к Google Apps дальнейшие действия можно свести к следующим пунктам:

1. Подтверждение права собственности на домен
2. Создание пользователей
3. Настройки в консоли администратора Google Apps, необходимые для начала миграции
4. Установка приложения Google Apps Migration for Microsoft Exchange (GAMME)
5. Настройка GAMME и запуск миграции
6-7. Анализ отчетов и устранение неполадок
8. Настройка DNS-записей
9. Заключительные действия и настройки

После этого пользователи могут работать со своими аккаунтами Google Apps, получать и принимать почту, и иметь все свои старые сообщения в своих аккаунтах. Пройдемся по всем этим пунктам подробнее.

1. Подтверждение права собственности на домен

Итак, вы подключили ваш домен к Google Apps напрямую через Google, или (что, конечно же, гораздо лучше — через Swedbyte), у вас есть доступ в консоль администратора Google Apps. Напомним, что попасть в консоль администратора можно разными способами, в частности из Gmail администратора:

controlpanel

Или по простой ссылке: https://admin.google.com. Для того, чтобы сервисы Google Apps были активированы после регистрации домена, Google должен убедиться, что вы подключили именно свой домен (а не какое-то третье лицо подключило к Google Apps ваш домен и будет отправлять от него почту). Речь здесь идет не о юридической принадлежности, а о том, что вы контролируете этот домен.

Есть несколько способов подтверждения, все они описаны здесь. Мы чаще всего используем добавление TXT-записи в DNS для вашего домена. Чтобы начать процесс подтверждения, на главной странице консоли администратора Google Apps нажмите Начать настройку:

confirmationstart

 

Далее, следуя предложенной инструкции, вы получите значение TXT-записи, которую нужно будет добавить в настройки DNS для вашего домена. Это будет что-то вроде google-site-verification=6287iLyE3dYE38_ZY3NFlp4ZIc7HMMePIB0ScqXkIdo. Запись добавляется там, где хостится ваш домен. Как только Google увидит эту новую DNS-запись (для этого может пройти какое-то время, чаще всего не более нескольких минут), все сервисы Google Apps будут активированы, и можно будет продолжать дальнейшую настройку. Для контроля и проверки «видимости» ваших DNS-записей в интернете можно использовать любой lookup сервис, например этот: digwebinterface.com. Также есть весьма полезный ресурс Google: toolbox.googleapps.com. Таким образом через digwebinterface.com выглядит правильно добавленная запись:

dig1

2. Создание пользователей

Прежде чем начать миграцию, необходимо в Google Apps создать аккаунты пользователей, куда собственно будет происходить миграция данных. Процесс достаточно простой и осуществляется в разделе Пользователи в консоли администратора. В базовом варианте вы можете создавать пользователей вручную по одному или массово с помощью файла CSV. Инструкция по работе с CSV-файлом — здесь.

При подготовке CSV-файла в Microsoft Excel можно столкнуться с распространенной проблемой. При сохранении файла в формате CSV из-за региональных настроек операционной системы (Windows) разделителями в файле в итоге оказываются не запятые, а точки с запятой. В результате Google не принимает данный файл и сообщает об ошибке. Проще всего в Блокноте заменить все «;» на «,».

Для целей данной статьи мы будем использовать домен третьего уровня — migration.swedbyte.se. В вашем случае, скорее всего, это будет домен вида kompaniya.ru. Домен migration.swedbyte.se подключен и к Яндекс ПДД и к Google Apps, созданы несколько пользователей вида user1@migration.swedbyte.se, user2@migration.swedbyte.se…

3. Настройки миграции в консоли администратора Google Apps

После того как домен подтвержден и пользователи созданы необходимо сделать несколько подготовительных настроек в консоли администратора.

3.1 В разделе Безопасность — Справочник по API поставить галочку Включить доступ через API.

3.2 Зайти в раздел Безопасность — Расширенные настройки - Управление идентификатором домена OAuth. Поставить галочку Активировать этот идентификатор клиента и нажать Сохранить изменения. Теперь настройки должны выглядеть примерно следующим образом:

oauth

3.3 Зайти в раздел Безопасность — Расширенные настройки - Настроить доступ клиентов OAuth. В поле Название Клиента введите название вашего домена (без www как в примере). В поле Одна или несколько областей действия API необходимо через запятую указать следующие записи (можно просто и скопировать и вставить):

https://apps-apis.google.com/a/feeds/emailsettings/2.0/,

https://apps-apis.google.com/a/feeds/user/#readonly,

https://www.google.com/calendar/feeds/,

https://www.google.com/m8/feeds/,

https://www.googleapis.com/auth/apps.groups.migration,

https://apps-apis.google.com/a/feeds/migration/,

https://apps-apis.google.com/a/feeds/group/#readonly

oauth2

 

После того, как вы нажмете кнопку Авторизовать, настройки должны выглядеть следующим образом:

oauth3

4. Установка приложения Google Apps Migration for MS Exchange

Для переноса почты мы рекомендуем использовать утилиту от Google, которая зазывается Google Apps Migration for Microsoft Exchange (GAMME). Скачать актуальную версию можно здесь.

migrationserviceЛетом 2014 Google запустил новую службу Перенос Данных (Data Migration Service), которая позволяет настроить перенос почты непосредственно в консоли администратора. Можно отметить следующие преимущества этой службы: 

  • не требуется скачивать, устанавливать и настраивать никаких приложений;
  • минимальные настройки;
  • можно отслеживать процесс миграции, заходя в консоль администратора с разных устройств;
  • позволяет экономить ресурсы локального канала доступа в Интернет, так как данные передаются с сервера, с которого происходит миграция непосредственно в Google Apps.

