Hur väljer man en programvara för projektledning?

IT-projektledning, som alla andra discipliner i modern verksamhet, är starkt beroende av teknik och data för att vara effektiv. Till skillnad från andra discipliner har tekniken dock inte haft någon betydande inverkan på hur projektledningsprocesser utförs. Samma aktiviteter som en gång gjordes manuellt stöds nu av programvara för att förbättra effektiviteten.

Vad är programvara för IT-projektledning?

Programvara för IT-projektledning är ett verktyg som IT-team använder för att hålla uppdrag på rätt spår, hålla deadlines och budgeten. Dessa plattformar gör det möjligt för företagsledare att tilldela roller, ställa in deadlines och markera viktiga milstolpar. Med programvara för IT-projektledning kan ditt IT-team använda en central portal för att få all information de behöver och kontrollera statusen för varje projekt. Det fungerar som en virtuell arbetsyta som hjälper till att hålla teamet fokuserat på större mål samtidigt som de effektivt arbetar med vardagliga uppgifter i din IT-avdelning.  Ett perfekt exempel på sådan programvara skulle vara Freshservice.

Vilka är de viktigaste programvarufunktionerna för IT-projektledning?

Några av de vanligaste projektledningsaktiviteterna, som programvarustöd, inkluderar: kravhantering, schemaläggning, spårningsstatus, hantering av risker, bearbetning av ändringsförfrågningar, spårning av testaktiviteter och övervakning av funktioner. En snabb genomsökning av den här listan visar att teknik och automatisering kan stödja både datahantering och arbetsflödesrelaterade aktiviteter. Ytterligare inzoomning på listan visar att karaktären hos många av dessa aktiviteter är som de som uppstår i IT Service Management (ITSM)-avdelningen (kontinuerlig drift). Denna likhet har lett till att många företag utnyttjar samma kapacitet för att stödja både IT-projektledning och IT-drift.

Här är de bästa funktionerna att leta efter i din IT-projektledningsprogramvara:

• Samarbete: Programvara för IT-projektledning har verktyg för att möjliggöra enkelt samarbete och kommunikation mellan anställda. Detta gör att man slipper många splittrade konversationer och ger ett fullständigt sammanhang.
• Schemaläggning och deadlinehantering: En projektledare kan i korthet använda instrumentpanelen för att bedöma det arbete som tilldelats en teammedlem och korrekt införliva nya uppgifter i deras dagliga schema utan att överbelasta dem eller distrahera dem från andra uppgifter.
• Instrumentpanel: Varje anställds instrumentpanel ger en fullständig vy över alla tilldelade uppgifter, deras förfallodatum, pågående projekt och deras förlopps-/slutförandestatus.
• Roll-/ägarskapstilldelning: Du kan lägga till en teammedlem i varje uppgift så att alla vet vem som ansvarar för varje del av projektet.  Dessutom kan du också lägga till projektägare.

Här är några viktiga aspekter som är värda att uppmärksamma när du väljer din IT-projektledningsprogramvara.

Skalas efter projektbehov

Det finns ett brett utbud av sofistikering i IT-projektledningsprogramvara, från enkla kalkylblad till komplexa projekt- och portföljhanteringssystem. Programvara för IT-projektledning bör skalas på lämpligt sätt efter projektets behov.

Akta dig för onödiga omkostnader

Programvara för projektledning bör tillhandahålla de nödvändiga funktionerna på ett så effektivt sätt som möjligt. Det bästa sättet att undvika omkostnader är att fokusera på hur de data du samlar in konsumeras – om du inte kan visa hur data kommer att användas kanske du inte behöver samla in det. Detsamma gäller för arbetsflödesaktiviteter.

Lättanvänd programvara främjar användandet

Människor kommer naturligtvis att försöka göra sina jobb på det enklaste sättet. Eftersom de flesta projektledningsaktiviteter kan göras manuellt måste programvaran vara enkel och effektiv och uppnå de specifika resultat som användaren söker.

