Kanban och Scrum: vad är det för skillnad och vad är bäst?

Kanban och Scrum. Ett par märkliga ord som på senare tid börjat höras allt oftare omkring oss. Men vad betyder de? Kanban och Scrum är i själva verket två olika system för agil hantering av projekt. Vilket av dem skulle passa bäst för ert projekt? Eller behöver ni kanske båda två? Komplicerat och svårt att förstå? Ingen fara, vi hjälper dig att reda ut vad det egentligen handlar om.

Först tar vi en titt på vad Kanban och Scrum är och var de kommer ifrån.

Kanban

Kanban är ett system för att organisera produktion, leverans eller utveckling. Systemets syfte är att få maximal effekt, minska andelen arbete som inte avslutas och dessutom visualisera arbetsprocessen. Ibland när man säger Kanban, menar man själva hjälpmedlet för att visualisera och organisera, nämligen en Kanbantavla.

Varifrån kommer Kanban?

Kanban som metod utvecklades av Taiichi Ohno på Toyota med syftet att få en mer ekonomisk produktion. Själva ordet “kanban” är en sammansättning av två japanska ord  看 (Kàn), som betyder tecken och 板 (Bǎn) – tavla. Det ursprungliga systemet, Kanban Ohno, använde sig av papperskort för att följa efterfrågan på Toyotafabriken. Organiseringen av processen baserades på årsplanen och istället för att gissa hur efterfrågan skulle se ut under arbetets gång, användes månatliga och operativa produktionsprognoser för varje enhet och även konkreta begränsningar för varje produktionsetapp.

När man pratar om Kanban idag menar man dock oftast just Kanbantavlan. Alltså en visuell uppställning av projektarbetet med Kanbanmetoden som utgångspunkt.

En Kanbantavla är uppdelad i kolumner som representerar olika etapper i arbetet. Exempelvis “planerat”, “arbete pågår”, “klart för granskning” eller “avslutat”. I varje kolumn finns uppgiftskort, precis som de ursprungliga Ohno-korten på Toyotafabriken. Efterhand som processen fortskrider flyttas korten från en kolumn till nästa.

Kanbantavlor, som är ett av de populäraste verktygen för att visualisera projekthantering, är effektiva för en snabb och enkel projektanalys. Under de decennier som Taiichi Ohnos metod funnits, har den digitaliserats, anpassats och förbättrats, för att nu vara det flexibla projekthanteringssystem som vi använder idag. Modern Kanban är i själva verket en visuell onlinemetod för att styra och hantera arbetsprocesser.

Kanban-tavlans fördelar

Eftersom Kanbantavlan är så effektiv när det gäller att visualisera arbetet, är den en nyckelkomponent i de flesta onlineverktyg för projekthantering.

När man använder en Kanbantavla för att visualisera projektarbete ger man sitt team en enorm mängd operativ information. Korten, som representerar enskilda uppgifter eller resultat, fixerar vem som är utförare, vilka tidsramar som gäller och andra aktuella aspekter som exempelvis prioritet och typ av uppgift. Man kan också utvidga innehållet på korten med information om uppgiften, kontext, relaterade filer och mycket annat.

Kanbantavlor är mycket flexibla. Som redan nämnts motsvarar kolumnerna på tavlan vanligtvis etapper i projektarbetet, (till exempel “Att göra”, “Arbete pågår” och “Klart”), men man kan också anpassa kolumnerna till att representera vad som helst som passar de egna behoven. Exempelvis kan man lägga till kolumner för utförare, ansvarsområden eller deadline.

Scrum

Scrum är, precis som Kanban, ett system för att hantera gemensamma och effektiva arbetsprocesser. Till skillnad från Kanban, som först och främst bygger på en visuell form av projekthantering, är Scrum ett heltäckande ramverk. 

Vad är Scrum

Termen Scrum kommer från rugby och betecknar momentet när en klunga spelare sätter bollen i spel och gemensamt ser till att den rör sig i den riktning man vill. Termen plockades upp av Hirotaka Takeuchi och Ikujiro Nonaka i en artikel om organisering av arbetsprocesser, “Det nya spelet för ny produktutveckling” som publicerades i Harvard Business Review 1986.   

