Clas Ohlson lanserar digitala kampanjer snabbare med Asana

Asanas effekt:

• Minskad planeringstid för säsongsbetonade marknadsföringskampanjer med projektmallar
• Förbättrat samarbete i hela teamet eftersom alla arbetar utifrån samma information
• Ökat fokus på effektfullt arbete eftersom alla har insyn i regionala mål och prioriteringar

Clas Ohlson är en svensk detaljhandelskedja och postorderföretag som specialiserar sig på hem-, fritids-, el-, hårdvaru- och multimediaprodukter. Med 230 butiker och en stor e-handelsverksamhet i Norden samt en lojalitetsklubb på 2,5 miljoner medlemmar är det ett av de största företagen i sitt slag i Skandinavien.

Deneb Petterson leder företagets digitala marknadsföringsprogram i Finland. Deneb och hans onlinemarknadsföringsteam ansvarar för att skapa intresse för företagets produkter och driva trafik till deras webbplats genom övertygande digitala kampanjer, en effektiv strategi för sociala medier och annonsering på nätet. För att göra allt detta med framgång och i slutändan generera onlinebeställningar måste alla i teamet vara tätt samordnade.

När Deneb började leda teamet för sju år sedan använde de kalkylblad för att planera och hantera sitt arbete, vilket gjorde det omöjligt att samarbeta i realtid. Endast en person kunde vara i en fil samtidigt, så flera versioner av samma kalkylblad skapades ofta och ingen visste vilken som var den sanna versionen. Teamet slösade också mycket tid på att manuellt uppdatera sina blad allteftersom arbetet fortskred eller planerna ändrades – om de kom ihåg att uppdatera dem överhuvudtaget.

Deneb var säker på att det fanns ett bättre sätt för teamet att hantera allt sitt arbete och samarbeta mer effektivt. Som tur var planerade han att delta i den berömda Slush-konferensen i Helsingfors vid den här tiden, och hoppades hitta sitt svar medan han nätverkade med andra teknikentusiaster.

Sökandet efter ett verktyg som kunde möjliggöra sömlöst samarbete

Medan Deneb var på Slush så pratade han med andra digitala marknadsförare och delade de utmaningar som hans team hade med att hantera sina kampanjer och sin sociala medie-kalender. Några personer rekommenderade att han skulle titta på Asana. Efter lite efterforskning fann han att:

• Flera personer kunde samarbeta inom ett projekt eller en uppgift samtidigt
• Uppdateringar återspeglades i realtid och var synliga för alla
• Arbetet kunde ses i flera layouter, inklusive som lista och kalender
• E-postmeddelanden kunde vidarebefordras till verktyget för att skapa handlingsbara uppgifter så att arbetet inte försvann i deras inkorgar
• En mobilapp kunde ge dem flexibiliteten att komma åt sitt arbete även när de inte var vid sina skrivbord

Asana uppfyllde alla Denebs önskemål, så när han väl återvände till kontoret presenterade han Asana för sitt team. För att göra alla bekväma med det nya verktyget och arbetssättet höll han utbildningar för att bekanta alla med hur Asana fungerade. Han skapade också riktlinjer och konventioner kring hur teamet skulle strukturera sitt arbete så att alla planerade och skötte sitt arbete på ett konsekvent sätt. Därifrån uppmuntrade han dem att så smått börja arbeta med det genom att bygga ut ett av deras projekt i Asana, och han fanns tillgänglig för att svara på alla frågor de hade.

Med Asana har man flexibiliteten att hantera arbetet i olika vyer beroende på vad som är mest relevant för projektet eller processen. Till exempel använder vi kalendervyn för att hantera vårt sociala medieprogram så att man enkelt kan se när inlägg kommer att publiceras.”

Transparens förbättrar anpassningen och effektiviteten mellan teamen

Hela det finska kontoret använder nu Asana för att sköta sitt arbete. Alla kan se vad man arbetar med i olika team, vilket hjälper dem att vara synkroniserade eftersom de arbetar utifrån samma information. Några exempel på hur Clas Ohlsons finska kontor använder Asana för att arbeta mer effektivt är:

Strategisk planering: De följer strategiska initiativ för året i Asana så att alla på kontoret har insyn i de främsta regionala prioriteringarna, såväl som företagets. Detta hjälper dem att säkerställa att de lägger sin tid på rätt arbete, och de kan tydligt förstå hur deras individuella uppgifter bidrar till större mål.

Hantering av kampanjer i digitala och sociala medier: Säsongsbetonade digitala kampanjer, såväl som regelbundna inlägg på sociala medier, är viktiga trafikdrivare för både deras e-handel och fysiska butiker. Marknadsföringsteamet använder projektmallar för att påbörja varje ny kampanj eftersom de följer samma steg varje gång. Detta låter dem komma till den verkställande fasen direkt och tilldela åtgärder genom ett enda klick. Allt eftersom kampanjerna fortskrider kan de se när det pågår arbete på projektets tidslinjer och flytta runt uppgifter om det finns beroende- eller kapacitetskonflikter. Och dessa uppdateringar sker i realtid, så alla har hela tiden tillgång till de senaste planerna för kampanjerna.

Vi lanserar 11 eller 12 kampanjer för var och en av våra fem säsonger, och med projektmallar kan vi nu spara så mycket tid under planeringen. Dessutom kan vi enkelt referera till vad vi har gjort tidigare som utgångspunkt eftersom alla våra planer finns i Asana.”

Möten: För att säkerställa att möten är en effektiv användning av allas tid skapas agendor så att det är tydligt vad som kommer att diskuteras, och teammedlemmar har möjlighet att bidra med ämnen när nya frågor dyker upp. För att ytterligare hålla mötena på rätt spår använder teamet anpassade fält för att följa hur många minuter som kommer att spenderas på varje ämne, och åtgärder fångas i realtid och tilldelas allt eftersom.

Tar deras digitala kampanjer och e-handel till nästa nivå

Clas Ohlsons webbplats är inte bara en viktig drivkraft för e-handelsköp, utan även i butik. Teamet har precis lanserat en ny webbplats som kommer att erbjuda deras lojala kunder en ännu bättre upplevelse. Med detta testar de nya marknadsföringsaktiviteter som innehåller förutsägande teknologi för att skapa en mer kurerad upplevelse med riktade produktrekommendationer. För att säkerställa att den nya lanseringen skulle bli framgångsrik så förlitade sig teamet på Asana för att hålla dem synkroniserade.

Nu när vi alla hanterar vårt arbete i Asana är alla synkade och vi har en enda sanningskälla för våra kampanjer – vi behöver inte längre gissa om vi tittar på rätt version av planen.”