Hur man gör teamarbetet mer effektivt: En komplett guide för resurshantering

När man arbetar i team finns det många olika faktorer som påverkar hur väl man lyckas med sina projekt. Till exempel hur professionella och motiverade teammedlemmarna är och i hur hög grad de litar på varandra. Det spelar också stor roll hur man fördelar resurserna. Hit räknas allt som behövs för projektarbetet och som påverkar resultatet: personal, utrustning, programvara och budget. Regeln ”ju mer du satsar, desto mer får du ut” gäller inte alltid när det handlar om resurser. Att tillföra resurser under projektetapper, utan att det direkt finns ett behov av det, leder ofta till att teamarbetet tappar tempo. Uppgifterna och verktygen för att lösa dem blir så många att medarbetarna inte vet i vilken ände de ska börja. Och det är ett verkligt problem.

Lösningen är att hantera resurserna systematiskt. Att ha en strategi som gör det möjligt att optimera teamarbetet och göra det mer effektivt. När varje teammedlem utför rätt arbete i rätt tid med hjälp av rätt verktyg, får du ut maximal effekt av dina resurser.

Victoria, Pre-Sales and Key Account Manager

”Alla mina vänner, oavsett inom vilken bransch de arbetar, har absolut samma problem: chefer och  kollegor som delar ut uppgifter har ingen heltäckande översikt, de kan inte se alla uppgifter i en samlad kontext. Resultatet blir att när du sitter upp över öronen med högprioriterade uppgifter från en chef, får du klagomål från en annan om att du inte gör något. Detta är ett problem som alla känner igen och för mig är det ännu ett bevis på att just detta är en av de viktigaste utmaningarna.

Det här problemet har också en annan sida som rör planering: Det är helt enkelt omöjligt att ge ett snabbt svar på frågan ”När kan du vara klar med det här?”. Det är helt klart en viktig fråga, men svår. Om det bara handlar om dig själv, är det lätt att svara. Bara kolla uppgiftslistan, och även om du inte har en sådan så vet du ändå ungefär vad du har att göra just nu. Men om det handlar om insatser från hela teamet, blir frågan plötsligt oändligt mycket svårare att svara på. Du svarar ”Imorgon”, eftersom det är en prioriterad uppgift, och sedan visar det sig att en av de andra kollegorna, som är en nyckelperson för just den här uppgiften, samtidigt har flera lika prioriterade uppgifter från andra kollegor.

Att ha en arbetstratt, en pipeline, är livsnödvändigt. Vi är vana vid att tänka på tratten som något slags modell för försäljningsprocessen, men i själva verket passar den för vilken process som helst. Den behöver inte utformas som en klassisk kanban-tavla, den viktigaste faktorn är att det är en översiktlig att-göra-lista, tillgänglig för alla som delar ut uppgifter och där man direkt kan se vem som arbetar med vad, vilket slutdatum som gäller för varje uppgift och vilken prioritet den har. I varje enskilt teams pipeline kan man lägga till uppgifter gällande helt olika projekt och områden, huvudsaken är att de samlas i ett och samma gränssnitt.

I Asana är det bekvämt att använda  en kanban-tavla som pipeline för uppgifter och förfrågningar till operativa team. Förfrågningarna kan komma in i den från olika projekt och om teamet mest arbetar med projekt, kan man också bygga en pipeline av själva projekten precis som i en Portfolio – som en vertikal kanban-tavla, i stället för den traditionella horisontella.”

Allt går enligt planen

För att skapa en ”vägkarta” för resursstyrning behöver man en resurshanteringsplan med vägar och verktyg som leder fram till de mål man satt. För att fördela resurerna rationellt måste man ha svar på följande fyra frågor.

• Hur tillgänglig är resursen ifråga?
• Hur lång tid tar det att genomföra varje uppgift?
• Vilka resurser kräver varje uppgift?
• Vem i teamet är bäst lämpad att utföra uppgiften?

Naturligtvis kostar det både tid och kraft att sammanställa en sådan plan. Men fördelarna du vinner med att planera dina resurser, betalar med råge tillbaka det du satsat. 

Du kan:

• Sätta realistiska mål. För höga förväntningar på teamarbetet är ett gissel för många projekt. Ett permanent tillstånd av deadline-stress bidrar knappast till en produktiv verksamhet, tvärtom suger det ut teamets emotionella resurser, och de är minst lika viktiga som de materiella.

• Lägga upp en arbetsplan: dela upp projektet i etapper och gör tidplaner för dem. Då kan du objektivt bedöma framsteg i allmänhet och fånga upp enskilda moment som behöver snabbas upp, eller där man kan trycka på paus och istället lägga om resurserna i en annan riktning.

