13 frågor att ställa när man anställer en projektledare

Projektledaren är den som har det övergripande ansvaret för projektet, den som organiserar alla processer inom teamet och se till man uppnår de mål som satts. Måste vara ledare och samtidigt expert på produkten. Projektledarens uppgifter varier beroende på bransch. Projektledaren ska dels garantera en allsidig kommunikation mellan teammedlemmarna och dels mellan teamet och kunden.

Om ni just nu är på jakt efter en sådan person, rekommenderar vi att ni ställer följande frågor under intervjun. Det är frågor som rör både professionella och personliga egenskaper och hjälper er att göra det bästa valet.

Berätta om dig själv

Visserligen är det här snarare en uppmaning än en fråga, men likväl viktig för att skapa den rätta stämningen. Den sökande får möjlighet att finna sig tillrätta i intervjusituationen och göra ett gott första intryck, medan arbetsgivaren kan iaktta den sökandes egenskaper och personlighet.

På plussidan för kandidaten: berättar säkert och övertygat om sina erfarenheter och förmågor, presenterar fakta som inte fanns med i cv:t. Fokuserar på sitt professionella jag, inte på det privata.

På minussidan för kandidaten: vet inte vad hen ska börja med, upprepar det som står i cv:t, svarar på frågor med motfrågor (”Vad exakt är det du vill veta?”) Det pekar på att kandidaten har svårt att definiera sin roll och kan få svårt i arbetet med kunder.

Har du erfarenhet av att arbeta hemifrån och leda team på distans?

Om kandidaten till tjänsten inte har praktisk erfarenhet av detta, kan man istället fråga om synen på hur distansarbete bör organiseras och hur man håller uppe motivationen. Svaret på de här frågorna visar vilka kunskaper den sökande har om de verktyg och tjänster för projekthantering som ofta används för distansarbete.

På plussidan för kandidaten: behärskar projekthanteringsverktyg på hög nivå. Om det behövs kan en sådan projektledare själv lära upp nya teammedlemmar och kontrollera deras framsteg.

På minussidan för kandidaten: pratar bara om organisatoriska moment, säger inget om hur man motiverar och engagerar medarbetare på distans.

För teamarbete i stora projekt, som kräver att många experter från olika områden samarbetar, passar Asana perfekt. En av de största fördelarna med det här verktyget är att det har enkla och tydliga visualiseringsfunktioner. Alla projektets beståndsdelar (uppgifter, deltagare, deadlines) redovisas i samma diagram eller grafik. Hierarkier och hur alla processer är beroende av varandra syns också.

Hur håller man uppe motivationen i sitt team?

Projektledarens motivationsuppdrag handlar om att se till att alla är engagerade. När man arbetar på distans är det lättare att skjuta upp uppgifter till morgondagen eller bara göra det allra nödvändigaste, medan man parallellt håller på med andra saker. En bra projektledare ser till att teamet har fokus på sina arbetsuppgifter. Men inte genom att locka med morot eller hota med piska, utan genom att skapa en gynnsam organisationskultur. Ett sammanhang där man odlar ömsesidigt förtroende, gemensamt engagemang i arbetet, där man fördelar uppgifterna och ansvaret utifrån var och ens starka sidor och potential.

På plussidan för kandidaten: berättar om konkret taktik för att upprätthålla engagemang och motivation, poängterar vikten av en god företagskultur.

På minussidan för kandidaten: värdesätter inte motivationshöjande aktiviteter och åtgärder, anser att det enda som fungerar är ekonomisk stimulans.

Vilken ledarstil föredrar du?