Här är ett citat från artikeln:

“Företag förstår att den gamla linjära modellen för utveckling av nya produkter inte längre fungerar. Istället använder företag i Japan och USA en holistisk metod, där man liksom i rugby, passar bollen inom laget meda laget rör sig över planen som en helhet”.

Scrum presenterades 1995 av Ken Schwaber och Jeff Sutherland som ett nytt sätt att arbeta, ett ramverk som styrs av vissa speciella metoder och principer. Schwaber och Sutherland forskade vidare och förfinade metoden, som fick sin slutgiltiga form i Scrum Guide – ett levande dokument som de regelbundet uppdaterar. I Scrum Guide definieras Scrum inte som en process, teknik eller färdig metod, utan som en struktur som kan användas för olika processer eller metoder. Enligt Schwaber och Sutherland hjälper Scrum team att ständigt förbättra såväl produkten de arbetar med, som själva teamet och den gemensamma arbetsmiljön. Scrum uppmuntrar teamen att undersöka hur effektiva deras arbetsmetoder är och tvingar dem att utveckla och förbättra dem.

Idag används Scrum av team bestående av ingenjörer, produkt- och programvaruutvecklare, liksom av andra agila team för att de ska kunna utföra sitt arbete snabbare och effektivare. För att komma igång med metoden utser teamet en Scrum Master som ansvarar för att genomföra de tre separata Scrumaktiviteterna och för att hålla alla i teamet uppdaterade. Scrum Master kan vara teamledaren, projektledaren, produktägaren eller den person som har störst intresse av att alla de tre grundläggande Scrumaktiviteterna genomförs.

De tre Scrumaktiviteterna 

Aktivitet 1: sprintplanering

En Scrumsprint (också känd som Scrumcykel) varar oftast i två veckor, även om team kan arbeta snabbare. Under sprintplaneringen undersöker Scrum Mastern och teamet hur många oavslutade uppgifter man har och väljer ut vilket arbete som ska göras under sprinten.

Aktivitet 2: dagliga Scrummöten

Det är just mötena som kallas “Scrum”. Under en sprint brukar teamet samlas för korta möten varje dag, då man kontrollerar framstegen, rapporterar vilket arbete som utförts och ser till att mängden planerat arbete stämmer med det aktuella läget.

Aktivitet 3: sprintgranskning

När en sprint avslutas leder Scrum Mastern en sprintgranskning, för att bedöma vilket arbete som gjorts, skicka allt oavslutat arbetet till backloggen (en lista på uppgifter som teamet ska utföra) och förbereda nästa sprint.

Det är viktigt att förstå att syftet med den här metoden inte är att på två veckor skapa något, släppa det ifrån sig och aldrig mer återvända till det. Scrum innebär snarare ett “oavbrutet förbättrande”. En process där teamet tar små steg mot större mål. Genom att man delar upp arbetet i små delar och koncentrerar sig på delmålen hjälper Scrum till att sätta upp tydligare prioriteringsordningar och gör så att arbetet utförs effektivare.

Fördelarna med Scrum

Team som använder Scrum har tydligt fastställda regler, ritualer och skyldigheter. Dessutom får teamen hjälp att kontrollera och förbättra de löpande processerna med hjälp av de dagliga mötena och kombinationen av planering och granskning av sprintarna. I Scrum kombineras inbyggda prioriteringsnivåer med tydligt definierade ansvarsområden. Det gör att teamet i förväg har en fastställd mängd arbete och en begränsad tidsperiod för varje sprint.

Men vänta lite, vad betyder “Agil”?

I den här artikeln har vi flera gånger använt termen “Agil”, utan att berätta vad det är för något. Det ska vi göra nu!

Agil projekthantering innebär att teamet delar upp sina projekt i en mängd små etapper som sedan utförs efterhand. Uppgifter, planering och resultat granskas och uppdateras hela tiden, vilket betyder att ett agilt team kan reagera snabbt på alla typer av förändringar.

