Vill du ha färre och bättre möten? Pröva möteshantering.

Föreställ dig detta: Du sitter på ett möte utan något tydligt syfte eller någon handlingsplan. Människor pratar, men ingen skriver ner något. När mötet äntligen är över känner du dig helt slut, uttömd på känslor och helt enkelt på ett uselt humör.

Känns det igen? Du ska veta att du inte är ensam om att känna så.

Arbetstagare förlorar nästan tre timmar per vecka på onödiga möten. När vi tvingas gå på mängder med möten stänger vi helt enkelt av våra intryck – Mer än hälften av arbetstagarna multitaskar under möten och endast 43 % bidrar något sånär till den virtuella gemenskapen. Vi behöver knappast nämna att många av oss är improduktiva, överflödiga eller bara väldigt uttråkade på möten.

Det är inte att alla möten är dåliga ­– det är bara att det inte känns som vi använder tiden till något nyttigt. Vi behöver inte bara färre möten, vi behöver också bättre möten som faktiskt ger något för de som deltar. För i slutändan innebär mer effektiva synkroniseringar att du behöver mindre tid för att få gjort saker.

Och det är där möteshantering kommer in.

Vad är möteshantering?

Möteshantering innebär att samordna och genomföra ett möte för att få ut så mycket som möjligt av tiden du sitter där. Det innefattar sådant som du behöver göra före, under och efter ett möte för att få saker att fungera smidigt  – som att skapa en agenda och fastställa åtgärdspunkter.

När du hanterar ett möte bra blir de effektiva och produktiva. Deltagarna förstår syftet med mötet och har all information de behöver för att komma väl förberedda till det. Därmed kan de hålla sig fokuserade och bidra till att tiden ni ägnar tillsammans blir så produktiv som möjligt. Mer effektiva möten innebär också att det krävs färre möten för att få saker gjorda, så du kan effektivisera schemat och ge se till att alla åter får lite mer av den där välbehövliga tiden till fokusering och arbete.

Behövs det överhuvudtaget något möte?

Alla möten måste inte hållas. Om du hela tiden sitter på onödiga möten kanske det är dags att anta ett mer holistiskt tillvägagångssätt och hålla ett möte om att “inte hålla möten”. Det kanske låter konstigt, men ett möte för att stryka alla onödiga möten kan helt enkelt ta er mötesutvärdering till en helt ny nivå. Uppmuntra dina teammedlemmar att radera alla återkommande möten från sin almanacka och sedan börja från scratch med uppdaterade mötesinbjudningar. Vi höll faktiskt nyligen ett sådant möte på Asana. Det leddes av organisationsläkaren och entreprenören Rebecca Hinds, och vår granskning sparade deltagarna i genomsnitt 11 timmar per månad.

8 tips för effektiv möteshantering

Möteshantering är egentligen ganska enkelt, men det kan krävas lite övning för att få det hela att fungera. För att du ska slippa felsöka kommer här åtta tips för hur du kan bli bättre på möteshantering.

  1. Skicka ut en agenda för mötet i förväg: Genom att dela med dig av din dagordning i förväg kan du underlätta för deltagarna att komma dit väl förberedda och  vara redo att dela med sig av sina idéer. På så sätt slipper ni slösa tid på att få alla att komma igång – istället kan ni dyka rakt ner i de viktiga diskussionsämnena.
  2. Håll dig till agendan: Agendan är den ultimata mötesguiden—där finns en förteckning över det som behöver tas upp, vilka beslut ni måste ta och hur länge ni kan ägna åt varje ämne. Ha dagordningen framme under mötet för att bättre hålla reda på tiden och se till att diskussionerna håller sig på rätt spår. Om ytterligare ämnen kommer upp kan du skriva en anteckning om att följa upp dem senare, antingen utan möte eller på ett separat möte.
  3. Håll mötena korta: Ju längre möte, desto svårare blir det för alla att hålla sig fokuserade och engagerade. Låt dagordningen ligga till grund för möteslängden, och tänk på att alla möten inte måste vara 30 eller 60 minuter långa – de kan vara 15 minuter, 40 minuter eller precis så långa eller korta som de behöver vara. Kortare affärsmöten är särskilt viktigt för fjärrteam eftersom tröttheten vid videomöten börjar märkas efter sådär 30 minuter. Som jämförelse kan vi nämna att man på vanliga möten kan hålla sig fokuserad i cirka 45 till 60 minuter.
  4. Bjud in färre personer: Ju mindre mötet är, desto mer effektivt kan det bli. Om du bjuder in färre personer kan du göra mötet mer produktivt och ge mötesdeltagarna mer tid och utrymme för det de behöver bidra med. Det gör också att andra personer slipper slösa tid på ett möte som inte är relevant för dem. När du bestämmer vem du ska bjuda in, tänk då på att lyckade möten fokuserar mer på att fatta beslut än att bara dela med sig av information. Om fler vill hålla sig informerade kan du skicka ut mötesanteckningarna till dem efteråt.
  5. Börja i tid: Det är ok att avsätta några minuter för att människor ska dyka upp, men allt utöver dessa få minuter kan inverka på mötets produktivitet. Försök att börja i tid, alltid, även om inte alla har kommit. Om det brukar vara många eftersläntrare kan du försöka ägna 5 minuter åt isbrytarfrågor i början av mötet så att de som kommer sent får tid att komma till rätta.
  6. Gör det interaktivt: De bästa mötena är fulla av kreativitet och energi. Människor dyker inte bara upp och sitter och lyssnar passivt i stället deltar de aktivt i diskussionen. För att göra dina möten mer interaktiva försöket ställa direkta frågor för input och avsett tid för brainstorming.
  7. Lägg in extra tid för F&S: Det är viktigt att hålla sig till agendan, men du måste också kunna vara flexibel och ge tid för viktiga frågor. I stället för att skjuta upp frågor och svar till slutet av mötet kan du uppmuntra deltagarna att ställa frågor under mötets gång. På så sätt är det mindre risk att de glömmer, och du kan besvara varje fråga i sitt rätta sammanhang.
  8. Följ upp direkt efteråt: Vänta inte – gör uppföljningar medan alla ännu har mötet i färskt minne. Detta innefattar mötesprotokoll, schemaläggning av uppföljningsmöten och att fastställa åtgärdspunkter.

Få dina möten att fungera igen

Möten måste inte vara bortkastad tid. Om det är en sak du ska ta med dig från den här artikeln så är det detta: ett produktivt möte är bättre än många improduktiva. Med lite framförhållning kan du få lika mycket (om inte mer) gjort på en bråkdel av tiden – och du får dessutom mer tid över att fokusera på annat.