• Fördela arbetsbördan jämnt mellan teammedlemmarna. Det är inte så svårt om du känner till dina medarbetares starka och svaga sidor. För detta behöver du:
  • hålla kontakten med teamet (briefings, rundabordssamtal, informellt umgänge)
  • ge alla medarbetare möjligheten att komma fram och visa vad de kan.

• Stärka teamet. Alla medlemmar har sin egen roll i projektet klar för sig och vet vad de andra har för uppgifter. Detta undanröjer en mängd arbetskonflikter, som också slukar resurser.

Man måste fördela resurserna för kommande projekt, redan innan de sätter igång. Färdigheter i resurshantering går snabbt att träna upp. Har du en gång gjort en ordentlig plan, så har du mycket gratis nästa gång.

Hur och var man gör en resurshanteringsplan

I teorin kan man göra detta i Excel, eller till och med på ett pappersark. Men det är så mycket bekvämare att använda ett verktyg som är skapat speciellt för det här ändamålet. Enligt vår erfarenhet är molntjänsten Asana är det perfekta valet. Förutom ett stort antal funktioner för att effektivt hantera och leda projekt, finns det även praktiska lösningar för just resurshantering. Här är ett par exempel på sådana lösningar:

• Mina Uppgifter. Detta är ett oumbärligt verktyg för team lead. Det gör det möjligt att korrekt fördela arbetsuppgifter mellan teammedlemmarna och ha koll på den aktuella arbetbelastningen. Du kan göra en realistisk bedömning av hur många fler uppgifter teamet kan ta på sig och när de kan vara klara med dem. I Mina Uppgifter kan man sortera uppgifterna efter olika kriterier: ”Lista”, ”Tavla” eller ”Kalender”, samt ytterligare en mängd funktioner som gör det enkelt och bekvämt att arbeta med uppgifterna.

• Portfolio. Med hjälp av portfolio kan du följa arbetet i realtid, se resultat och deadlines samt vem som gör jobbet. Med Portfolio kan du också lätt göra bedömningar både av det allmänna läget och av konkreta etapper. Alla teamets projekt syns i ett och samma fönster och du kan markera deras status.

•  Arbetsbelastning. Gör det möjligt att effektivt fördela arbetsbördan mellan teammedlemmarna. Detta för att undvika att de blir utbrända eller uttråkade.

Med Asana behöver du inte växla mellan tabeller, e-post och andra verktyg. Alla projektresurser finns samlade på samma ställe.

Jenni, Sales and Implementation Team Lead

“Jag hade länge stora problem med att prioritera bland mina egna uppgifter och planera min tid. Som team lead samarbetar jag med många team och är inblandad i väldigt olika processer. Ofta fick vi en känsla av att vi höll på att förlora kontrollen över vår egen arbetsbeslastning och listan på uppgifter kändes så lång att vi inte visste vad vi skulle börja med – alla uppgifter är ju viktiga och dessutom brådskande, men av helt olika karaktär.

Jag delar upp Mina Uppgifter i två delar. I den ena samlar jag uppgifter som är direkt kopplade till försäljning: uppföljningar, upprättande av handlingar, arbete med offerter osv. De här uppgifterna är alltid prioriterade. Den andra delen inkluderar övriga uppgifter: partnerskap, utveckling av content, lösningar för interna operativa frågor.

Jag börjar varje vecka med att kolla vilka uppgifter som finns under Idag och Kommande, det vill säga de som ska slutföras under veckan. Det är mycket praktiskt att de flyttas in under rätt rubrik automatiskt. I Mina Uppgifter finns det dessutom taggar. De 2-3 uppgifter som absolut måste slutföras under en viss dag, de allra viktigaste och mest akuta, taggar jag med Brådskande.

Med hjälp av Mina Uppgifter har jag en detaljerad logg av vad jag gjort under varje enskild arbetsdag. Tack vare detta har jag aldrig dagar då jag inte riktigt har koll på vad jag lagt min tid. Varje minut som mitt team lägger på att utföra sina uppgifter, är väl använd tid.