Med agila team menar man ofta just de som arbetar i Scrumsprintar och använder Kanbantavlor, men det kan vara nyttigt att se agilt arbetssätt som något bredare än så. Precis som man kan använda Kanbantavlor utan att blanda in Scrum, kan man också arbeta agilt utan att ta in vare sig Scrum eller Kanban. Agilt arbetssätt är i första hand en projekthanteringsfilosofi. Att arbeta enligt agil metod innebär att man tror på iterativa processer och stegvis utveckling, vilket kan hjälpa teamet att reagera på förändringar och hantera oklarheter.

Skillnaden mellan Kanban och Scrum

Nu när vi bättre förstår oss på vad Kanban och Scrum är för något och har rett ut varifrån de kommer, är det dags att titta på vilka de grundläggande skillnaderna är.

Scrum är mer strukturerat än Kanban

Scrum har en fastställd uppsättning regler som teamet måste följa. Man kan anpassa eller ändra reglerna beroende på hur teamet ser ut och fungerar, men på basnivå ska varje Scrum ha: en Scrum Master, sprintar, regelbundna möten och sprintgranskningar. 

Scrum har fasta tidsramar

Scrum består av sprintar som utgörs av två veckor långa arbetscykler. En Scrumcykel inleds med att teamet gör färdigt oavslutat arbete och sedan går över till nya uppgifter. I slutet av varje sprint har teamet en lista över vilket arbete de utfört. Det betyder inte att alla team slutför alla de uppgifter som satts upp för sprinten, men något resultat måste man ha uppnått i slutet.

I praktiken skapar team som kör Scrum på Kanbantavlor (eller Scrumtavlor, som man då brukar kalla dem) ofta nya tavlor för varje sprint. Det finns två skäl till det. För det första kan team som skapar nya tavlor göra varje sprint till en nystart. Det gör det lättare för Scrum Mastern och hela teamet att visualisera arbetet som de ska utföra under sprinten.

För det andra kan Scrum Mastern med hjälp av de gamla Scrumtavlorna följa vilket arbete som utförts under varje Scrumcykel. Eftersom grundprincipen när man implementerar Scrum är att förbättra processerna och öka effektiviteten, kan det vara nyttigt att se tillbaka och upptäcka vad man uppnått. 

Till skillnad från i Scrum finns det på Kanbantavlor inte alltid angivet när arbetet ska inledas och avslutas. Detta gör att Kanban egentligen passar bättre för att synliggöra löpande processer. Tack vare sin flexibilitet passar Kanban perfekt när man vill hantera processer eller kreativa förfrågningar utan några konkreta tidsramar.

Organisera kolumnerna på Kanbantavlan på olika sätt 

När man arbetar i Scrum är det viktigt att följa hur arbetsetapperna fortlöper, från produktbacklogg till det färdiga resultatet. Att mäta hur arbetet går framåt är en av nyckelmetoderna för att styra arbetet i rätt riktning och utgör en stor del av de dagliga Scrummötena.

Men om man bara använder Kanban kan kolumnerna på tavlan vara av olika slag. Man kan till exempel skapa en Kanbantavla med kolumner för var och en av teammedlemmarna, så att det blir lätt att följa deras arbete. Ett annat exempel är att ha kolumner för det arbete som ska utföras varje månad. Kort sagt, på en Kanbantavla kan man ha vilka kolumner som helst, till skillnad från i Scrum där reglerna är striktare. 

Både Kanban och Scrum får teamen att hela tiden utvecklas vidare

Ett par av de grundläggande principerna i agil metod är flexibilitet och ständig strävan efter förbättring. Det är en anledning till att team bestående av ingenjörer eller produkt- och programvaruutvecklare dras till den agila metodens filosofi. Att hela tiden arbeta för förbättring är en viktig del både i Kanban och Scrum.

Istället för att under lång tid arbeta med en produkt och avsluta processen när produkten är perfekt, arbetar man i Scrum oavbrutet för förbättring och enligt principen att “processen är viktigare än fullbordandet”. Under en sprint arbetar teamet och släpper ifrån sig produkter, funktioner eller verktyg som de sedan fortsätter att förbättra efterhand.

