Figmas produktteam minskade mötestiden med 50 % med Asana

Asanas effekt:

• Minskade tiden för veckovisa stand up-möten med 50 %
• Påskyndade introduktionen av anställda då företaget växte till över 100 anställda på 2,5 år
• Byggde en kultur av förtroende och ansvarstagande med tvärfunktionella partners

Många innovativa varumärken som Square, GitHub, ClassPass och Asana har en sak gemensamt: De utför sitt designarbete i Figma, det första professionella UI-designverktyget helt inbyggt i webbläsaren. Figmas uppdrag är att göra design tillgängligt för alla. Som produktchef och tidig Figma-anställd är Badrul Farooqis roll att se till att produkt- och ingenjörsteamen bygger rätt saker vid rätt tidpunkt – och att koordinera framgångsrika lanseringar med marknadsstrategi-team, som försäljning och marknadsföring.

Företaget har idag över 1 miljon registreringar, 82 miljoner dollar i finansiering och fler än 100 anställda, men när Badrul gick med såg företaget väldigt annorlunda ut. Teamet var litet, och Figma hade ännu inte lanserats offentligt. Vid den tiden använde de JIRA för att hantera produktutvecklingen, men det var för komplext för deras arbetsflöden och skapade förvaltningsomkostnader allt eftersom teamet och produkten växte. Teamen behövde en lättanvänd plattform som kunde skala upp och föra dem genom deras offentliga lansering och vidare.

Min roll som produktchef innebär mycket samordning, mycket kommunikation och mycket sammankoppling av grupper av människor för att se till att de har vad de behöver för att göra varandra framgångsrika. Vi behövde ett lättviktsverktyg som kunde skala upp med oss ett tag.”

Att hitta ett enkelt sätt att hantera utvecklingseftersläpningar

Badrul ville hitta ett flexibelt och enkelt verktyg som kunde hantera eftersläpningar av produkter och teknik. Men det större sammanhanget var också avgörande. Han var tvungen att koppla samman tvärfunktionella team över hela företaget under stora lanseringar när alla behövdes. Detta skulle ge organisatorisk transparens och bygga ansvarighet genom tydliga planer, ansvar och deadlines.

Att testa och införa Asana

Badrul testade först Asana med endast ett team för att bekräfta att det var lättare att använda än deras befintliga system. Han förflyttade sedan hela produkt- och ingenjörsteamens arbete från JIRA till Asana, och delade enkla utbildningar och dokumentation med teamet för att förhandsgranska verktyget. Tack vare Asanas flexibilitet kan olika team använda det på det sätt som bäst passar deras specifika behov och arbetsflöden.

Asana är vår verkställande motor: gör det här, bygg det här, testa det här, uppdatera dessa dokument. En av de bästa sakerna är att ett teams arbetsflöde inte behöver matcha ett annat teams arbetsflöde.”

Skapa förtroende genom transparens

Insyn i allt produkt- och ingenjörsarbete är inbakat i Asana. När Figma utvecklar en ny funktion skapar de ett produktspecifikationsdokument, och i samma ögonblick som teamet kommer överens om det överförs det till ett Asana-projekt. För att påskynda detta använder de en projektmall som innehåller de typiska stegen och milstolparna för den inblandade produktchefen, designern och ingenjörerna.

Projektstyrelsen är den nya sanningskällan. Uppgifterna och tidslinjerna håller alla anpassade och ansvariga eftersom alla kan se vem som arbetar med vad. För bredare lanseringar hanterar tvärfunktionella team även uppgifter och deadlines i Asana, och de bifogar filer för att fånga upp strategi och andra detaljer.

Asana bygger förtroende inom och mellan team. Vi vet när saker och ting ska vara klara och vem som ska leverera dem, och vi håller varandra ansvariga. Det förtroendet är avgörande för ett teams framgång.”

Allt eftersom arbetet fortskrider blir Asana ett detaljerat protokoll och diskussion, vilket skapar en historisk artefakt för organisationen och alla som behöver förstå varför ett beslut togs. Detta snabbar på introduktionen av medarbetare, hjälper teammedlemmar att gå över till nya roller och förkortar till och med möten.

Produkt- och ingenjörsteamen har kunnat minska sin mötestid med 50 %, vilket sparar en eller två timmar varje vecka eftersom de inte längre behöver dela statusuppdateringar om vad de arbetar med – allt finns i Asana. I stället går hela mötet åt till att tillsammans lösa svåra problem.

Att ta in nya medarbetare är en baggis. Personer som rör sig mellan team är inget som helst problem. Och eftersom kommunikationen är centraliserad sparar vi massor av omkostnader.”

Nästa område: att ge kraftfulla designverktyg till icke-designers

Vad händer härnäst för Figma? De kommer att gå vidare med sin vision att göra design tillgänglig för fler människor – som inte nödvändigtvis är professionella designers – och hjälpa dem att ge liv till sin kreativitet. Alla produkter, funktioner och resurser för att möjliggöra det kommer att hanteras i Asana. När Figma når dessa nya marknader kommer de att uppleva en ny våg av tillväxt, men Asana kommer att finnas där och skala upp tillsammans med dem.