Målsättningar i näringslivet: varför är det viktigt och hur sätter man upp mål på rätt sätt?

Att vara spontan när man gör affärer kan leda till mycket obehagliga konsekvenser: det kan bromsa utvecklingen av ditt företag, tvinga dig att lösa många uppgifter av olika karaktär samtidigt och även minska företagets konkurrenskraft. Affärer är en process, och varje process är en aktivitet som måste hanteras.

Alla företag planerar, det måste man, men utöver att lösa rutinuppgifter bör man lägga till ambitionen att nå de övergripande målen. Då blir effektiviteten i ditt arbete mycket högre. Vi ska ta en titt på hur man sätter upp mål för att få högsta möjliga resultat.

Vad är målsättningar?

Målsättningar är resulatet av att välja och konkretisera de mål som sätts upp för en person eller ett team. De bestäms direkt av behoven hos en viss grupp och dess omständigheter. Att formulera mål, särskilt övergripande, är ett måste för att utarbeta en utvecklingsstrategi som blir grunden för en effektiv planering och uppsättande av taktiska mål.

När man sätter upp mål för affärsverksamhet utgår man från några nyckelfaktorer:

• Företagets verksamhet
• Resurser som kan läggas på utveckling
• Inbyggd analys för att ha koll på utgångspunkten och följa framsteg under olika etapper.

De vanligaste nyckelmålen för företag:

• Upprätthålla befintlig nivå. När företaget gjort vissa konkreta framsteg och måste hålla sig kvar på den nya nivån.
• Utveckling. Ni måste öka er försäljning eller närvaro på marknaden.
• Nedskärningar. Ni måste avveckla en misslyckad eller dåligt fungerande satsning med så liten förlust som möjligt eller rulla ut en ny med maximalt utnyttjande av befintliga resurser.
• Attack eller försvar. Era relationer till era konkurrenter kräver beslutsamhet och därför måste målen och den valda strategin motsvara er inställning.

Det övergripande målet måste vara så konkret som det bara går och det måste också finnas en klart angiven tidsgräns för när det ska vara nått. Dessutom måste man ange vilka kriterier som ska användas för att bedöma om målet upnåtts eller inte.

Metoder för att sätta upp mål

Det finns flera etablerade tekniker som hjälper till att formulera mål.Till viss del överlappar de varandra, men delvis berör de olika aspekter av målformuleringen. Vi har tittat på några av de mest populära, välj den som passar dig bäst.

SMART

SMART är en förkortning där varje bokstav står för ett kriterium för hur effektivt de uppsatta målen kan nås. Det är en av de mest kända teknikerna och den används både för personlig utveckling och för affärsutveckling. George Doran var den förste att formulera de här tankarna redan 1981.

Låt oss titta närmre på vad bokstäverna står för:

S – konkret (specific). När du formulerar målet ska du beskriva det så konkret som möjligt och även ta med de små detaljerna.

M – mätbar Du kan välja ut och följa kriterier för att förstå hur ni rör er mot målet.

A – möjlig att uppnå (achievable). Det finns tillräckliga medel för att uppnå målet.

R – relevant. Att arbeta för och uppnå det här målet leder till att läget förbättras.

T – tidsramar. Det måste finnas en deadline för när målet ska vara uppnått.

Ett bra exempel på hur man kan sätta upp ett mål med den här metoden: att på tre år uppnå att 50 % av Instagramanvändarna under 30 år känner igen ditt varumärke.

PURE

Namnet på den här metoden utgörs också av en förkortning, men till skillnad från SMART som har en mer praktisk intriktning, bygger PURE på värderingar.

Det här består PURE av:

P – positiv. Inga negativa formuleringar, vi arbetar bara mot det som är bra för oss.

U – begriplig (understandable). Uppgiften ska formuleras så konkret som möjligt så att den inte lämnar utrymme för olika tolkningar.

R – relevant. Samma kriterium som i SMART.

E- etisk. Att du uppnår dina mål ska inte påverka någon annan negativt. Om målen handlar om att hävda sig mot konkurrenter kan den här metoden vara kontraproduktiv.