Ett viktigt område där IT-projektledningsprogramvara tillför betydande värde till det övergripande företaget är att förmedla interaktionerna mellan projektteam och driftsfunktioner. Dessa glöms oftast bort eftersom de är gränssnitt mellan projektledning och drift och ingen är direkt ansvarig för dem. Det finns två viktiga gränssnitt som bästa praxis för projektledning föreslår att team fokuserar på:

Övergången från projekt till drift

Ett projekt är per definition ett tillfälligt arbete. När projektet avslutas måste alla projektrelaterade artefakter, leveranser, kunskaper och slutprodukter övergå till de funktioner i organisationen som ska stödja och driva dem. Även om det är vanligt att överföra viktig information, källkod och öppna problemlistor, saknar dessa “överlämningsartefakter” ofta en förklaring till varför vissa projektbeslut fattades. Projektplanering, riskhantering, förändringskontroll och testdokumentation kan vara värdefulla resurser för att hjälpa till att stödja system och göra framtida förändringar på ett säkert och effektivt sätt.

Feedback/input från driftsfunktioner

Projektteam som levererar flera versioner behöver en effektiv metod för att samla in feedback från driftfunktioner, inklusive användarfeedback, prestandastatistik, driftsfel och stabilitetsproblem. Merparten av denna information lagras i företagets ITSM-system. Arbetsflöden för problemhantering bör integreras med projektledningsprocesser, såsom defekthantering och förändringshantering – vilket ger projektteam en bild av de insikter som erhållits genom verksamheten.

Integrera projektledning och ITSM

Projektteam har till uppgift att leverera förändringar i en organisations produkter, tjänster och processer med målet att skapa någon form av värde. Det värdet realiseras ofta inte (åtminstone inte helt) förrän efter att projektet har avslutats och projektets resultat har inbäddats i den kontinuerliga verksamheten. Tänk på projekt som en förskottsinvestering för fördelar som realiseras under en längre period. Detta är viktigt eftersom projektgrupper måste vara mycket medvetna om de långsiktiga effekterna av kortsiktiga beslut.

När projektteam fattar beslut om omfattning, kvalitet, tidslinjer och projektkostnader måste de överväga effekterna av dessa beslut på företagets aktiva verksamhet. Resultaten av varje projekt har en förväntad och användbar livslängd. Under den tiden kommer kostnader att uppstå (drift, kostnad för sålda varor, underhållskostnader etc.) och värde kommer att realiseras (personalproduktivitet, affärsinsikter, intäktsmöjligheter etc.). När projektteam prognostiserar avkastningen på sina projekt måste de ta hänsyn till livstidseffekterna.

Avslutande tankar

Bästa praxis föreslår att IT-projektledning ses som en IT Service Management-disciplin, som direkt bidrar till företagets aktiva verksamhet. ITSM-metoder (t.ex. ITIL) visar servicehantering som en kontinuerlig förändringscykel som påverkar verksamheten. Projektteam är viktiga för att möjliggöra både skapandet av nya tjänster och kontinuerlig serviceförbättring.

Projektleveranser bör utformas och optimeras för att maximera driftsvärdet och minimera driftskostnaderna. När projektgrupper definierar MVP (Minimum Viable Product) bör de ta hänsyn till slutanvändarupplevelsen och de operativa effekterna, inte bara de angivna målen i projektstadgan. Projektgruppen kan uppfylla alla projektkrav, men om produkten inte är användbar kommer organisationen inte att dra nytta av det avsedda värdet.

Projektgrupper bör vara försiktiga med defekter som upptäcks under testningen, accepteras av projektgruppen och lämnas olösta vid tidpunkten för projektets avslutande. Dessa accepterade defekter försvinner inte när projektet levereras – de blir supportproblem som påverkar driftskostnader och organisationsvärde. Projektleverans (go-live) är inte mållinjen, det är startlinjen för en ny och förbättrad uppsättning funktioner som levereras till organisationen.

Prova Freshservice för att omvandla och optimera din IT-projektledning.