Hur man sätter upp mål och nyckelresultat enligt OKR-metoden – rekommendationer från Asanas experter

Under de senaste 30 åren har OKR-metoden kommit att bli ett av de mest effektiva verktygen för måluppsättning och ledarskap. Tusentals företag, inklusive megabolag som Twitter, Netflix, Microsoft och Amazon, kan tacka den revolutionerande och resultatinriktade OKR-metoden för sin framgång. Vi ska nu presentera vad som är så speciellt med den, hur den fungerar och hur man implementerar den.

Hur skapades OKR-metoden?

I slutet av 1970-talet hade Intels vd, Andy Grove, allvarliga problem på jobbet. Företaget hade halkat efter ordentligt och låg långt bakom konkurrenterna. I första hand gällde det Motorola, som precis hade lanserat en nyskapande mikroprocessor. Intels popularitet föll, liksom vinsten. Grove insåg att företaget var i behov av genomgripande förändringar.

Vid den här tiden styrdes de flesta företag enligt principen uppifrån och ner. Ledningen gav order och de anställda gjorde som de blev tillsagda. Men Grove förstod att Intel behövde ett nytt och innovativt tillvägagångssätt.

Så Grove satte sig ner och utarbetade en ny metod som han kallade Key Results Management developed by Intel. Senare döptes den om till Objectives and Key Results, OKR (Mål och nyckelresultat).

Groves nya metod vilade på en idé om att organisationen av arbetet fungerar bättre och mer effektivt om teamen fokuserar på resultatet av verksamheten istället för att bara utföra direkta instruktioner från ledningen. Grove sa inte åt de anställda exakt hur de skulle göra sitt arbete. Istället satte han upp mål för dem och lät dem själva bestämma hur det skulle uppnå dem.

Den nya metoden löste Intels problem. På 20 år blev företaget branschledande med en årsomsättning på 26 miljarder dollar. Groves efterföljare systematiserade OKR-metoden och spred den över hela Silicon Valley.

Den enklaste och tydligaste formeln för metoden kommer från riskkapitalisten John Doerr, författare till boken Measure What Matters:

Jag uppnår (mål) som mäts med (nyckelresultat)

Målet är det som företaget ska uppnå genom sina arbetsprocesser. Det kan till exempel vara att ta en viss andel marknaden. Den flexibla formuleringen gör att man i princip kan uppnå vilket mål som helst. OKR fungerar effektivt inte bara för olika typer av affärsverksamheter, utan även för statlig politik på olika nivåer och faktiskt även inom familjen.

Den moderna tolkningen av OKR

Idag har företag en mycket mer komplicerad struktur än för 30 år sedan. Verksamhet över hela världen, aktiv och snabb teknikutveckling, digitalisering, implementering av arbete i team – alla dessa faktorer definierar det moderna förhållningssättet till OKR.

Den ursprungliga metoden handlade om mål och resultat. Men som verkligheten ser ut för affärsverksamheter idag, finns det ytterligare en avgörande aspekt som man måste ta in i OKR, nämligen de dagliga uppgifterna. Teamen måste hela tiden ha koll på de här processerna och tydligt knyta dem till nyckelresultaten och målen.

Chefer är i allmänhet medvetna om hur viktiga uppgifterna, målen och visionerna är för företagets utveckling. Ändå är det inte ovanligt att de anställda bara får information om förväntade resultat antingen genom massutskick eller på stormöten. Personalens entusiasm håller i sig ett par dagar. Sedan glömmer de helt enkelt vad som är det övergripande målet med deras arbete och fastnar i det dagliga rutinarbetet.

Tråkigt nog bekräftas detta av aktuell forskning. I studien Anatomy of Work noterar experter på Asana att av mer än 10 000 kontorsanställda är det bara 43% som är medvetna om vad deras företag har för vision. Många förstår inte hur deras dagliga arbete påverkar företagets övergripande mål och strategi.

Utifrån Asanas studie kan man dra slutsatsen att resultaten och målen måste integreras i det dagliga arbetet för att teamens arbete ska bli framgångsrikt. Kopplingen som finns mellan dagliga uppgifter och resultat gör att vi kan ställa upp prioriteringar och få kontroll över processen.