En bra projektledare är inte nödvändigtvis född med de rätta egenskaperna. Men för att lyckas i sitt arbete måste man ha en auktoritet som bygger på förtroende och respekt från teammedlemmarna, liksom en förmåga att inta chefsrollen och fatta de avgörande besluten i situationer när det krävs. Auktoritet uppnår man genom att använda en kombination av olika ledarstilar, samt en förmåga att hitta och använda varje enskild medarbetares starka sidor. Enligt Kurt Lewins populära ledarskapsteori finns det tre ledarstilar:

• Den auktoritära – gruppens ledare fattar alla beslut och kontrollerar alla processer
• Den demokratiska – gruppen har full frihet att fatta beslut. Ledaren uppfattas som en i gruppen, men har samtidigt ledaransvaret
• Låt-gå-stilen – besluten fattas av gruppen eller individerna, men ledaren anger riktningen om det behövs

På plussidan för kandidaten: känner till och förstår vilka för- och nackdelar de olika ledarstilarna har. Det är det som skiljer den praktiskt kompetenta projektledaren från teoretikern, som inte kan eller hinner tillämpa sina kunskaper i en oväntad situation eller ett krisläge.

På minussidan för kandidaten: benägenhet att svara eller hävda att man väljer ledarstil intuitivt.

Hur presenterar du dåliga nyheter för ditt team?

Frågans syfte är att bedöma kandidatens kommunikationsfärdigheter. Förr eller senare stöter alla projektledare på en situation där de måste ge teamet dåliga nyheter. Det är viktigt att man gör det på ett sätt som inte orsakar missförstånd eller konflikter. Föreslå exempel som att ”vi måste skära ner på kostnaderna” eller ”vi kommer inte att hinna inom utsatt tid” och be kandidaten lägga fram nyheten för ett tänkt team.

På plussidan för kandidaten: visar sammanhållning med teamet, blir inte överdrivet känslosam. Kommer med förslag på hur man kan förbättra situationen efter att ha meddelat de dåliga nyheterna.

På minussidan för kandidaten: förvrider nyhetens innebörd för att få den att verka mer positiv än negativ.

Hur fördelar du uppgifter utifrån prioritet?

Projektledarens arbetsdag är oförutsägbar. Planeringen kan vändas uppochner på en sekund av en akut situation eller kunder som oväntat behöver hjälp. Att kunna hålla många bollar i luften och prioritera rätt när det gäller är ett par av projektledarens viktigaste egenskaper.

På plussidan för kandidaten: beskriver konkreta tekniker för time management och prioritering av uppgifter (Eisenhower-matrisen, ”ät-din-groda”, etc). Kan snabbt och med enkla ord förklara vad de går ut på och ge exempel på hur man tillämpar dem.

På minussidan för kandidaten: fördelar uppgifter intuitivt. Det leder förr eller senare alltid till problem.

Hur definierar du ett idealprojekt?

Det här är en lurig fråga. Svaret visar kandidatens förmåga att arbeta med abstrakta frågor, som man så ofta får från kunder. Det är viktigt att inte bara lyssna på beskrivningen av projektet, utan också hur kandidaten uttrycker sig. 

På plussidan för kandidaten: berättar uppriktigt och ärligt. Kandidaten föredrar till exempel att arbeta med mindre, kortsiktiga projekt och ger praktiska exempel, beskriver metoder och kompetenser som gjort att arbetet lyckats.

På minussidan för kandidaten:  svarar med tomma fraser som ”det perfekta existerar inte” eller ”det ena projektet skiljer sig inte från det andra”, kommer med smickrande kommentarer som ”era projekt är perfekta”.

Hur anpassar du dig till förändringar?

Projekt går sällan som planerat. Förändringarna kan komma inifrån teamet (någon blir sjuk, misslyckas med någon uppgift) eller utifrån, från kundens sida. Hur det i förlängningen påverkar pågående arbetsprocesser beror helt och hållet på projektledaren. Denna ska inte bara omfördela uppgiftspoolen utifrån olika aspekter (utförare, deadline, prioritet, osv), utan också hjälpa teamet att anpassa sig till förändringarna.

På plussidan för kandidaten: strategiskt tänkande. Kandidaten känner till populära problemlösningsmetoder (SWOT-analys, 5-x-varför) och betonar vikten av samarbete inom teamet under alla etapper av förändringsarbetet. Ger exempel från sin egen erfarenhet.

På minussidan för kandidaten: vaga uttalanden som ”det beror på förändringen”. Precis som när det gäller prioriteringar, så är intuitiv hantering en osäker väg att välja. Brister i organisationen av arbetsprocesserna kostar i slutänden ofta mer, än fel och brister i utförandet av enskilda uppgifter.

