Hur man skriver en effektiv mötesagenda (med mall)

Bästa praxis för mötesagendan

Låt oss börja med några av våra favorittips på hur man utformar bra mötesagendor så att du kan få ut det mesta av dina:

• Skapa och dela din mötesagenda så tidigt som möjligt. Du bör senast dela din mötesagenda en timme före tiden för mötet. Detta gör att alla kan förbereda sig för vad som kommer att ske. Ditt team kan också vidarebefordra frågor eller ytterligare agendapunkter till dig för eventuell justering innan mötet. När dina teammedlemmar får en chans att förbereda sig ordentligt kommer de dessutom att ha mycket lättare att fokusera under mötet.
• Länka till eventuellt relevant läsmaterial i förväg. Detta kan vara presentationen, ytterligare kontext eller tidigare beslut. Alla som anländer till mötet kommer att vara på samma sida och redo att föra diskussionen framåt istället för att ställa massor frågor som tar upp viktig tid.
• Tilldela handledare för varje agendapunkt. Kommer du ihåg den där känslan av att bli tillfrågad i skolan när du inte visste svaret? Det är en ganska hemsk känsla som vi är säkra på att du inte vill framkalla hos dina teammedlemmar. Genom att tilldela en handledare för varje agendapunkt före mötet låter du dem förbereda sig för en snabb genomgång av ämnet, frågor och feedback.
• Definiera och prioritera dina agendapunkter. Skillnad mellan de tre kategorierna av agendapunkter:  informationsämnen, diskussionsämnen och åtgärdspunkter. Att tydliggöra syftet med varje agendapunkt hjälper dina teammedlemmar att förstå vad som är viktigast och vad man ska fokusera på. Du bör också prioritera vilka punkter som är viktigast och absolut måste diskuteras under mötet samt vilka som kan behandlas asynkront om tiden skulle rinna ut.
• Använd din mötesagenda under mötet för att spara anteckningar och åtgärder. På så sätt samlas all mötesinformation på ett och samma ställe. Om någon har frågor om beslut eller åtgärdspunkter från mötet finns det en plats där de enkelt kan hitta det. Bonus: Gör detta i Asana så att du kan tilldela åtgärder och vad nästa steg är för att säkerställa att inget faller mellan stolarna.  Asana integreras också med Zoom och importerar inspelningen eller mötestranskriptionen direkt till mötesagenda-uppgiften.
• Skapa flyt genom att kategorisera dina agendapunkter. För att maximera produktivitet bör du skapa en mötesagenda som flyter på bra. Kombinera liknande punkter och säkerställ att de kan bygga på varandra. Till exempel kan du lista alla informationspunkter före diskussionspunkterna så att ditt team har all den information som används för diskussionen.  
• Avsätt tillräckligt med tid för varje punkt på agendan. Ingen kommer att klaga på att ett möte tar för kort tid – att hålla alla längre än väntat är mindre roligt. Planera tillräckligt med tid för varje agendapunkt genom att beräkna en ungefärlig tid och lägga till ett par minuter som buffert. Detta hjälper dig att hålla ditt team på rätt spår och gå vidare från ett ämne när tiden går ut.

Genom att hålla dig till dessa bästa praxis kan du säkerställa att din mötesagenda är ett pålitligt verktyg som gör vad den ska – före, under och efter mötet.

Varför mötesagendor är viktiga

Möten kan vara otroligt energikrävande, oavsett om ni jobbar hemifrån och tar virtuella samtal eller sitter på kontoret och träffas personligen. Att börja med lite småprat kan vara ett trevligt sätt att lära känna varandra bättre eller prata om vad alla gjorde i helgen, men det är inte särskilt målinriktat eller produktivt. En mötesagenda kan hjälpa ditt team att maximera potentialen för varje möte som hålls.

