5 myter om multitasking avslöjas, plus 6 sätt att vara produktiv utan uppgiftsväxling

Multitasking kan få dig att känna dig produktiv och effektiv. Även om du kan ha hört talas om att multitasking är en myt så kan du tro att du är den enda som känner till det hemliga receptet för att få två saker gjorda på samma gång. (Tro oss, vi har också känt så.)

Tyvärr stämmer ryktena. Det visar sig att våra hjärnor inte är gjorda för att göra mer än en sak åt gången. Även om det känns som att du får två uppgifter gjorda samtidigt så är det du faktiskt gör att blixtsnabbt växla mellan två uppgifter. Denna process – som kallas uppgiftsväxling –  kräver värdefull hjärnkapacitet även om du inte inser det.

Multitasking är en myt. I själva verket innebär det att snabbt växla från en uppgift till en annan, för att sedan växla tillbaka igen. Och varje gång du gör det bytet betalar du en ”skatt” för både din tid och din energi. Av den anledningen är det nästan alltid mer effektivt att utföra en uppgift:  fokusera på en sak och gå vidare när du är klar, så att du inte betalar onödiga bytesskatter.

— DR. SAHAR YOUSEF, FORSKARE I KOGNITIV NEUROVETENSKAP, UC BERKELEY

Multitasking må vara en myt, men de flesta av oss multitaskar ändå vid ett eller annat tillfälle. Faktum är att vår forskning visar att nästan tre av fyra anställda (72 %) känner press att multitaska under dagen. Om du är en av dessa personer är vi här för att hjälpa dig. I den här artikeln kommer vi att visa dig vetenskapen bakom multitasking och ge dig sex tips som kan hjälpa dig att bli mer produktiv.

Fem myter om multitasking

Det finns flera myter om multitasking. I den här delen plockar vi isär varje myt och ger dig sanningen bakom vetenskapen. Men först kan det vara bra att förstå exakt vad multitasking innebär.

Myt 1: Människor kan multitaska

Hur smidigt det än vore att kunna göra två saker samtidigt så visar studier att vår hjärna helt enkelt inte har kapacitet nog att rikta hela sin uppmärksamhet åt mer än en sak. Faktum är att vår hjärna har utvecklats för att fokusera på en uppgift eller bara tänka på en sak åt gången.

När vi tror att vi multitaskar så växlar vi faktiskt mellan två olika uppgifter väldigt snabbt. Varje gång du växlar mellan två olika saker så tillkommer en kostnad för bytet. Förutom att man gör mer misstag så tar det nästan alltid längre tid för individen att slutföra två uppgifter samtidigt.

Varje gång vi byter tillkommer en kostnad. Det är energikrävande. Det tar längre tid att göra samma sak.

—DR. SAHAR YOUSEF, FORSKARE I KOGNITIV NEUROVETENSKAP, UC BERKELEY

Myt 2: Multitasking är inte så illa

Även om du har hört att multitasking är en myt är det svårt att begreppsmässigt förstå hur krävande det är att byta mellan uppgifter. Om du har multitaskat ett tag kan du känna att du har utvecklat multitasking-färdigheter. Du märker förmodligen inte ens av de negativa effekterna längre eftersom de är en del av din vardag.

Om du känner att du har förmågan att multitaska är du inte ensam. En studie fann att vår förmåga att multitaska inte hade något samband med huruvida vi faktiskt kunde multitaska effektivt eller inte. Vi tror att vi är skickliga på att hantera flera uppgifter samtidigt, även om så inte riktigt är fallet.

Myt 3: Multitasking ökar produktiviteten

Om du gör två saker samtidigt  –  även om dessa saker inte är perfekt optimerade –  får du inte mer gjort då?

I själva verket är det tvärtom. Forskning gjord av Dr David Meyer visar att även dessa korta mentala blockeringar som inträffar som ett resultat av kontextbyte kostar så mycket som 40 % av någons produktiva tid. Eftersom det är en mental ansträngning att växla mellan uppgifter så påverkar multitasking din förmåga att produktivt och effektivt få arbete gjort.

Myt  4: Det finns olika typer av multitasking

Du kanske har hört folk säga att det finns två, eller ibland tre, olika typer av multitasking. De separerar uppgiftsväxling från kontextväxling och från uppmärksamhetsöverskott. Men dessa är inte olika typer av multitasking – de är orsaken och verkan som leder till ineffektiv multitasking.

