Beroenden inom projektledning

Precis som i ett stafettlopp avslutas projekt ofta genom att arbetsuppgifter skickas vidare från en gruppmedlem till en annan. Till skillnad från ett stafettlopp kräver vissa projektuppgifter att andra uppgifter går framåt innan de kan påbörjas. Detta förhållande mellan uppgifter kallas för beroende.

Om du som projektledare förstår hur beroenden fungerar kan det hjälpa dig att definiera en tydlig och konsekvent plan innan du påbörjar själva projektet. Det här är vad du behöver veta.

Vad är ett beroenden inom projektledning?

I allmänhet är ett beroende något som bygger på något annat. När det gäller projektledning är ett beroende en uppgift som kräver att en annan uppgift slutförs.

Exempel på beroenden inom projektledning:

• Ett företags PR-uttalande är beroende av att vd:n godkänner budskapet
• En återbetalning är beroende av att en kostnadsredovisning lämnas in
• En buggfix är beroende av att den grundläggande orsaken till felet identifieras

Som projektledare är det viktigt att hålla koll på alla projektberoenden så att intressenterna vet när de måste påbörja sin del av projektet.

Typer av beroenden i projektledning

Även om konceptet med beroenden är enkelt kan de förekomma i många olika varianter.

Logiska beroenden

Dessa beroenden, även kallade kausala beroenden, är delar av ett projekt som är nödvändiga för att projektet ska kunna slutföras. De är ofta målresultatet för alla föregående uppgifter och kan inte utföras parallellt med andra uppgifter.

Du kan till exempel inte delegera en uppgift till någon annan om du inte har någon annan person i ditt team. I det här fallet betraktas det som ett logiskt beroende att anställa en annan teammedlem.

Resursberoenden

Resursberoenden är projektbegränsningar i samband med en begränsad mängd resurser som du har tillgång till för ditt projekt. Om det finns ytterligare resurser tillgängliga för projektet skulle detta beroende inte vara ett problem.

Till exempel är framstegen i projekt B beroende av att en enskild designer avslutar projekt A så att han eller hon har bandbredd nog att slutföra projekt B utan att bli överarbetad.

Företrädesmässiga beroenden

Företrädesmässiga beroenden skapas av teamets processer, men är inte nödvändigtvis en förutsättning för att ett projekt ska kunna slutföras.

En redaktör kan till exempel kräva en sista granskning innan en artikel skickas till publicering. Även om detta är ett steg som skapas av teamet för att se till att det inte finns några fel, är det inte nödvändigtvis en förutsättning för att projektet ska kunna slutföras.

​​Externa beroenden

Externa beroenden är uppgifter som är beroende av externa faktorer som du eller ditt team inte har någon kontroll över. Interna beroenden är vanligare, eftersom de är beroende av faktorer som ditt team kan kontrollera.

Ett bra exempel på ett externt beroende är när ett väderfenomen hindrar en leverans av färsk frukt från att anlända till en restaurang. En kock kan ha tänkt sig en meny som kräver apelsiner, men på grund av en oförutsedd frost kan han eller hon inte laga de rätter som behövs. Kocken var externt beroende av apelsinleverantören för att skapa specifika rätter.

Typer av uppgiftsberoenden i projektledning

Vissa beroenden är specifika för de två berörda uppgifterna. Här är de vanligaste typerna av uppgiftsberoenden:

• Finish to Start (FtS): Detta är det vanligaste uppgiftsberoendet. Uppgift B kan inte påbörjas förrän uppgift A är klar. Denna funktion är vanlig när vattenfallsmodellen är projektledningsmetoden.
• Finish to Finish (FtF): Uppgift B kan inte slutföras förrän uppgift A också är avslutad. Detta är vanligt när uppgifter innehåller deluppgifter. Om deluppgifterna inte är slutförda kan du inte slutföra den överordnade uppgiften.
• Start to Start (StS): Uppgift B kan inte påbörjas innan uppgift A påbörjas. Detta gäller för uppgifter som måste utföras parallellt med varandra. Ett bra exempel på detta är en tidsbestämd lansering av e-handel. En marknadsförare i sociala medier kanske vill publicera ett uttalande om att en rea börjar gälla, samtidigt som en webbutvecklare trycker på rätt webbsida för att den ska börja gälla. Marknadsföraren för sociala medier börjar inte förrän webbutvecklaren börjar för att se till att meddelandet skickas ut samtidigt.
• Start to Finish (StF): Uppgift B måste påbörjas för att uppgift A ska kunna slutföras. Detta är viktigt i situationer som kräver överlappning. Ett exempel på detta är bemanning på en stödlinje. En medarbetare kan inte gå förrän en annan medarbetare kommer och avlöser honom eller henne, så att det alltid finns någon tillgänglig för att ge kundsupport.

4 tips för att hantera beroenden

Hantering av beroenden kan verka överväldigande vid en första anblick, men om du lär dig hur du navigerar i det kan du skapa förutsättningar för att dina projekt ska bli framgångsrika. Här är fyra tips som hjälper dig att organisera uppgiftsberoenden.

1. Organisera uppgifter med hjälp av programvara för projekthantering

Att hitta rätt projektledningsverktyg som fungerar för ditt team kan förändra spelplanen när det gäller interna beroenden. Om du använder ett verktyg för uppgiftshantering som kan hantera din projektplan, din projektaktivitet och tydligt identifiera beroende uppgifter kan det hjälpa ditt team att hålla sig till projektets tidsplan.

2. Visualisera beroenden på ett tydligt sätt

Att visualisera beroenden är ett enkelt sätt att bättre förstå vilka uppgifter som måste utföras och i vilken ordning. Genom att använda visuella verktyg som ett Gantt-diagram eller en Kanban-tavla kan du tydligt visa dina teammedlemmar i vilket skede projektet befinner sig och vilka uppgifter som är beroende av varandra.

3. Övervaka potentiella risker i en projektplan

När du upprättar en projektplan bör du brainstorma alla potentiella interna beroenden som du kan stöta på under projektet. Har någon av dina teammedlemmar en högre arbetsbelastning än normalt? Arbetar du med några externa leverantörer för att slutföra projektet? Om en del blir försenad, är projektgruppen förberedd på en förändring av tidsplanen?

Realistiskt sett kan du inte övervaka varje enskild potentiell risk som kan dyka upp under projektet, men du kan övervaka beroenden för att se till att leverablerna ändå blir färdiga i tid.

4. Uppmuntra intressenternas engagemang

Det finns inget som heter för mycket kommunikation när det gäller uppgiftsberoenden. Om en projektdeltagare vet att en uppgift är försenad bör du uppmuntra honom eller henne att kommunicera med hela teamet så att alla kan justera sina tidsramar i enlighet med detta.

Håll koll på uppgiftsberoenden

Vill du veta mer om hur du bättre kan hålla koll på projektberoenden? Lär dig mer med Asanas projektledningsresurser.