Тем не менее, мы практически всегда используем GAMME, и рекомендуем это вам по следующим причинам, актуальным на момент написания статьи:

  • Миграция по IMAP через Службу Переноса Данных происходит существенно медленней, чем через GAMME. 
  • Ограниченное количество настроек и функций, в том числе для поиска неполадок и отчетности. 

Скачав, установите GAMME на любой компьютер, через который и будет осуществляться миграция. Среди системных требований следует обратить внимание на следующее:

  • Утилита работает только под Windows.
  • Нельзя мигрировать данные на бесплатную версия Google Apps (т.к. не поддерживается Migration API).
  • В случае, если вы будете мигрировать с Exchange, то на машине должен быть установлен Outlook 32-bit.

В зависимости от объемов почты, миграция может занять достаточно продолжительное время. Компьютер при этом должен будет работать. Можно приостанавливать миграцию и начинать с места, где вы остановились.

Чтобы примерно оценить временные затраты на перенос почты, вы можете сделать расчеты на основании информации, приведенной здесь. По опыту можем сказать, что расчеты эти скорее всего будут весьма приблизительными, так как фактический результат зависит от многих факторов (см. ссылку выше). Мы рекомендуем сначала провести тестовую миграцию одного или нескольких «типовых» пользователей. Отталкиваясь от результата в зависимости от объема/количества писем, вы сможете получить более точную оценку.

5. Настройка Google Apps Migration for MS Exchange

Настройка достаточно проста.

На первом шаге указываем параметры для подключения к Яндексу по IMAP:

gamme-1

На втором шаге мы указываем параметры для подключения к Google Apps. В поле Google Apps Domain name и Kosumer Key укажите ваш домен. В поле Consumer Secret укажите значение Криптоключа клиента OAuth из раздела Безопасность — Расширенные настройки - Управление идентификатором домена OAuth. В поле Google Apps Admin user укажите email пользователя в Google Apps, обладающего правами суперадминистратора (по умолчанию это первый созданный пользователь):

gamme-2

На третьем шаге указываем, что мы будем переносить, а также путь к подготовленному CSV-файлу с сопоставлением пользователей (об этом чуть ниже). Понятно, что по IMAP GAMME переносит только почту. Мигрируя с Exchange можно также выбрать данные календарей и личных контактов.

gamme-3

Подготавливаем файл со списком пользователей в формате CSV, следующего вида:

email_пользователя_в_текущей_системе#пароль_в_текущей_системе, email_пользователя_в_google_apps

В нашем случае файл выглядит следующим образом:

gamme-csv

Как видите, в данном случае адреса «до» и «после» совпадают. В вашем случае это может быть и не так, а, к примеру, так: ivan.petrov@company.ru#password, petrov.i@newcompany.ru. Пробел после запятой ставить не обязательно (его не будет, если вы будете готовить файл в Excel).

Обратите внимание, что на третьем шаге вы можете выбрать период, за который нужно переносить почту. Если объем достаточно большой (допустим, несколько сотен GB), Google рекомендует сначала перенести почту за последний месяц, затем переключить пользователей на работу с Google Apps (сменить MX-записи), и затем в фоне постепенно мигрировать оставшуюся почту. Если объем не очень большой, можно сразу переносить все. Миграция происходит в обратном хронологическом порядке, то есть сначала переносятся самые свежие письма.

На следующем шаге будут показаны сделанные ранее настройки, а также несколько важных галочек:

gamme-4

Галочка Migrate all data по умолчанию снята, и мы рекомендуем ее не ставить ни при первом ни при последующих запусках GAMME. В этом случае GAMME мигрирует только те письма, которые еще не были перенесены. Если поставить эту галочку, то при повторном запуске, все данные будут переноситься полностью заново.

Типовой пример: в пятницу вечером вы запустили миграцию с расчетом на то, что за выходные она выполнится, и в утром понедельник пользователи уже будут работать в Google Apps. Миграция шла до вечера воскресения и за этот период некоторым пользователям еще пришло определенное количество писем. Так как до сих пор MX-записи сменены не были, они пришли на текущий сервер. После смены MX-записей вечером в воскресение вы еще раз запускаете GAMME с теми же настройками и с выключенной галочкой Migrate all data, и GAMME переносит только эти свежие письма, которые были получены пока шла основная миграция. Если повторно запустить миграцию с включенной галочкой, миграция начнется сначала, данные в Google Apps будут перезаписываться.