Här är hur de skiljer sig åt:

• Multitasking är försöket att göra två eller fler saker samtidigt.
• Kontextväxling (kallas även uppgiftsväxling eller processbyte) är vad du gör medan du multitaskar: att byta mellan en uppgift och en annan.
• Som ett resultat av att utföra så många uppgifter så snabbt upplever du ett uppmärksamhetsöverskott, vilket är när du fortfarande tänker på en tidigare uppgift trots att du har gått över till annat arbete.

Myt 5: Multitasking på jobbet är okej

Även om du undviker multitasking i ditt personliga liv kan du uppleva att du multitaskar på jobbet. I så fall är du inte ensam. Enligt vår forskning växlar den genomsnittliga kunskapsarbetaren mellan 10 appar upp till 25 gånger per dag. Dessutom säger över en fjärdedel (27 %) av arbetarna att åtgärder och meddelanden missas när de byter appar och 26 % säger att app-överbelastning gör individer mindre effektiva.

Det finns till och med ett namn för att byta mellan två teknologier: media-multitasking. Utöver de vanliga nackdelarna med multitasking har media-multitasking också visat sig påverka långtidsminnet och arbetsminnet negativt.

Påföljd: Utbrändhet och överansträngning

Multitasking inte bara dåligt för din produktivitet – det är också dåligt för din mentala hälsa. Enligt vår forskning upplevde sju av tio kunskapsarbetare (71 %) utbrändhet minst en gång under det senaste året. Men utbrändhet och multitasking går hand i hand. I samma studie fann vi att två tredjedelar (65 %) av personer som känner sig obekväma när de inte har tillgång till sina telefoner rapporterade att de upplever utbrändhet, jämfört med 45 % av personer som inte blir obekväma av att vara utan sin enhet.

6 sätt att vara produktiv utan att multitaska

Motsatsen till multitasking kallas single-tasking, eller monotasking. Istället för att hoppa mellan olika uppgifter i snabb takt låter single-tasking dig anpassa din uppmärksamhet till din avsikt för dagen och fokusera på en uppgift i taget. Det finns många olika sätt att uppnå den här nivån av flyt – och även en mängd fördelar.

Den snabba övergången till fördelat arbete har lett till distraktioner och störningar. Meddelandesignaler och möten är på den högsta nivån någonsin medan fokustid har fallit bort.  En sak är säker – något måste förändras.

—ALEX HOOD, CHIEF PRODUCT OFFICER, ASANA

1. Testa timeboxing

Timeboxing är en målinriktad tidshanteringsstrategi som hjälper dig att fokusera och snabbt få arbete gjort. När du skapar en timebox sätter du en förväntning på hur lång tid en uppgift kommer att ta. Varje uppgift får sin egen timebox för att säkerställa att du endast fokuserar på den uppgiften under timeboxen. När timeboxen sedan börjar ignorerar du alla distraktioner fram till att boxen tar slut.

Timeboxing säkerställer att du är helt klar med ditt arbete innan du byter till en ny uppgift. Enligt produktivitetsforskning från UC Berkeleys Becoming Superhuman Lab så rapporterar teammedlemmar som deltar i en “fokus-sprint” (en tidsperiod då de inte behöver växla mellan appar eller konstant övervaka inkorgen) att de är 43 % mer produktiva.

2. Schemalägg tidsblock

Time-blocking liknar timeboxing, men istället för att tilldela varje uppgift en timebox så grupperar du liknande uppgifter och och utför dem alla i ett tidsblock. Med timeblocking skyddar du din fokuserade tid från oönskade notifikationer och distraktioner. Detta är särskilt användbart för mejl – enligt vår forskning rapporterar 8 av 10 (80 %) av de svarande att de jobbar med sin inkorg eller andra kommunikationsappar öppna. Varje gång man får ett meddelande de dras man ur fokus.

Schemalägg istället ett tidsblock på en timme på morgonen för att kolla din mejl, och sedan ytterligare en timme precis innan du slutar för dagen för att svara på de mejl som du fått medan du arbetade. Sedan kan du fokusera på andra uppgifter under resten av dagen utan att bli distraherad av ständiga mejl.