CLEAR

Ännu en metod vars namn är en förkortning. Upphovsmannen heter Adam Kreek.

Det här står bokstäverna för:

C – gemensam (collaborative). Varje mål ska vara en utmaning, ett nästa steg för att erövra nästa nivå av möjligheter, och varje teammedlem ska uppnå det.

L – avgränsad (limited). Allt bör vara strikt reglerat: resurser, tidsramar och mätkriterier.

E – känslomässig (emotional). Målet ska väcka känslor både hos den formulerar målet och de medarbetare som bidrar till att uppnå det.

A – successiv (appreciable). Dela upp vägen mot målet i delmål.

R – flexibel (refinable). Under arbetsprocessen måste man ha koll på vad som händer runt omkring och anpassa målen efter det.

Man kan kombinera SMART, PURE, CLEAR eftersom kriterierna i de olika metoderna samverkar och i vissa fall är desamma.

Målträd

Charles W. Churchman och Russell L. Ackoff utarbetade en metod som innebär att målen formuleras i form av uppgifter som underordnas varandra på olika nivåer.

Uppgifterna delas upp på följande nivåer:

• huvudmål
• förstahands- och andrahandsmål
• underuppgifter eller delmål
• problem som behöver lösas
• konkreta uppgifter som man kan tilldela en utförare och kontrollera hur de genomförs.

Varje nivå hänger ihop med alla de andra, och uppställningen av uppgifterna ser grafiskt ut som ett träd med olika grenar. När man skapar trädet måste man hålla sig till algoritmen för att skapa en bild av hur uppgifterna förhåller sig till varandra, vilket gör det lättare att genomföra dem.

Det finns en mängd olika metoder och om man tittar noga på dem ser man att den gemensamma nämnaren är att man genom hela processen måste följa hur det går med genomförandet av målen. För att lyckas med detta behöver man ha tillgång till relevanta siffror och data och det för det behöver man program som är specialiserade på just detta.

Fel när man sätter upp mål

Det är ofta samma saker som ställer till det på vägen mot målet och det förväntade resultatet. Låt oss ta en titt på dem.

• Man struntar i de övergripande målen

Om vi fokuserar på de taktiska uppgifterna utan att ta hänsyn till den strategiska utvecklingsplanen kan vi inte fullt ut bedöma framstegen.

Att öka vinsten är inte ett strategiskt mål, eftersom det inte ger utveckling, Men att förbättra varumärkets rykte och höja kvaliteten på servicen är utmärkta exempel på aspekter som man tjänar på att jobba med.

• Man formulerar målen ur ett negativt perspektiv

Det handlar inte om att undvika förlust, utan att förbättra produktionen, man ska inte ignorera risker, utan hantera dem. Inte fly från problem, utan hitta konkreta lösningar.

• Otydliga formuleringar

Målet måste vara begripligt. Annars kommer det aldrig att uppnås eller uppfyllas på det sätt man ville.

• Målet stämmer inte med verkligheten

När chefen sätter upp ett visst mål, men själv inte gör något för att föra arbetet framåt, tappar alla inspirationen.

Till sist

Att sätta upp mål är en central aspekt av verksamheten. Men för att målsättningarna ska fungera effektivt måste man kontrollera resultaten.

Det finns 4 ingredienser för att lyckas uppnå varje enskilt mål:

1. Sätt det på papper. Det är enda sättet att göra alla medvetna om vilka förväntningar som finns. Allt måste skrivas ner i detalj. Det hjälper inte att du har detaljerna i huvudet, för dina medabetare kan inte läsa dina tankar.
2. Anpassa planerna. Ta med inre och yttre faktorer i beräkningen och gör operativa förändringar i befintliga planer.
3. Kontroll. Målet måste gå att mäta och du måste veta exakt i vilken etapp arbetet befinner sig just nu.
4. Delegera. Försök inte ta hand om allt själv utan ge varje teammedlem en konkret roll i arbetet med uppgiften.