Рекомендуем поставить галочку Save Settings, чтобы GAMME сохранил сделанные вами ранее настройки для последующих запусков.

Поставив три оставшиеся галочки (Run Diagnostocs, Estimate, Migrate), нажимаем Next, после чего GAMME производит диагностику всех настроек, устанавливает соединение с IMAP сервером и Google Apps, проверяет корректность CSV-файла:

gamme-5

Если все идет штатно, и диагностика не выявляет никаких ошибок, нажимаем Start, и начинается сначала оценка общего количества писем, которые предстоит мигрировать:

gamme-est

А потом стартует миграция:

gamme-migration

6. Просмотр отчета

После завершения миграции вы можете посмотреть отчет. Для этого можно прямо в окне утилиты нажать на Error Reports: Show, или же через меню Пуск найти Google Apps Migration for Microsoft Exchange, и там выбрать Show Reports.

Отчет покажет общую и более детальную информацию по пользователям:

report1

Отдельно отметим, что если у пользователя в Яндексе существовала определенная структура папок, в которой хранились письма, то эти папки будут также перенесены и созданы в виде отдельных ярлыков Gmail.

7. Распространенные ошибки, устранение неполадок

Если в процессе миграции возникнут ошибки, и некоторые письма не смогут быть перенесены, об этом тоже можно будет посмотреть информацию в отчете. Среди распространенных ошибок, возникающих непосредственно при миграции можно выделить следующее: размер письма больше поддерживаемого в Gmail (25 MB), письмо содержит неподдерживаемые Gmail вложения (подробности здесь), сбои при соединении с IMAP сервером. 

Мы рекомендуем провести процесс миграции дважды. При повторном запуске утилита еще раз попробует перенести те письма, которые не смогла перенести в первый раз по той или иной причине. Как мы писали выше, если перед запуском не ставить галочку Migrate all data, то повторная миграция затронет только неперенесенные ранее письма, и не займет много времени.

В процессе тестирования настроек достаточно часто возникает ошибка в Validating OAuth credentials. Проверьте правильность написания Consumer Key (это должен быть ваш домен) и Consumer Secret. Зачастую решить проблему помогает перегенерация криптоключа и использование у утилите уже нового. Делается это в консоли администратора в разделе Безопасность — Расширенные настройки — Управление Идентификатором домена OAuth:

oauth4

Коды ошибок, а также инструкции по устранению неполадок вы можете найти соответственно здесь и здесь.

При возникновении неполадок помогают log-файлы, располагаются они здесь:

Windows 7: C:\Users\user-name\AppData\Local\Google\Google Apps Migration\Tracing\ExchangeMigration
Windows XP: C:\Documents and Settings\user-name\Local Settings\Application Data\Google\Google Apps Migration\Tracing\ExchangeMigration

Google также предлагает онлайн анализатор log-файлов, который может помочь их интерпретировать и выявить ошибки.

Здесь же приведем ссылку на полный мануал по GAMME (86 страниц, на английском языке).

8. Настройка DNS

После того, как почта перенесена в Google Apps, необходимо сменить MX-записи, чтобы направить вновь поступающую почту на сервера Google. Кроме этого желательно добавить (или исправить) SPF-запись, чтобы обозначить сервера Google, как сервера, которым разрешено отправлять почту от вашего домена.

MX-записи для Google Apps должны быть следующими:

1 ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
5 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
10 ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM.
10 ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM.

Цифры обозначают приоритет. Подробнее об MX-записях вы можете прочитать здесь.

SPF-запись (фактически, это запись типа TXT), если вы отправляете почту только чрез Google Apps, должна выглядеть следующим образом:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Несколько SPF-записей иметь не желательно. Это значит, что SPF-запись для Яндекса (если она у вас была), необходимо удалить. Подробнее об SPF-записи для Google Apps здесь

9. Заключительные действия

После переключения MX-записей желательно еще раз запустить миграцию, чтобы перенести какие-либо новые письма, которые могли прийти пользователям за последнее время.

После этого вы можете «пробежаться» по консоли администратора, посмотреть актуальные для вас дополнительные настройки, хотя в принципе все будет работать и с настройками по умолчанию. Вы можете включить или отключить различные сервисы для нужных пользователей или групп пользователей. Можно настроить различные политики безопасности касательно отдельных сервисов (к примеру, можно ли давать доступ к файлам в Диске или к Календарям пользователям за пределами домена, и, если да, то с какими привилегиями). Включить или отключить для пользователей протоколы POP/IMAP, или двухфакторную авторизацию. Разрешить или нет устанавливать приложение Google Диск. И так далее.

Единственное, что мы рекомендуем сделать обязательно — включить принудительное использование SSL (раздел Безопасность — Основные настройки).

Как видите, процесс перехода с другого почтового сервиса с сохранением почты (в данном случае, с Яндекса) достаточно прост, и перейти можно очень быстро. Если у вас в процессе возникнут какие-либо сложности, пожалуйста, связывайтесь с нами, и мы постараемся вам помочь.

Comments are closed.