Det är viktigt att sätta rätt prioritet på uppgifterna. Utöver försäljning, sysslar medlemmarna i mitt team med att utveckla content, driva olika initiativ för att generera nya lead samt kundsupport. Det är viktigt att det är tydligt för alla vilka uppgifter som ska utföras i första hand. För det här syftet kan teamet använda Mål. När man på veckomötena går igenom teamens pipeline med uppgifter, kan man sätta prioriteter i enlighet med den riktning man för tillfället arbetar med och de mål man satt upp.“

7 tips för resurshantering

1. Sätt tidsramar, fastställ hur mycket tid som går åt till att utföra uppgifter som ofta återkommer. Då kan du lättare planera och sätta deadlines i framtiden.
2. Sätt deadline på allt, till och med på de allra minsta uppgifterna. En uppgift utan deadline blir lätt hängande, för att sedan plötsligt göra sig påmind när det passar som minst.
3. Gör en lista över vilka nyttiga färdigheter dina medarbetare har. Gå inte efter deras CV, utan efter din personliga erfarenhet och känsla.
4. Gör inte bara en generell plan för hela projektet, utan också etapplaner. Rikta basresurserna mot de uppgifter som måste lösas först.
5. Undvik så långt det är möjligt arbetsmoment som har låg eller ingen utdelning. Genom att under minst en arbetsdag oavbrutet granska arbetsprocessen kan du upptäcka moment som går att plocka bort utan förlust för resultatet.
6. Korrigera resurshanteringsplanen utifrån etappresultaten. Uppgifter och deadlines kan ändras, läggas till eller plockas bort. Det viktigaste är att förändringarna inte gör det aktuella arbetet resultatlöst, för det har väldigt negativ inverkan på motivationen.
7. Avsätt tid för att ta hand om oplanerade uppgifter, de dyker alltid upp i alla stora långsiktiga projekt.

Maria, Product Consultant

”Det händer ofta att våra yrkesmässigt starka sidor förvandlas till svaga om vi inte har de rätta styrnings- och kontrollverktygen. För mig personligen är det verkligen så. Jag är en inspirationsmänniska och får ofta idéer, som kan vara mer eller mindre användbara, men som jag vill genomföra direkt, här och nu. Naturligtvis kräver de flesta av dem att jag involverar mina teamkollegor och även medarbetare från andra avdelningar.

Som ni säkert kan räkna ut har personer med impulsiv kreativitet ofta problem med att prioritera sina uppgifter, bedöma hur mycket arbetet som krävs och definiera vilka steg och vilken fakatainsamling som måste göras för att gå från idé till verklighet.

Det händer mig varje vecka, ibland till och med varje dag, att jag stöter på de här olika svårigheterna. Till min hjälp behöver jag till att börja med en plattform där jag kan uttrycka mina innovativa tankar och idéer, så att de inte bara försvinner och glöms bort, för det får mig att tappa motivationen. Vidare förstår jag, att innan jag sätter i gång med att dra in mina kollegor i arbetet, så måste jag själv bearbeta idén till något mer hanterbart och göra åtminstone en minimal bedömning enligt några kriterier. Sist men inte minst: om min fantasi har lyckats producera en konkret uppgift och det redan har riktats resurser till den, så vill jag förstås slutföra den, se den växa och gå framåt med ett litet steg varje dag.

Nu löser mitt team det här problemet på följande sätt:

• För att samla idéer och uppslag har vi skapat ett separat projekt (som en anslagstavla i Pinterest, bara lite mer praktisk).
• Till det här projektet har vi knutit ett dynamiskt formulär (det vill säga ett formulär där fälten anpassas efter vad du fyllt i för typ av idé). Uppgifterna (= idéerna) kan bara läggas till i projektet genom att man fyller i formuläret. Det tvingar personen bakom idén att i förväg samla all nödvändig information och tänka efter ett par gånger extra om idén verkligen håller. Dessutom gör det att vi får en standardiserad form på våra nya förslag.
• Efter detta, när idén diskuterats och bedömts internt, kan den aktiveras. I så fall läggs den till i andra projekt med hjälp av funktionen multihoming (när en och samma uppgift finns i flera projekt). Till exempel kan ”Blogginlägg om hur man digitaliserar sin verksamhet” också läggas till i marknadsföringsteamets projekt ”Content till webbplatsen”, vilket gör det möjligt att följa hur idén stegvis genomförs och tidsmässigt passar in i marknadsföringsteamets tidplan.

Behovet av att arbeta i ett gemensamt system, följa regler för hur man skapar uppgifter och ge alla tillgång till information om hur de genomförs på alla etapper, handlar enligt min åsikt inte bara om att cheferna vill ha kontroll. Det handlar lika mycket om respekt och omtanke i relation till mig själv och mina kollegor. Så mycket tid och oro vi kan spara om vi inte behöver hålla alla deadlines i huvudet, om vi inte hela tiden behöver fråga varandra om olika detaljer eller fördela uppgifter i ändlösa chattrådar där frågor om arbetet blandas med meddelanden som ’kolla vilken kul bild på min katt’. Vilken tur att det i min perfekta värld finns ett verktyg, som förvandlar mig från galen virrpanna till en organiserad, ansvarsfull medarbetare, utan att jag behöver undertrycka min kreativitet. Det verktyget heter Asana.“