Tips på hur du hämtar feedback från dina anställda

Det är viktigt att dina anställda får möjlighet att ge feedback så att de kan nå sin fulla potential. Men det är lika viktigt att få användbar och ärlig feedback om du vill bygga upp – och förbättra – ett välmående team.

När du vet hur du ger och tar emot feedback kan du stärka teamets arbetsinsatser och utveckla en effektiv ledarstil. När allt kommer omkring är ditt mål som chef att hjälpa teamet med att bli framgångsrika och erbjuda dem ett säkert sätt för ärlig kommunikation. Lär dig hur du uppmuntrar medarbetarna att ge feedback, på alla nivåer  – från mellanmänsklig till organisatorisk.

Vad är feedback från anställda?

Med feedback ger du dina anställda möjlighet att säga vad de tycker och tänker om ledningen och de organisatoriska processerna. Företag satsar ofta på att ge feedback till sina anställda, men det är minst lika värdefullt att ta emot feedback från de anställda.

Genom att uppmuntra dina anställda att ge feedback uppåt ger du dem också känslan av att någon lyssnar på dem. I slutändan kan medarbetarnas feedback bidra till att stärka din ledarstil och förbättra samspelet i teamet.

Varför är det viktigt med feedback från de anställda?

Feedback från anställda är viktig på alla nivåer, men oftast sker den på tre nivåer: mellanmänsklig nivå, gruppnivå och organisationsnivå.

• På den mellanmänskliga nivån: Detta är 1:1 feedback mellan chef och anställd. Genom effektiv mellanmänsklig feedback kan man öka förtroendet i teamet och förbättra relationen mellan chefen och den anställde.
• På gruppnivå: Detta är feedback från (och mellan) det bredare teamet. Genom att inhämta feedback från teamet kan du lättare förstå samspelet i teamet och bygga upp välfungerande relationer.
• På organisationsnivå: Du kanske inte deltar i själva inhämtandet av feedback från organisationen, men som chef kan du uppmuntra din personal att delta i feedbacken – och dela med dig av resultaten, om du får några. Att dela och inhämta feedback på organisationsnivå är viktigt för att främja öppenhet och bygga upp en välfungerande organisationskultur.

Som chef är det din uppgift att bygga upp förtroende för att se till att dina medarbetare känner att de har tillräckligt stöd för att kunna ge ärlig feedback om organisationen. Det i sin tur gör att dina medarbetare kan stärka sin kommunikationsförmåga när de känner sig bekväma och villiga att ge feedback på var och en av dessa nivåer.

När ska du begära feedback?

Den bästa tidpunkten för att inhämta feedback från medarbetarna beror på vilken nivå av feedback det handla om. Beroende på nivå kan du eventuellt behöva ändra tillvägagångssätt.

Nedan beskrivs de optimala tidpunkterna för de olika nivåerna:

• Mellanmänsklig feedback: Den bästa tidpunkten när du ber om mellanmänsklig feedback är direkt efter att du har gett en teammedlem feedback. Som chef har du som mål att bygga upp en positiv relation, ställa specifika frågor och ge feedback samtidigt som du delar med dig av din egen feedback.
• Team-feedback: Ge mer övergripande feedback till teamets milstolpar. Det bästa tillfället att göra detta är i slutet eller början av en tidsperiod – t.ex. vid en kvartalsgranskning eller granskning i slutet av året.
• Organisatorisk feedback: Schemalägg en tidpunkt som alla vet om och som passar alla, t.ex. två gånger om året. Detta görs vanligtvis av HR- eller ledningsgruppen.

Som chef kan det förtroende du skapar på mellanmänsklig nivå och i teamet få dina medarbetare att känna sig tryggare och mer bekväma med att vara ärliga på organisationsnivå. 

Dina medarbetare kanske inte alltid känner sig redo att ge feedback ansikte mot ansikte. Förutom att fråga dem en och en om deras åsikter kan du erbjuda dem ett anonymt sätt att lämna feedback som de kan fylla i vid ett senare tillfälle. På så sätt får teammedlemmarna möjlighet att uttrycka sig fritt utan att känna sig tveksamma.

4 tips för att inhämta feedback från anställda

Det är inte alltid lätt att veta om dina anställda är uppriktiga eller ej när de ber dem om feedback. Med hjälp av nedanstående tips kan du skapa en respekterande och kommunikativ miljö.

1. Skapa förtroende

De medarbetare som litar på dig är mer sannolika att ge dig ett ärligt svar. Förtroende tar dock tid, så du måste ha tålamod och bygga upp det från grunden. Det bästa sättet att skapa förtroende för din personal är att anpassa vad du säger och gör. Tala om för dem redan från första dagen att du tänker vara ärlig mot dem, och uppmuntra dem på samma sätt att vara ärliga tillbaka mot dig.

2. Erbjud ett anonymt alternativ

Anonymitet kan ge trygghet åt de medarbetare som känner sig blyga eller nervösa när det gäller att uttrycka sig. Även de som litar på dig kanske inte känner sig bekväma med att ge konstruktiv kritik om de är osäkra på sig själva eller inte vet vad de ska säga i stunden. Erbjud fler och anonyma sätt att dela med sig så att teammedlemmarna får tid att bearbeta sina känslor.