Asanas koncept kan visualiseras som en ”transparenspyramid”. Den visar hur långsiktiga strävanden vilar på mer kortsiktiga mål som till exempel en vägkarta för en produkt eller en affärsutvecklingsplan. Pyramiden gör det också tydligt att målen och resultaten har en direkt koppling till både projekt och individuella uppgifter. Tack vare de här kopplingarna utförs det dagliga arbetet i en kontext där man ser hur ens arbete bidrar till företaget når sina mål.

Traditionella metoder för att skapa de här kopplingarna har sällan visat sig vara effektiva. Naturligtvis kan man punkta upp målen och resultaten i en presentation och koordinera projektarbetets dagliga uppgifter via mejl. Men risken är stor att man tappar bort arbetsprocesserna eller trasslar in sig i dem.

Asana erbjuder en modern teknisk lösning, en molnplattform för projekthantering. Systemet gör det möjligt att förena det dagliga arbetet med strategierna, uppgifter och målen till en helhet i en tillgänglig och intuitivt lättbegriplig struktur. Tack vare den tydliga kopplingen mellan alla pyramidens beståndsdelar blir det lättare för teamen att prioritera projekten. Vilket i sin tur gör att man effektivt kan verkställa företagets strategi och i realtid se hur mycket som är kvar att göra innan man uppnått de uppsatta målen.

Fördelarna med OKR

Om man tillämpar OKR-metoden korrekt är det ett kraftfullt verktyg för företaget inom många aspekter av verksamheten. Kopplingen mellan verksamhetens uppgifter, resultat, mål och visioner gör att teamen kan:

• se projektets prioriteringar tydligt
• veta vilka resultat man ska uppnå
• följa ansvarsområden och fullgörande av projekt på varje etapp
• rätta till felaktigt utförda uppgifter under arbetets gång och inte postfaktum
• öka medarbetarnas engagemang så att alla känner att de bidrar till företagets arbete
• följa produktiviteten hos varje teammedlem inom dennes ansvarsområde

Att sätta upp mål och använda instrument för att mäta framsteg är en kraftfull motivationsteknik. Enligt en undersökning från Gallup bidrar motiverade team till en 21% större vinst än mer likgiltiga kollegor.

OKR-metoden är användbar inte bara för de anställda på golvet. Att samla mål och de uppgifter som krävs för att nå dit i ett enhetligt system som är tillgängligt för alla, hjälper även chefer att förstå var och varför deras inblandning behövs.

Hur man lägger grunden till ett lyckat OKR-arbete

När man implementerar OKR-metoden bör man vara strukturerad och påläst. Allra först måste man bygga en stadig grund på vilken man sedan kan sätta upp mål och nyckelresultat.

Asanas experter rekommenderar följande:

1. Försäkra dig om medarbetarnas stöd i förväg, börja med cheferna. Alla inom organisationen måste förstå både varför företaget implementerar OKR och hur de kan dra nytta av det.
2. Utse en förändringsansvarig. Den här personen tar på sig organisationen av implementeringen, berättar för medarbetarna om vad OKR-metoden är, vilka fördelar den har och möjligheter som tillämpningen ger.
3. Använd företagets språk och ta hänsyn till företagskulturen. Då uppfattar medarbetarna OKR-systemet som en naturlig utveckling av befintliga affärsprocesser, och inte som något nytt utifrån.
4. Börja smått och skala sedan upp. Man kan implementera OKR i ett pilotprojekt, till exempel på säljavdelningen. Då kan man testa metoden och förstå hur den kommer att fungera på andra avdelningar. Pilotprojektet blir ett tydligt case och inspirationskälla.

Tänk på att olika avdelningar i regel har olika sätt att sätta upp mål och mäta resultaten. När man har infört ett enhetligt system för att mäta framsteg kan cheferna lätt få en överblick av den samlade informationen och förstå hur läget är.

