IT-projektledning: En guide för chefer och deras team

IT-projektledare är anpassningsbara och resursstarka ledare. Att föra komplexa projekt över mållinjen är inte en lätt uppgift, men den rätta projektledaren gör det gång på gång.

Som IT-projektledare skapar du användarvänlig och flexibel teknik för kunder samtidigt som du följer dina teammedlemmars framsteg. Hur gör du allt detta, undrar vi? Vi gissar att din hemlighet är en programvara för IT-projektledning.

Att ha rätt programvara för IT-projektledning kan vara nyckeln till projektets framgång.  Den här guiden beskriver vad IT-projektledning är och ger tips för att leda IT-projekt.

Vad är IT-projektledning?

IT-projektledning är processen att hantera, planera och utveckla informationsteknologi-projekt. IT-projekt finns inom en mängd olika branscher, inklusive mjukvara, informationssäkerhet, informationssystem, kommunikation, hårdvara, nätverk databaser och mobilappar.

IT-projektutvecklare utvecklar en produkt eller tjänst, medan projektledare hanterar IT-projektledning. Projektledare är ansvariga för att kommunicera förväntningar och hålla projekt på rätt spår och inom budgeten för att säkerställa att IT-projektet fortgår smidigt.

Faser av IT-projektledning

Som IT-projektledare kan du utföra komplexa uppgifter mer effektivt då du har de fem faserna av IT-projektledning i åtanke. Dessa faser representerar projektets livscykel inom olika arbetsområden.

Initiering

Bestäm behovet av projektet och skapa ett projektförslag under initieringsfasen.  Projektet måste även vara lönsamt för teamet och företaget i stort. Se till att också bekräfta att projektet är värt den tilldelade tiden och resurserna under den här fasen innan du går vidare.

Planering

Planeringsfasen är ett samarbete mellan dig som IT-projektledare och ditt team. Planering för projektet innebär att sätta budgetar, identifiera risker och skapa tydliga mål för var ni hoppas uppnå. En färdplansmall kan hjälpa dig att planera mål som du sedan kan hänvisa till under hela projektets livscykel.

Utförande

Utförandefasen är när teamet sätter upp leverabler för projektet. IT-projektledare spelar en avgörande roll genom att fördela uppgifter och hålla kommunikationen öppen mellan alla teammedlemmar. Använd en programvara för teamsamarbete för att säkerställa att alla är på samma sida gällande vem som gör vad när. Du kan behöva se över projektplanen under genomförandet eftersom projekt ofta är med om förändringar under utvecklingen.

Övervakning och kontrollering

Använd en programvara för IT-projektledning under utförandefasen för att hålla koll på teams framsteg i realtid. Detta innebär att övervaka själva projektets tid, kostnad, omfattning, kvalitet och risk. Med hjälp av färdplanen för projektet kan du utvärdera om projektet ligger på rätt spår enligt ert projektförslag och era mål eller rätta till det om det behövs.

Avslutande

När projektet är klart börjar avslutningsfasen. Se till att arbetet är slutfört, godkänt och har gått vidare till rätt team i denna fas. Det är också viktigt att ta lite tid på sig för att granska eventuella lärdomar under projektets gång och avgöra vad som gick bra och vad som inte gick bra. Avslutningsfasen är avgörande eftersom den ger ditt team möjlighet att granska och förbättra framtida metodik.

Vad gör en IT-projektledare?

Som IT-projektledare måste du veta hur du kommunicerar med alla i din organisation. Du kommer att ha ett nära samarbete med medlemmar på IT-avdelningen, men du kan också vara ansvarig för att diskutera ditt teams arbete med andra avdelningar.

Säkerställ att produkten fungerar

Målet för varje IT-projekt är att leverera en produkt som fungerar och som uppfyller kundens behov. IT-projektledare är den första kontaktpunkten om något blir fel i ett projekt. Därför måste du prioritera funktionalitet framför allt annat.

Tilldela uppgifter till teammedlemmar

Projektledaren är personen ett team vänder sig till när de avgör vad deras roller och ansvar är i projektet. Som IT-projektledare bör du ägna lite tid till att förstå varje teammedlems styrkor så att du kan tilldela uppgifter därefter.

Spåra framsteg och prestationer

Projektledningsproffs måste spåra teamets prestation, projektets tidslinje, budgeten och hur väl projektet når sina mål när varje projekt påbörjas. IT-projektledare kan använda en programvara för projektledning för att hålla koll på alla rörliga delar och hjälpa till med professionell utveckling.