Vilka projekthanteringsmetoder har du använt tidigare?

Scrum, Agile, kaskadmodellen – kandidaten har sannolikt på ett eller annat sätt använt element från de här metoderna i sitt arbete. Försäkra dig om att kandidaten förstår vikten av ett flexibelt arbetssätt och kan arbeta på det sättet i praktiken. Svaret på den här frågan ger information om den sökandes syn på er organisations ledarstil.

På plussidan för kandidaten: förstår vad metoderna går ut på, har praktisk erfarenhet av dem.

På minussidan för kandidaten: kan inte förklara den praktiska nyttan av till exempel Scrum.

Vilka projekthanteringsverktyg föredrar du?

Den här frågan förtydligar vilken kompetens den sökande har när det gäller att organisera teamarbete. Som arbetsgivare får du en bild av i vilken utsträckning den sökande är bekant med och kan använda olika verktyg.

På plussidan för kandidaten: har arbetat med olika typer av verktyg, väljer utifrån erfarenhet och motiverar fördelar.

På minussidan för kandidaten: räknar bara upp olika verktyg utan att förklara sina val.

Vad stimulerar dig att ge allt?

Vi är alla olika. Svaret på den här frågan belyser vilka faktorer som stimulerar kandidaten att engagerat driva projektarbetet och utgöra en förebild för teammedlemmarna. Dessutom kan man ännu en gång bedöma den sökandes uppriktighet.

Här finns inga ”bra” eller ”dåliga” svar. Om den sökande enbart motiveras av pengar och ärligt berättar det, så är det ett tecken på uppriktighet.

Berätta om ditt svåraste projekt

Här får den sökande en chans att göra reklam för sig själv som kompetent projektledare. Det finns mycket som förtjänar uppmärksamhet, men det viktigaste är att åtgärderna matchar de uppsatta målen.

På plussidan för kandidaten: tydlig och logisk beskrivning med betoning på lösningar, inte på problem. En presentation som följer STAR-metoden kan se ut så här:

• Problem: projektgruppen krympte oväntat eftersom två teammedlemmar blivit sjuka.
• Mål: Färdigställa projektet i tid.
• Åtgärd: Lämna över uppgifter till en frilansare för att avlasta de kvarvarande teammedlemmarna. Om uppgifterna utförs väl, planerar man att i framtiden ta in frilansaren som extrapersonal, vilket fungerar motiverande och stimulerande.
• Resultat: frilansaren gör ett bra arbete, projektet blir klart i tid.

På minussidan för kandidaten: beskriver vanliga moment i arbetet, till exempel videosamtal, som svåra.

Hur gör du för att utveckla och upprätthålla en god relation till kunden?

En projektledare som kan göra just detta är en värdefull tillgång för företaget. Resultaten uppnås genom kommunikationsfärdigheter (börja med det viktigaste, hålla intresset uppe, ställa ledande frågor osv.) och taktiska beslut som hjälper teamet att bättre förstå kundens behov och förväntningar. Här är några exempel:

• Skapa tydliga och lättbegripliga instruktioner för olika interaktionssituationer med målgruppen.
• Samla in och bygga en bank av information om alla kunder, så att den finns tillgänglig i ett och samma verktyg.
• Regelbundet informationsutbyte om interaktion med kunder, både inom teamet och inom större avdelningar.

På plussidan för kandidaten: ger exempel på lyckat relationsbyggande med kunder. Visar förståelse för hur man gör, även om praktisk erfarenhet saknas. 

På minussidan för kandidaten: skryter utan att ge konkreta exempel.

Till slut

Kompetens är viktigare än lång erfarenhet. Å andra sidan måste nyckelfärdigheter och kunskaper vara befästa i praktiska erfarenhet, annars är värdet av kompetensen tvivelaktigt. Lycka till med att välja den bästa kandidaten! Kom ihåg att projekthanteringslösningen Asana är gjord för att underlätta livet för projektledare. Alla uppgifter, från meddelanden till grafik och rapporter finns samlade och systematiserade på samma ställe, så att ni kan koncentrera er på det som verkligen är viktigt.