Hur man inför OKR för bästa resultat

När man implementerar OKR i en organisation är det viktigt att man tar stegen i rätt ordning.

Steg 1: Definiera grundreglerna för ert OKR-program

Grundreglerna anger hur målen och nyckelresultaten ska användas, dels av avdelningarna, dels av organisationen som helhet. Det finns tre saker man bör tänka lite extra på:

• Intervall – hur ofta organisationen ska sätta upp nya mål
• Utvärdering – hur ofta organisationen ska uppdatera uppgifter och utvärdera framstegen
• Tillvägagångssätt – hur man formulerar nya mål och nyckelresultat

Det finns tre modeller för hur man initierar nya mål och nyckelresultat:

1. Uppifrån och ner – företagsledningen eller avdelningschefen definierar resultaten och målen och överlämnar dem sedan till teamen och medarbetarna.
2. Nerifrån och upp – teamen formulerar resultaten och målen utifrån hur de ser företagets verksamhet. Den här modellen fungerar bara om teamen har en tydlig bild av företagets vision.
3. Hybrid – cheferna formulerar målen och teamen eller enskilda medarbetare formulerar nyckelresultaten.

De flesta verksamheter väljer hybridmodellen eftersom den skapar en balans och ger teamen en chans att själva formulera resultaten som ska föra dem mot det uppsatta målet.

Steg 2: Definiera företagets grundläggande mål

Företagets mål ligger till grund för strategin för det närmaste året. Målen utgörs av viktiga åtgärder som krävs för att man ska nå företagets vision. Målen gör att man kan se i vilken riktning organisationen rör sig och fungerar som riktlinje när man formulerar långsiktiga resultat.

Exempel:

• Nå ledande marknadsposition inom det egna området
• Bygga en butikskedja som arbetar direkt med kunden, utan mellanhänder
• Fördubbla försäljningen av företagets nyckelprodukter
• Minska företagets kostnader med N%
• Utarbeta och patentera innovationsteknologi

Målen bör formuleras så att de kan mätas. Företaget måste ha en möjlighet att entydigt avgöra om ett mål uppnåtts eller inte. Det är också viktigt att målen inte blir för många om antalet personer som är med och formulerar dem ökar. Det är en bra idé att kombinera målen som ledningen formulerar med målen som kommer från teamen.

När målen är formulerade måste de föras ut till alla medarbetare. Det kan man göra genom utskick på sin projekthanteringsplattform.

Steg 3: Formulera nyckelresultat i relation till företagets mål

Målen anger i vilken riktning alla team inom organisationen ska arbeta. Så snart målen är uppsatta måste man bestämma hur man ska kontrollera att de uppnås. Asanas experter föreslår att man använder sig av CRIB-testet (av engelskans Clarity, Result oriented, Important, Big):

• Tydlighet (Clarity) – kan du med säkerhet säga om resultatet är uppnått? Nyckelresultaten måste vila på någon form av mätbarhet för att man lätt ska kunna bedöma vilka framsteg som gjorts.
• Resultatorientering (Result oriented) – speglar era nyckelresultatet vad ni vill uppnå eller bara vilket arbete ni måste utföra för att nå dit?
• Betydelse (Important) – Oroar de uppsatta målen er? Blir ni besvikna om ni inte lyckas nå dem?
• Storlek (Big) – Är resultaten tillräckliga? Avspeglar de tydligt framstegen ni gjort mot de uppsatta målen?

Det ska finnas en medarbetare som har som sitt ansvarsområde att följa i vilken grad resultaten uppnås och publicera uppdateringar om hur man ligger i förhållande till nyckelresultaten. Innan man slutgiltigt fastställer nyckelresultaten måste man förankra dem med de som är ansvariga för att respektive mål uppnås.

För att bedöma de uppsatta målen kan man använda följande skala:

• Uppfyllt
• Delvis uppfyllt
• Inte uppfyllt
• Avbrutet

Bedömningarna kan med fördel samlas i en tabell. Då är det lätt att få en överblick av hur varje resultat framskrider.