Håll agila möten med intressenter

En intressent är någon som påverkas av resultatet av projektet. Dessa kan vara företagsledningen, en kund eller en produkttestare. Som IT-projektledare måste du kommunicera med intressenter och ge dem frekventa statusrapporter om projektet. Du kan göra detta med hjälp av en programvara för IT-projekthantering.

Utmaningar för IT-projektledare

Du kommer att möta en hel del utmaningar i din roll som IT-projektledare, men med rätt ledningsverktyg kan du känna dig säker på din förmåga att snabbt lösa problem.

Tid och budgetering

Tid och budgetering är några av de största utmaningarna som du kan möta inom IT-projektledning. Utan realistiska deadlines för ett projekt riskerar du att leverera en produkt eller tjänst som är av lägre kvalitet än vad den skulle kunna vara.

Att inte ha resurserna att slutföra projektet kan också få team och kunder att lida. Du kan minska tid- och budgetutmaningar genom att prioritera dessa punkter i planeringsfasen.

• Scenario: Ledningen vill att ditt team ska utföra en företagsomfattande migrering av mjukvara inom en månad, men du behöver ytterligare en månad eftersom ditt team är för litet och oerfaret för att slutföra migreringen inom den uppsatta tidsramen.

• Lösning: Använd en programvara för IT-projektledning för att hålla ledningen informerad om ditt teams tillgänglighet och erfarenhet. På så sätt kan ledningen förbereda en mer realistisk tidslinje när det tilldelar IT-projekt.

Scope creep

Scope creep inträffar när projektets ursprungliga mål hamnar i skuggan eftersom intressenter fortsätter att lägga till nya krav och resultat. Scope creep kan vara en stressig del av IT-projektledning eftersom det gör att projektet spårar ur och kräver konstant manövrering.

Sätt upp starka projektmål från början, ha en kontrollprocess för förändring och gör ditt bästa för att kommunicera med intressenter varje steg längs vägen för att minska frekvensen av scope creep.

• Scenario: Ditt ursprungliga projektmål var att förbättra Wi-Fi-uppkopplingen utomhus på ditt företags huvudkontor så att anställda och besökare skulle kunna arbeta var som helst. Under projektets genomförande blir du ombedd av intressenter att utöka räckvidden för utomhus-WiFi:t till driftcentralen tvärs över gatan och även tillåta nedladdningsmöjligheter.

• Lösning: IT-projektledning kan ge dig tydliga projektmål i början så att dina intressenter vet vad som kan åstadkommas under detta projekt. Till exempel så skulle de förstå att det är rimligt att begära en förlängning av räckvidden för WiFi utomhus, medan det är för omfattande att begära nedladdningsmöjligheter.

Missförstånd

Eftersom IT-projektledare fungerar som mellanhand mellan teammedlemmar, avdelningar och intressenter så kan missförstånd bli en utmaning om det inte finns en organiserad process på plats för att hålla alla informerade. Du kan prioritera kommunikation genom att använda programvaror för IT-projektledning, och detta kan leda ditt team till framgång.

• Scenario: Ditt företag går med på att arbeta med en lokal skola och förbättra deras läroutrymmen med ökad tillgång till teknik. Projektet involverar att installera Wi-Fi och donera 100 datorer till skolan, men din högre chef trodde att ni bara skulle donera 10 datorer.

• Lösning: Det är viktigt att prioritera kommunikation i början av ett projekt för att undvika konflikter. Att ofta dela projektstatusuppdateringar genom IT-hanteringsverktyg kan säkerställa att alla är på samma sida under projektets livscykel.

Riskhantering

Att hantera riskerna med ett informationsteknikprojekt är ett nödvändigt steg i initieringsfasen. Under den här fasen måste du ta fram alternativa planer om dina initiala mål misslyckas. Om du inte hanterar risken på den fronten kommer det att bli svårt att ta tag i det när det går snett i realtid.

• Scenario: Ditt team skapar en schemaläggningsportal online för patienter på ett sjukhus. Du förutspår att allt kommer att fungera smidigt, så du blir chockad när en bugg i programmet får hjärtpatienter att träffa gynekologer och neuropatienter att träffa urologer.

• Lösning: Med ordentlig riskhantering kunde du ha fångat upp felet i programmet som ledde till stora besvär för patienter och läkare. Riskanalys är en viktig del av IT-projektledning som du inte kan förbise. Försök att använda ett riskregister för att börja identifiera risker.

Föränderlig teknik

Komplexa IT-projekt kan ta månader eller år att slutföra. En utmaning med IT-projektledning är att hänga med i att omvandla teknik när ett projekt äger rum. Projektomfattningen för ditt initiala IT-projekt måste vara flexibelt ifall din kunds behov förändras medan ditt projekt är under utveckling.