Vår forskning visar att onödiga möten stod för 157 timmars “arbete” år 2020 jämfört med 103 år 2019. Med tanke på en 40-timmars arbetsvecka är det nästan fyra veckors bortslösad tid. Det är här din mötesagenda kommer in i bilden. Att skriva din mötesagenda är den första och bästa indikatorn på om ditt möte faktiskt är nödvändigt eller inte om du gör det rätt. Om du upptäcker att allt på din mötesagenda kan diskuteras asynkront så kan du ställa in mötet och dela meddelandet i ett tidsbesparande mejl.

Det betyder inte att alla möten ska ersättas av mejl. Ha mötet om du är säker på att mötet är motiverat och nödvändigt för att driva ditt teams framsteg. Dock bör du alltid säkerställa att du skapar en agenda innan ni ses så att teammedlemmarna vet vad som kommer att diskuteras och varför mötet är viktigt.

Här är några andra bra anledningar till att ha mötesagendor:

• Agendan tillåter alla att förbereda sig för mötet. I bästa fall kommer varje punkt på din agenda att ha en dedikerad handledare för ämnet. När alla som kommer till mötet är medvetna om vad deras ansvarsområden är i förväg har de tid att förbereda sig och kommer vara mer effektiva under mötet.
• Det visar att du tar hänsyn till ditt teams tid. När ditt team får en väl uttänkt mötesagenda kommer de omedelbart att inse att mötet faktiskt är nödvändigt. Dessutom är det en färdplan som kommer att hålla er på rätt spår under mötet och säkerställa att ingen tid slösas bort.
• En agenda ställer tydliga förväntningar på vad som kommer och inte kommer att diskuteras. Tänk på en mötesdagordning som ett sätt att sätta gränser och se till att endast de ämnena som står på mötesagendan kommer att diskuteras. Om något som behöver diskuteras dyker upp under mötet, skriv då ner det i protokollet och återkom till det senare. Antingen i slutet av mötet – om det har gått fortare än förväntat – asynkront, eller i nästa möte.
• Det håller ditt team på rätt spår. Din mötesagenda kommer att förhindra ditt team från att börja prata om något annat – oavsett om det handlar om att diskutera andra ämnen (som gårdagens grillfest hos Karin) eller att lägga för mycket tid på en punkt som var tilldelad en specifik tid.
• Din agenda kommer att ge syfte, struktur och möjligheter till samarbete. Då det finns en tydlig plan för alla att följa kommer ditt team att gå in på mötet medvetna om syftet och målet med mötet. Din mötesagenda tillåter också ditt team att rikta sitt fokus mot möjligheter till samarbete, oavsett om det är under brainstorming, ett möte i stadshuset eller er dagliga stand up.
• Följ upp vad nästa steg och åtgärderna är så att ingenting faller mellan stolarna. Håll din agenda öppen under mötet för att fånga upp eventuella steg som ska tas härnäst eller åtgärder. Genom att lägga till dem direkt i agendan kommer dessa punkter inte att glömmas när mötet avslutas.

Möten är fantastiska tillfällen för ditt team att lära känna varandra, men tiden som ägnas åt småprat kan arbetas in i de första minuterna av agendan i stället för att dyka upp då då under mötet, vilket stör flödet och produktiviteten eller teamets diskussion.

Vad är en bra mötesagenda?

Nu vet du varför mötesagendor är viktiga, men hur skapar du en agenda som uppfyller alla dessa krav?

Låt oss titta på vad en bra mötesagenda alltid bör innehålla:

• Syftet med mötet: Din agenda bör informera alla deltagare om målet med mötet, vad som kommer att diskuteras och vilka typer av beslut som måste fattas. Din agenda bör innehålla precis tillräckligt med kontext så att ditt team kan bekanta sig med ämnet innan mötet börjar.
• Mötesdeltagarna: Mötesagendan bör inte bara innehålla en lista på alla deltagare, utan även vilka punkter i agendan varje deltagare kommer att ansvara för.
• Varaktighet och tilldelad tid för varje punkt i agendan: Att definiera hur mycket tid som kommer att läggas på varje punkt i agendan kan vara svårt när du först börjar skriva mötesagendor. När du väl fått kläm på det kommer du dock att inse hur givande det är. Det är alltid bra att avsätta ytterligare ett par minuter  än de du tror behövs om det skulle dyka upp en fråga eller diskussionspunkt som behöver lösas under mötet.
• En översikt som listar vad som kommer att diskuteras under mötet: Din mötesagenda för innehålla en fullständig lista över de punkter som kommer att diskuteras under mötet för att säkerställa att alla är på samma sida. Dessa kan vara ämnen att brainstorma, beslutsfattande frågor eller öppna frågor. Att ha en lista över alla punkter för mötet sätter gränser och låter ditt team förbereda sig för varje punkt i agendan.

Vi har nu definierat grunden i mötesagendan, men det finns några fler saker som verkligen kan förbättra din förmåga att skriva mötesagendor och använda dem som en förlängning av er möteskultur.

Exempel på mötesagenda

Vi har gått igenom vad som gör att en mötesagenda blir bra och vad du bör undvika att göra, men som alltid är det lättast att lära av ett verkligt exempel. Låt oss titta på en mötesagenda för en projekt-kickoff skapad i Asana:

Som man kan se har varje punkt en timebox och en tilldelad teammedlem för att säkerställa att alla vet när det är deras tur och hur lång tid de har på sig att leda sin diskussion eller hålla sin presentation. Mötesagendan har även de relevanta filerna bifogade och delas med alla teammedlemmar för synlighet och bättre samarbete.

Förvandla din agenda till ett effektivt möte

Det är en sak att ha en fantastiskt organiserad och detaljerad agenda som ditt team kan referera till innan mötet – att använda den som ett verktyg under mötet är en helt annan sak. Dessa tips kommer att hjälpa dig att göra din mötesagenda lika användbar under mötet som det är som verktyg för att förbereda mötet:

• Håll dig till agendan: Även den bästa mötesagendan blir värdelös om du inte håller dig till den under mötet. Försök att inte hoppa fram och tillbaka mellan punkter i agendan, utan håll dig till de prioriteringar du fastställde tidigare.
• Håll dig till dina timeboxar. Det kan absolut hjälpa att lätta upp stämningen lite genom att ha lite småprat eller kolla läget i början av mötet. Det är därför du bör avsätta tre till fem minuter till detta – och hålla dig till tidsramen. Bilder på Kabirs sons gulliga utklädnad på halloween kan delas vid ett annat tillfälle så att ni har tillräckligt med tid för att uppnå målen med mötet nu.  
• Utse en person som tar anteckningar. Utse en person i början av mötet som tar anteckningar, och som skriver ner frågor, feedback, uppgifter och idéer som dyker upp under mötet. Du kan rotera den här positionen så att alla i teamet kan bidra någon gång. Helst tas dessa anteckningar på samma plats som mötesagendan – detta kommer att göra det mycket lättare för teammedlemmar att följa anteckningarna och koppla ihop dem med punkterna i agendan.
• Följ upp efter mötet. Vanligtvis kommer den som tar anteckningar att ansvara för att följa upp mötesanteckningarna efteråt. Anteckningarna bör innehålla eventuella beslut som fattades under mötet, uppgifter som behöver slutföras och frågor som förblev obesvarade. Tilldela om möjligt teammedlemmar och lägg till deadlines för åtgärder för att hålla ansvarstagandet på en hög nivå.

Få ut det mesta av mötena med Asana

Med Asana kan du hålla er mötesagenda, mötesprotokoll och mötesåtgärder på ett och samma ställe. Dela enkelt agendan med ditt team och tilldela agendapunkter i realtid så att inget faller mellan stolarna.

Att effektivisera dina möten med ett centralt verktyg kommer att den onödiga arbetsmängden som ditt team möter, koppla alla till mötets syfte och möjliggöra produktiva möten som alla tycker om.