Hur man väljer rätt ITSM-system: funktioner man bör ha koll på

Idag måste IT-team förhålla sig till och hantera en mängd olika programverktyg. Även inom ett enskilt projekt kan det ibland vara svårt att hålla reda på vem som har ansvar för vilken uppgift. Denna brist på transparens och översikt leder till onödigt arbete och att man lätt överskrider budgeten.

Men om man skulle kunna hantera alla verktyg inom ett och samma system? Det kan ITSM hjälpa dig med. Vi ska nu berätta hur man väljer det system som är mest effektivt för verksamheten.

ITSM – definition och svårigheten att välja rätt

Med en ITSM-plattform kan verksamhetens chefer dela ut uppgifter, sätta deadlines och markera projektets grundläggande etapper. ITSM-systemet ger också IT-teamet tillgång till en centraliserad portal, ett slags virtuellt arbetsrum. Systemet ger maximal transparens. Alla kan se i vilket stadium projektet befinner sig och vem som har ansvar för vad.

Det svåra med att välja ITSM-system är att teamen inte bara behöver en effektiv planeringsplattform. Verktyget måste också fungera smidigt för dagliga arbetsprocesser som incidenthantering och uppfyllande av servicenivåavtal

När man väljer ITSM-system måste man ställa följande avgörande frågor:

• Bidrar det nya verktyget till bättre samarbete inom teamet? Det viktigaste för ITSM-systemet är en pålitlig kommunikationsstrategi. Det gemensamma virtuella arbetsrummet ger en översikt över vad var och en i teamet sysslar med samtidigt som det också samlar alla filer, resurser och kommunikationskanaler.
• Kan jag välja vilken typ av arbetsmetod jag vill? En ITSM-plattform bör vara så flexibel att teamet kan välja den metod som de föredrar: Waterfall, Agile eller Hybrid.
• Är plattformen lätta att använda? Det är inte mängden funktioner som gör plattformen bra. Det avgörande är att användaren känner sig bekväm i det dagliga användandet av produkten. Lång inlärningstid, för många funktioner och obekvämt gränssnitt kommer inte att göra projektarbetet lättare och effektivare.
• Fungerar plattformen tillsammans med de program vi redan har? Ni kanske har hittat det perfekta verktyget för projekthantering. Men effektiviteten beror på hur det fungerar ihop med andra program. Att integrera plattformen i det ekosystem av program ni redan använder bidrar till ett sömlöst utbyte av resurser inom projektet.
• Kan jag anpassa den nya plattformen? ITSM-plattformens flexibla inställningsmöjligheter ökar allas motivation att använda den. Plattformen ska motsvara alla medarbetares behov, oavsett vilka kompetenser de har.
• Kan användningen av plattformen skalas upp till hela företaget? När alla använder ett och samma verktyg blir det lättare att implementera nya processer. Man undviker också att vissa arbetsmoment isoleras från helheten.
• Har plattformen en rapporteringsfunktion? Den här funktionen gör att man noggrant kan följa alla etapper i projektet, ha koll på de ”svaga punkterna” och lättare hitta lösningar på problem.
• Ryms kostnaden för plattformen inom budgeten? Det är viktigt att förstå prissättningen på ITSM-systemet du väljer. Plattformen bör ha en flexibel tariffplan som tillåter dig att skala upp när verksamheten växer och behoven ökar.

Vilka funktioner bör man leta efter när man väljer ITSM?

De här grundläggande funktionerna bör finnas med för en bra projekthantering:

Möjlighet att samarbeta

En ITSM-plattform inkluderar alla nödvändiga verktyg för kommunikation mellan medarbetare, vilket gör att man undviker onödiga missförstånd. Arbetet blir mer effektivt när det är tydligt vem som ansvarar för vad och man lätt kan få en överblick av hela kontexten och se vad var och en arbetar med för tillfället.

Planera och hantera deadlines

Med hjälp av plattformens verktyg kan projektledaren utvärdera det utförda arbetet och dela ut nya uppgifter till teammedlemmarna i det dagliga schemat utan att riskera att överbelasta och distrahera dem.

Tydlig informationspanel

Informationspanelen i en ITSM-plattform ger en full översikt av alla uppgifter som delats ut. Vem som gör vad, vilka deadlines som gäller, vilka projekt som är pågående och vilka som avslutats. Panelen måste vara logisk och intuitiv så att teamet inte behöver lägga onödig tid på att lära sig alla funktioner.

Fördelning av uppgifter

ITSM-plattformen gör det lätt att snabbt fördela uppgifter bland teammedlemmarna. På så sätt vet alla vem som gör vad och har ansvaret för en viss uppgift.

Varför Freshservice?

Det finns en mängd olika servicedesk-system på marknaden idag. Det som skiljer dem åt är kostnaden, omfattningen och utbudet av funktioner. Den stora fördelen med Freshservice är att den hela tiden anpassar sig till kundernas behov och erbjuder nya verktyg och nyttiga funktioner.

Vilka är de största fördelarna med Freshservice?

• Det är en IT-lösning som är lätt att implementera. Freshservice support är alltid redo att hjälpa till med de problem som kan uppstå, till exempel inställningar av plattformen eller import av uppgifter till det nya systemet.
• Med hjälp av Freshservice kan man automatisera rutinuppgifter eller arbetsmoment som regelbundet återkommer.
• Med Freshservice kan man följa och utvärdera användning av utrustning, licenser för programvara, avtal och liknande. Plattformen ger uttömmande information om alla resurser, IP-adresser, programversioner med mera.
• Ett IT-team måste reagera snabbt på förfrågningar från kollegor i andra team. En nyckelfunktion i Freshservice är möjligheten att göra supportförfrågningar genom olika kanaler som till exempel mejl och telefon. Plattformens funktioner gör det lätt att följa alla ärenden, prioritera uppgifter och automatisera processer. För att minimera antalet ärenden kan man skapa en självbetjäningsfunktion som är kopplad till en kunskapsbas.
• Till skillnad från många andra servicedeskar erbjuder Freshdesk en färdig lösning med alla verktyg som behövs inom en och samma produkt. Det betyder att kunden inte behöver växla mellan olika verktyg och slösa teamets tid och resurser på onödigt arbete.
• Freshservice är det enda systemet som har en inbyggd spelfunktion för att höja teamens motivation och engagemang. Varje löst uppgift gör att man klättrar högre på resultatlistan och varje nöjd kund ger bonuspoäng.

Avslutningsvis

Slutsatsen är att den perfekta ITSM-plattformen måste uppfylla följande krav:

• Den ska kunna skalas upp eller ner beroende på vad projektet kräver.
• Den ska tillhandahålla alla nödvändiga funktioner så effektivt som möjligt.
• Den ska vara logisk och intuitiv och lätt att lära sig.
• Den ska göra det enkelt att kommunicera och samarbeta.
• Den ska enkelt ge tillgång till projektplanering, riskhantering, kontroll av ändringar, teknisk dokumentation och andra resurser.
• Den ska ge feedback till teamen: rapporter, analyser, statistik, med mera.

Freshservice uppfyller alla ovanstående krav. Om du vill ge din IT-avdelning ett effektivt verktyg för projekthantering är du välkommen att kontakta oss på Swedbyte. Vi är certifierad partner till Freshworks som utvecklat Freshservice. Vi kan plattformens funktioner utan och innan och hjälper till med implementering och inställningar.