• Scenario: Ditt team tar på sig ett långsiktigt projekt för att förbättra GPS-systemen i bilar. Under arbetet med detta projekt kommer GPS-telefonappar ut så att förare kan se trafiken i realtid. Ert GPS-system inkluderar inte trafik, och att inkludera denna funktion skulle förlänga projektets längd avsevärt.

• Lösning: Föränderlig teknik kan inte stoppas, så ert projekt måste vara flexibelt. I det här exemplet skulle ditt team behöva bestämma om det är en bra affärsstrategi att vända projektet för att konkurrera med avancerad GPS-telefonteknik.

Typer av verktyg för IT-projektledning

IT-projektledningsverktyg kan hjälpa till att hålla ditt projektteam organiserat och informerat från projektstart till slutförande. Dessa verktyg hjälper till att visualisera varje teammedlems roll i projektet och visar projektets framsteg i realtid.

RACI-schema

RACI står för for Responsible, Accountable, Consulted, ochand Informed (HUKI – Huvudansvarig, Utförare, Konsulteras, Informeras). Genom att använda RACI-schemat  kan du tydliggöra dina teammedlemmars roller och ansvarsområden när du arbetar igenom projekt.

Ange vilka teammedlemmar eller intressenter som är Responsible (Huvudansvarig), Accountable (Utförare), Consulted (Konsulteras), eller Informed (Informeras) för varje uppgift eller produkt. Dessa scheman kan vara användbara i alla typer av projekt eftersom det alltid finns ett behov av förtydliganden av teammedlemmarnas ansvarsområden.

Gantt-schema

Ett Gantt-schema – uppkallat efter Henry Gantt – är ett horisontellt schema som används för att illustrera tidslinjen för ett projekt. Varje stapel i schemat representerar uppgifter i projektet, och längden på varje stapel representerar tid.

Gantt-scheman hjälper till att visualisera vilket arbete som behöver göras och hur uppgifter påverkar varandra, som ett vattenfall. Om ditt projekt involverar många uppgifter som förlitar sig på varandra är detta ett utmärkt verktyg eftersom dina teammedlemmar kan se hur uppgifter överlappar varandra baserat på deadlines.

Kanban-tavla

Kanban-tavlor visar vilket stadie varje arbetsuppgift befinner sig i. Att använda Kanban-tavlor för IT-projektledning kan hjälpa ditt team att balansera sitt arbetsansvar och se andra teammedlemmars tillgängliga kapacitet.

• Kanban-tavlor fungerar bra när projektet kräver uppgifter med små, successiva förändringar. Dessa aktivitetstavlor tillåter team att dela upp uppgifter i checklistor och framstegsetapper.

Exempel på ett informationsteknologi-projekt

Ett informationsteknologi-team håller på att utveckla en ny iPhone-applikation för att hjälpa anställda att stämpla in på jobbet. När projektförslaget för iPhone-appen sammanställs samråder IT-projektledaren med apputvecklaren och tar samtidigt hänsyn till slutanvändarens behov. I detta IT-projektexempel använder vi de fem faserna av projektledning för att utveckla iPhone-appen.

Det första steget i IT-projektledning är att ställa frågor om ämnet för denna appidé i initieringsfel sedan dessa frågor inkluderar:

• Har företag problem med att hålla reda på de anställdas tider?
• Har anställda problem med att stämpla in när de jobbar på distans?
• Kan denna iPhone-app bidra med en lösning för arbetsgivare och anställda?
• Är det lönsamt för mitt team att utveckla den här appen inom den angivna tiden och budgeten?

Efter att ha gått vidare med projektet börjar du planeringsfasen när du utvecklar iPhone-appen.

• Bestäm budgeten som kommer att krävas för att göra appen.
• Avgör vem i ditt team som kan sköta kodningen av appen.
• Tänk på andra teammedlemmar och vilka roller de kan spela i utvecklingen.

Den viktigaste delen av att planera din iPhone-app är att identifiera dina övergripande projektmål. Exempelvis är ditt projektmål i det här fallet att:

”Målet med denna tidsspårningsapplikation är att tillhandahålla ett lättillgängligt sätt för anställda att hålla koll på sina arbetstimmar och hjälpa arbetsgivare att hålla reda på sitt teams produktivitet.”

Använd IT-projektledningsverktyg för att övervaka ditt teams framsteg när iPhone-appen är i utförandefasen, vilket tar dig igenom prestationsfasen. Med effektiv programvara för projektledning kan du se tillbaka på data under avslutningsfasen.