3. Ställ rätt frågor

Att ställa rätt frågor kan vara skillnaden mellan att inte få någon feedback alls och få mängder med användbara svar. Föreställ dig följande scenarier:

Scenario 1: Du ber personligen om feedback från medarbetarna. Den enda fråga du ställer är: “Har du någon feedback att ge mig?” De flesta av dina anställda skulle säga: ” Nej, inte vad jag kan komma på” eller “Nej, jag tycker det fungerar bra.”

Scenario 2: Du ber om feedback från medarbetarna med hjälp av en detaljerad enkät. Du tar med specifika frågor som t.ex: “Hur skulle samspelet i ditt team kunna förbättras?” och “Vad skulle kunna stärka förhållandet med chefen?” Teammedlemmarna ger specifika svar på varje fråga.

I det första scenariot måste teammedlemmarna komma med feedback till dig utan att ha fått vägledning. I det andra scenariot begär du specifik information från teammedlemmarna, vilket gör det lättare för dem att svara.

4. Agera efter att du fått feedback

Tala om för teammedlemmarna att du tar deras frågor på allvar. Om du märker vissa tendenser i den feedback du får vet du att det är värdefullt att ta itu med den. Om flera teammedlemmar till exempel säger att de har svårt att komma igång med ett projekt kan de behöva mer vägledning under planeringen av projektet.

Närhelst detta händer, berätta för dina anställda att du har tagit till dig deras bekymmer och att du planerar förändringar. När dina anställda ser att du genomför dessa förändringar känner de sig uppskattade och respekterade.

4 exempel på feedback från anställda

Det finns många sätt att inhämta feedback från de anställda. Erbjud dina medarbetare flera olika möjligheter att uttrycka sig så att du får detaljerade svar. I nedanstående exempel på feedback från anställda kan du få idéer om hur du kan inhämta feedback.

Frågeformulär till nyanställda

När en anställd är klar med sin inskolningsperiod och sin 30-60-90-dagars plan kan du be om feedback från dem. Det bästa är att inhämta den här feedbacken med hjälp av ett frågeformulär som ställer specifika frågor om deras första tid på jobbet. Frågeformulär fungerar bra för nya medarbetare eftersom du kanske ännu inte lärt känna dem så bra.

Exempel på frågor:

• Vad tyckte du var bra med din introduktionsprocess? Vad kunde varit bättre?
• Vilken del av jobbet är du nöjd med? Vilken bekymrar dig?
• Hur skulle man bäst använda tiden för enskilda samtal?
• Vilket område inom företaget skulle du vilja lära dig mer om?

Enkäter om medarbetarnas engagemang

Enkäter är ett utmärkt verktyg för att kartlägga inte bara engagemanget utan att även få ärlig feedback. Det är ett verktyg för att ta reda på hur en anställd känner kring sin roll, teamet och organisationen.

Svaren kan kasta ljus på hur cheferna presterar, hur de anställda känner sig och en chans för de anställda att komma till tals för att driva på den organisatoriska tillväxten.

Exempel på frågor:

• Tycker du att ditt arbete för [organisationen] är meningsfullt?
• Känner du att [din chef] är engagerad i hur du lyckas?
• Finns det en tydlig väg för din karriärutveckling på [organisationen]?
• Hur skulle ledarskapet kunna förbättras på [organisationen]?

Bedömningar av arbetsinsatser

Genom att bedöma arbetsprestationer får du utrymme att både ge och ta emot feedback. Titta in när ditt team har möte och skapa en öppen dialog. Följ upp all feedback du ger genom att be teammedlemmarna berätta hur de känner sig.

Exempel på frågor:

• Vilka mål uppnådde du under [tidsramen]? Vilka mål var uppnådde du inte?
• Vilka arbetsinsatser är du mest stolt över under denna [tidsram]? 
• Vilka arbetsinsatser var du minst nöjd med under denna [tidsram]? Varför?
• Vilka mål tänker du att fokusera på under nästa [tidsram]?

Intervjuer i samband med att någon avslutar sin anställning

Samtal när någon upphör sin tjänst är ett värdefullt sätt att få feedback från medarbetarna. När en medarbetare lämnar företaget kan du ordna en slutintervju på deras sista arbetsdag. Chansen att få mer ärliga svar kan vara större när de kommer från någon som slutar.

Exempel på frågor:

• Vad är ditt främsta skäl till att du lämnar [organisationen]?
• Vad gör [organisationen] bra? Vad kan förbättras? 
• Hur kunde vi ha uppmuntrat dig för att du skulle fortsätta som [befattning]?
• Hur kan [organisationen] förbättra för utbildning och utveckling?

Använd feedback från de anställda för att förbättra ditt ledarskap

De anställda presterar bättre när du tillgodoser deras behov. För att förbättra arbetsinsatser och gruppdynamik kan du be om feedback från dina medarbetare och, kanske viktigast av allt, lyssna.

Att ta emot feedback är det första steget – men när du väl har fått feedback måste du agera på den. Använd projektledningsprogram för att registrera dina svar och vidta åtgärder när du har fått feedbacken. Asana erbjuder en delad informationskälla så att teammedlemmarna kan se förändringar i realtid. När dina anställda vet att du värdesätter deras feedback kommer de i sin tur att värdesätta den feedback de får från dig.