Awin går över till en 4-dagars arbetsvecka med Asana

Asanas inverkan

• Företaget gick över till en 4-dagars arbetsvecka tack vare ökad driftseffektivitet
• Används av 80 % av de anställda tack vare det intuitiva gränssnittet
• Automatiserade repetitiva uppgifter för att spara tid åt de anställda
• Förbättrat tvärfunktionellt samarbete i 15 länder

Awin är världens största leverantör av affiliate-marknadsföring. Företaget har sitt huvudkontor i Berlin och hjälper annonsörer och publicister att samarbeta för att öka försäljningen. Tjänsterna spåras och betalas i plattformen och interaktionen mellan båda parter är säker. Affärsmodellen fungerar så bra att Awin har 15 200 internationella reklamkunder, över 211 000 förlagspartners och kunder i över 180 länder. Företaget har mer än 1 100 anställda, och cirka 870 använder för närvarande Asana för att hantera sitt arbete. Här är berättelsen om hur det blev så.

Awin har enbart ökat i popularitet sedan det grundades för 20 år sedan. Men trots detta var teamet inte redo för den snabba acceleration som orsakades av COVID-19-pandemin. Projekten blev större, mer komplexa och hade snävare deadlines. Siloavdelningar som förlitade sig på kalkylblad och e-post för samarbete var inte längre effektiva. Denna modell lämpade sig inte heller för den vision som Awin hade av sin framtid, en värld där en arbetsvecka på fyra dagar var genomförbar. Med målet att optimera processer och anta arbetsmetoder som skulle göra det möjligt att testa en 32-timmars arbetsvecka började Awin leta efter ett enda arbetshanteringsverktyg som skulle kunna användas i hela företaget.

Sökande efter rätt plattform för att hantera sitt arbete

Awin var inte obekant med verktyg för arbetsledning. Olika avdelningar använde olika verktyg för att hantera sitt arbete. Detta skapade dock silos och försvårade samarbetet mellan avdelningarna. Vad Awin behövde var en plattform som skulle förenkla organisationen och integrera med system som redan fungerade för företaget, som Microsoft Teams och Jira. Vid den här tidpunkten användes Asana redan av 30 anställda i marknadsföringsteamet. Den ledande marknadschefen Alexandra Bietz var ett stort fan av plattformen och förespråkade plattformen för hela företaget. Marknadsföringsteamets förespråkande bidrog till att Asana fick ett gott rykte, men plattformen valdes inte förrän andra verktyg hade testats och utvärderats.

Asana framstod som det bästa valet på grund av dess intuitiva, användarvänliga gränssnitt och den fullständiga insynen i arbetet inom företaget.

Att prova Asana med Black Friday-kampanjer

Awin bestämde att det bästa sättet att introducera Asana för hela företaget vore att visa konkreta exempel på dess effektivitet. Företaget testade plattformen med sitt tyska säljteam som enbart använde Asana för att hantera kampanjer inför Black Friday. Black Friday är en viktig dag inom detaljhandeln och förberedelserna för Black Friday innebär en hel del kommunikation, förhandlingar och samordning. Försäljningsteamet hanterade allt detta effektivt i Asana och gav mycket positiv feedback om sin erfarenhet.

Under Black Friday-perioden var det vanligt att 600 arbetsuppgifter behandlades samtidigt. Att kunna kommunicera inom uppgifterna och samtidigt se hur de fortskrider var en stor fördel för oss.”

– Felix Witte, chef för företagsutveckling och strategi, AWIN AG

Med denna vinst i ryggen införde Awin Asana i hela företaget. Asanas användarvänlighet innebar att det var lätt att ta till sig av de flesta anställda. De mer tekniskt kunniga medarbetarna började genast använda Asanas automatiseringsfunktioner, som regler och statusuppdateringsfunktioner. De som tyckte att det var svårare att använda Asana började med enkla uppgiftslistor för att vänja sig vid ett nytt arbetssätt. Extra hjälp gavs av Asanas kundsuccéteam som visade exakt vad de kunde göra på plattformen. Oavsett användningsnivåerna skedde en enorm ökning av insynen hos Awin, vilket omedelbart märktes i hela företaget.

Nu är Felix Witte, chef för företagsutveckling och strategi på Awin, en av Asanas största förespråkare. Enligt Felix har ingen annan plattform introducerats och antagits så snabbt som Asana. ”Asana erbjuder många små saker som tillsammans ger ett stort mervärde”, säger Felix. En av Felix favoritsaker med Asana är att mötesprotokoll inte längre behöver registreras eftersom de anställda tilldelas sina uppgifter på plats.

Hittills har ingen annan plattform introducerats och antagits så snabbt som Asana. I början var jag tvungen att göra en del övertalningsarbete, men i dag har mina kollegor blivit ännu större förespråkare för Asana än vad jag är.”

– Felix Witte, chef för företagsutveckling och strategi, AWIN AG

Ökad effektivitet och en fyra dagars arbetsvecka

Automatiseringen och effektivitetsvinsterna som Asana medförde gjorde det möjligt för Awin att införa en fyradagars arbetsvecka. Den här glädjande förändringen gjorde de anställda mer motiverade att bättre strukturera sitt arbete i plattformen. Resultatet har blivit att arbetet är mer strömlinjeformat och att resurserna används mer effektivt.

Här är några av de processer som har förbättrats med Asana:

• Globala marknadsföringsteam är inte längre isolerade och samarbetar smidigt med varandra. Teamen kan rapportera till andra än den lokala ledningen, vilket gör det enklare att samordna globala kampanjer och dela med sig av kunskap.
• Globala projekt med flera intressenter är mycket enklare att hantera. Exempelvis är Awin Access ett nytt produktutbud för mindre nätbutiker. Lanseringen av projektet involverade olika internationella team med hundratals deluppgifter mellan dem. Asana gjorde hanteringen av detta till en barnlek.
• Nya erbjudanden från Awin och deras samarbetspartners kan enkelt kommuniceras i Asana.Det finns ingen anledning att skicka e-post över hela världen eller använda komplicerade kalkylblad eftersom alla kan se det som är relevant för dem i Asana.
• Rapporteringen är nu automatiserad och effektiviserad. Team som Felix utvecklings- och strategiavdelning behöver inte längre leta efter samma data för rapporter varje månad. Förfrågningar automatiseras och data strömmar in utan att någon behöver lyfta ett finger.

Med blicken mot framtiden

Awin har nu börjat använda Asana för att kartlägga mål och nyckelresultat (OKR), ett projekt som Felix och hans team banat väg för. Nu kan hela företaget se hur deras arbetssätt förändras för att uppnå högre mål. Nyckelresultat har blivit ett viktigt ledningsverktyg och företagsledare på Awin kommer att fortsätta att utforska hur man använder dem, och Asana generellt.