Asana Lifehacks som gör projektarbetet enklare

Asana är ett flexibelt verktyg som kan användas för att styra och hantera alla typer av affärsprocesser. Projekt, möten, marknadsföring, kommunikation, produktutveckling, personalhandledning – möjligheterna är oändliga. Dessutom kan varje enskild användare anpassa Asana efter sina individuella behov, så att arbetet fungerar så smidigt som möjligt.

Under de år vi på Swedbyte använt Asana, har vi fått några favoritfunktioner. Vi har bett några kollegor berätta om sina bästa tips när det gäller Asana. Om ni också arbetar i tvärfunktionella team kan ni ha stor nytta av dem.

Inställning av regler

En av Asanas nyckelfunktioner är möjligheten att automatisera processer. Det kan man göra genom regler och funktionen sparar massor av tid som annars gått till rutinuppgifter. Det enda man behöver göra är att ställa in en trigger och en åtgärd för den aktuella uppgiften, så kommer den att utföras automatiskt. Den eller de medarbetare som annars skulle gjort arbetet får nu mer tid över till svårare och mer komplexa uppgifter.

Till exempel när man ska gå på semester ställer man in ”Out of Office” i Asana. Samtidigt kan man ställa in en regel i ”Mina uppgifter” som vidarebefordrar uppgifter till kollegor. Då blir enskilda uppgifter inte hängande i luften, bara för att någon är ledig. Samtidigt behöver man inte lägga tid på att manuellt omfördela uppgifter till kollegor.

Korta och tydliga namn på uppgifter och projekt

Asana har ett optimerat gränssnitt som inte visar hela projektnamnet i menyerna. Detta gör det ibland svårt att förstå exakt vilket projekt det är man ser i menyn.

På Swedbyte använder vi oss av följande knep: vi upprepar inte namnet på teamet i projektnamnet. Vi skriver alltså inte ”Asana Marknadsföring Kalender”, utan kort och koncist ”Kalender Q1”.

Automatiserat avsnitt för utförda uppgifter längst ner i ”Mina uppgifter”

Under arbetet med projektet uppstår oundvikligen en lista på uppgifter som man måste sortera för hand. Man måste helt enkelt rensa ut de slutförda från de som ännu inte utförts. För att optimera den här processen kan man ställa in en enkel regel.

Den kommer då automatiskt att flytta över slutförda uppgifter till ett separat avsnitt. Då ser varje teammedlem tydligt projektets aktuella status, vad som är gjort och vad som återstår att genomföra.

Single- och multi-select-funktionen

I Asana kan man skapa anpassade fält med ett eller flera alternativ för uppgifter och projekt. Om man till exempel arbetar med en reklamkampanj i sociala medier, kan man med multi-select markera alla involverade plattformar. Då ser man hur arbetet fortskrider på var och en av dem.

Widgeten ”Privat anteckningsbok”

Denna widget finns på Asanas huvudsida. Med den kan medarbetare snabbt lägga till anteckningar medan de arbetar. I Word finns alltid risken att man glömmer att spara, och om man skriver ett mejl händer det att man skickar iväg sitt utkast av misstag. Med Asanas anteckningsfunktion slipper du oroa dig för det.

Widgeten gör att du inte behöver växla mellan olika appar. Dessutom behöver man inte ens komma ihåg att spara den färdiga anteckningen eftersom den sparas automatiskt. Enligt medarbetare på Swedbyte gör widgeten det lättare att formulera mejl till kunder. Mejlen har blivit bättre och mer korrekta, vilket avsevärt förbättrar intrycket av företaget.

Multihoming-funktionen

Multihoming är en funktion som gör att man kan skicka rutinuppgifter till flera olika projekt samtidigt. Man behöver alltså inte dela ut dem för hand varje gång de är aktuella.

Multihoming-funktionen gör att man inte dubblerar uppgifter, utan behåller ursprungsuppgiften genom alla projekt. Det gör det lättare att spåra statusen för till exempel avtal och betalningar. Ofta handlar det om olika enskilda projekt, men med liknande uppgifter som ska fyllas i. Det kan till exempel vara avtalsnummer och namn på kundens förtag. Med multihoming-funktionen behöver man inte sitta och fylla i samma sak för hand för varje projekt, utan kan skicka informationen till alla berörda projekt med ett klick.

Taggar och gillningar

I ”Inkorgen” och ”Mina uppgifter” samlas ofta uppgifter i en osorterad hög och det kan vara svårt att veta hur man ska prioritera. Med hjälp av taggar kan man tydligt se vilka uppgifter som är viktigast och mest akuta och vilka som närmar sig deadline.

Vi kan också spara tid genom att använda gillningar. Den här funktionen behövs inte bara för att visa uppskattning för kollegornas arbete. Men hjälp av gillningar kan vi snabbt visa att vi tagit del av kommentarer eller håller med om förslag om hur arbetet ska fortsätta.

Till sist

Tipsen som vi gett i texten ovan är långt ifrån alla som kan göra arbetet i Asana lättare och effektivare. Kontakta oss om ni vill veta mer om olika smarta knep ni kan använda er av för att spara tid och automatisera arbetsprocesser i projektarbetet.