För att vara som mest produktiv tycker jag att det är bra att blockera av tid mellan mötena när jag tänker arbeta med olika projekt och se till att lämna tid för korta pauser. Jag tycker också att det är användbart när jag och folk runt omkring mig uppdaterar Slack-statusar till “Heads down” så att ingen förväntar sig ett omedelbart svar.

—JULIA BERSIN, HÖGRE CHEF FÖR DEMAND GENERATION, GURU

3. Använd stör ej-funktioner

Använd stör ej-funktioner för att skydda din fokuserade tid även om du inte timeboxar eller timeblockar din kalender. Detta är ett bra sätt att fokusera din uppmärksamhet på dina avsikter. Om du vet att ett projekt behöver bli gjort men du oftast bli distraherad av meddelanden, använd då stör ej för att tillåta dig själv att komma in i ett flyt.

Stör ej är inte heller bara till för din dator. Se till att stänga av aviseringar på din mobiltelefon också för att få ut det mesta av denna teknik.

Distraktioner är kostsamma, så vi har fokuserat på att utesluta dem där vi kan. Med Asana kan personer komma in i ett flyt och utföra sitt arbete utan störningar eftersom alla vet var saker och ting står och vad de är ansvariga för – man behöver inte resa sig.

—RUSSELL BENAROYA, MEDGRUNDARE OCH PARTNER, STRIDE

4. Använd Pomodoro-tekniken

Om du vill hitta ett sätt att göra raster produktiva så kan Pomodoro-tekniken vara någonting för dig. En pomodoro är ett 25 minuter långt arbetspass varefter man tar en 5 minuters paus. Efter att man har genomfört fyra pomodoros tar man en längre rast på 20 eller 30 minuter. Genom att jobba i korta perioder är det mer sannolikt att man är produktiv samtidigt som man behåller motivationen.

Eftersom man är intensivt fokuserad under en pomodoro så är det lättare att undvika multitasking och bara fokusera på en sak. Under din pomodoro-rast kan du sedan kolla din telefon, surfa på sociala medier, ta ett mellanmål eller svara på mejl.

5. Justera dina prioriteringar

Ibland är det lockande att multitaska eftersom allt verkar lika viktigt. Du kanske håller på att jobba på ett blogginlägg eller designa en ny bild, men så fort en annan förfrågan kommer in så känner du behovet av att gå över till det och få det gjort.

Att förstå den relativa effekten av varje uppgift hjälper dig att bättre prioritera dem. På så sätt kan du motstå lusten att göra flera saker och fokusera på det du redan gjorde om en förfrågan kommer in som är mindre viktig än det du arbetar med. Alternativt, om en ny förfrågan kommer in som är viktigare än uppgiften du håller på med kan du rikta din uppmärksamhet mot den nya förfrågan och lägga det du arbetar med åt sidan.

6. Sätt MITs

MITs, eller most important tasks (de viktigaste uppgifterna) tar idén om att justera dina prioriteringar till nästa nivå. Du kan inte få allt gjort på en dag, men om du har många högprioriterade uppgifter kan du känna press att hantera dem alla. Med MITs kan du tydliggöra vilka uppgifter som är viktigast för dagen och få dem gjorda. När du är klar med dessa uppgifter kan du bekvämt gå ifrån jobbet utan skuldkänslor eller stress.

Enligt en nyligen genomförd studie av Dr. Sahar Yousef, forskare i kognitiv neurovetenskap vid UC Berkeley, så kan MITs drastiskt förbättra prokrastinering och minska utbrändhet. Yousef Lanserade en tre veckor lång utmaning med en hel organisation kring att sätta dagliga MITs. Genom att åta sig att sätta dagliga MITs – och dela dessa MITs med teamet på Slack – såg Yousefs team en individuell produktivitetsökning på 28 % och en minskning av utbrändhet på 42 % (från VD:n hela vägen ner till den nyaste praktikanten). 

Från uppgiftsväxling till single-tasking

Det är inte lätt att sluta multitaska, speciellt om det är en normal del av din vardag. Men när du slutar att försöka göra flera saker samtidigt och istället fokuserar på en sak åt gången kommer du att märka att du är mer engagerad, produktiv och effektfull.