I Kanban är det ständiga förbättringsarbetet snarare relaterat till teamet och dess processer än till enskilda uppgifter. Kanban tvingar teamen att hela tiden söka vägar som leder till förändring, förbättring och i slutänden även utveckling.

Både Kanban och Scrum kan stärka teamet

Samarbeten kan se olika ut i olika strukturer, men oavsett vilken arbetsform ditt team väljer, kan både Kanban och Scrum hjälpa teammedlemmarna att samarbeta bättre.

Inom ramarna för Scrum finns det fastställda regler, något som kan fungera väldigt bra för team som behöver förstå varandras arbete. Tack vare tydligt definierade roller, återkommande möten och regelbundna sprintar kan man med Scrum snabbt förstå vad varje teammedlem ägnar sig åt, hur arbetet går för var och en och vad man kan vänta sig för resultat i slutet av varje sprint. Scrum fungerar ännu bättre när det är flera team inom en organisation som använder sig av metoden. Tvärfunktionella team kan med Scrum snabbt orientera sig i varandras arbete, eftersom alla använder samma metod.

Kanban bidrar på samma sätt till utveckling av samarbetet kollegor emellan. När ni har bestämt er för vad er Kanbantavla ska visa, kan teamen snabbt och lätt få en allmän uppfattning om varandras arbete bara genom att ta en titt på tavlan. 

När ska man använda Kanban?

Det finns ingen absolut regel som säger: “Ni måste använda Kanban om…” Dock finns det sätt att ta reda på svaret. Kanban kan passa er om:

• ert team behöver visualisera ett projekthanteringssystem.
• ni behöver ett sätt att snabbt kunna förstå var i processen projektet befinner sig.
• ert team inte arbetar med produkt- eller programvaruutveckling.
• ni hanterar löpande processer och projekt.
• en stor del av ert arbete görs på kort tid.

Även om ni bestämmer er för att inte använda Scrum, kommer ni ändå hämta inspiration därifrån. Man måste till exempel inte begränsa arbetet till sprintar, men att samla ihop och analysera oavslutade uppgifter hjälper teamet att förstå och prioritera arbetet bättre. En av de största fördelarna med Kanban är att man kan välja det som passar en och strunta i resten.

När ska man använda Scrum?

Scrum kan vara ett bra alternativ för att göra rätt prioriteringar under processens gång. Även om inte alla team blir framgångsrika Scrumanvändare, kan ni ändå ha nytta av metoden om:

• ert team arbetar med produkt- eller programvaruutveckling eller om ni är ett agilt team.
• ni tror att teamet skulle tjäna på en något striktare struktur.
• ni har mycket oavslutat arbete
• teamet motiveras av resultat och korta deadlines.
• någon i teamet gärna vill bli Scrum Master.

Kom ihåg: ni kan alltid använda Scrum på en Kanbantavla. För att genomföra effektiva dagliga standup-möten och avslutande sprintgranskningar, behöver man ett verktyg som tydligt visualiserar projektet etappvis och gör det möjligt att ha koll på allt arbete som inte är avslutat. En Kanbantavla kan hjälpa teamet att hantera eftersläpning och organisera arbetsflödet under sprinten, så att varje sprint blir en framgång.

Kanban vs Scrum: vilket är bäst?

Goda nyheter: man måste inte välja. Om Scrum verkar passa ert team, kan ni visualisera er arbetsprocess med Scrum på en Kanbantavla. Och tvärtom, om Scrum inte verkar vara något för er, kan ni alltid klara er med bara en Kanbantavla och och plocka in några element av Scrum, om det behövs.

Men om ni letar efter ett verktyg som ska hjälpa er verksamhet med styrning, är det bäst att välja det som ger möjlighet att se arbetsprocessen ur olika perspektiv. I till exempel Asana är visualisering med hjälp av en Kanbantavla ett av fyra sätt att få en översikt av arbetsprocessen, tillsammans med tidslinje, kalender och lista.

Det spelar ingen roll om ni använder Scrum- eller Kanbanramverk, det viktigaste är att ni är säkra på att ert styrningssystem är tillräckligt flexibelt, så att ni kan utföra arbetet maximalt effektivt.