Steg 4: Definiera mål och resultat för varje enskild medarbetare, såväl som för varje team

OKR-metoden ska inte bara användas för organisationen som helhet. Mål och nyckelresultat ska vara riktlinjen för varje enskilt team och medarbetare. Det är när man tillämpar OKR på alla nivåer som man får ut mest av metoden. Teammedlemmar samlas för att formulera mål och nyckelresultat och förankrar dem sedan hos sina chefer. Det gör att teamet får en djup och grundläggande förståelse för hur de bör fördela sina resurser för att uppnå de förväntade resultaten.

Nästa steg är att se på varje enskild medarbetares mål. Här kan man arbeta på samma sätt som med teamen. Både för teamen och enskilda medarbetare gäller att de inte bör sätta upp mer än tre mål. Om målen är för många riskerar man att splittra uppmärksamheten och förlora fokus i arbetet med projektet.

Steg 5: Uppfylla, följa och optimera

OKR-metoden hjälper företag att anpassa sina prioriteringar med hjälp av mål och nyckelresultat. När dessa är rätt satta och formulerade ger det alla inom organisationen den kontext som krävs för att fördela resurserna på bästa sätt och fokusera på de viktigaste uppgifterna.

När företaget har fastställt sina mål och nyckelresultat kan man gå över till att utarbeta projekt som teamen ska arbeta med för att uppnå de uppsatta målen

När målen har en tydlig koppling till uppgifterna som teamen ska utföra blir det lättare att följa framstegen och lösa de problem som uppstår på vägen.

Steg 6: Utvärdera de uppnådda målen och nyckelresultaten och dra slutsatser

När uppgiftsarbetet går mot sitt slut kan man erbjuda teamet att ta en paus för att utvärdera vad de uppnått så långt. Medarbetarna bör redovisa alla de nyckelresultat de har ansvar för och skriva korta kommentarer som förklarar betygen de satt. Informationen man får bör sammanställas inom varje avdelning.

När den här informationen har samlats in tar man itu med att undersöka vad som gått fel och varför. Den här analysen gör det i förlängningen möjligt att vidta effektiva åtgärder som kompenserar de fel som begåtts. Det är också möjligt att något av resultaten inte uppnåtts och då är det av yttersta vikt att man diskuterar och analyserar orsakerna.

Avslutning: De 4 vanligaste felen man gör med OKR-metoden

OKR-metoden kan verka väldigt enkel att använda. Man måste dock vara medveten om att en ogenomtänkt implementering inte kommer att ge de resultat man kanske förväntar sig. För att det inte ska bli så bör man undvika:

1. Att medarbetarna inte är tillräckligt informerade och engagerade

Implementering av OKR blir framgångsrik när alla medarbetare har förbundit sig att använda det nya systemet. Detta kräver att man har en fungerande kommunikation, ser till att alla medarbetare får aktuell information och utbildning i systemet. Om detta är tillgodosett har medarbetarna förutsättningarna att börja sätta upp mål och nyckelresultat för sitt arbete.

2. Ineffektiva och otillräckliga verktyg

Många företag samlar sina mål och nyckelresultat i tabeller, presentationer och dokument istället för att använda program som är speciellt utarbetade för det här syftet. Det komplicerar arbetet för teamen och leder till förvirring och problem med att följa och bedöma framstegen i processen och rapporteringen.

3. Isolerade mål och processer

Om företaget inte knyter målen och resultaten till det löpande arbetet blir det svårare för teamen att koordinera sitt arbete med målen som ledningen satt upp. Processerna blir för invecklade och arbetskrävande med resurser som slösas på onödiga arbetsmoment. Teamen får helt enkelt svårt att förstå vad som behöver prioriteras.

4. Processer som inte följs upp

Ett vanligt fel när man implementerar OKR är att man sätter upp mål och nyckelresultat och sedan glömmer bort dem eftersom det saknas en plan för regelbunden uppföljning av arbetet. För att ha koll på framstegen behöver man en eller flera personer som har ansvar för att det här fungerar och genomförs. Man måste också ha tydliga kriterier för hur framstegen ska mätas och vara överens om när det är lämpligt att stämma av.