Nyttan med en operativ plan

Så skriver man en operativ plan

För att upprätthålla produktiviteten måste man planera. Inte bara på lång sikt, utan också på kort. Det gör man i operativa planer som beskriver företagets löpande processer, vilket gör det lättare att förbereda konkreta projekt. Vad en operativ plan är, hur den skiljer sig från en strategisk plan och hur man lägger upp den – det ska vi berätta nu.

Vad är en operativ plan?

Operativ plan
Utan en operativ plan är det svårt för företag att utarbeta projekt och kontrollera genomförandet av dem

En operativ plan är ett detaljerat dokument där projekt och verksamhet klart och tydligt redovisas i enlighet med de mål företaget har. Med den operativa planen som grund, formuleras dagliga och månatliga uppgifter, så att alla teammedlemmar vet vad som är deras ansvar.

Den operativa planen är vanligtvis kopplad till den strategiska planen. Men det finns betydande skillnader mellan planernas utformning och långsiktighet.

Det strategiska planen beskriver verksamhetens långsiktiga mål och tar upp konkreta steg som företaget behöver ta för att nå dit. Den strategiska planen kan vara ganska omfattande eftersom den tar upp verksamhetens alla behov. I regel kan man dock säga att den här typen av plan berör 4 inriktningar:

  1. Arbete med kunder
  2. Finansiering
  3. Personalfrågor
  4. Samarbete med leverantörer och partners

De operativa planerna är mer direkt kopplade till företagets kortsiktiga mål. Oftast fokuserar de på konkreta avdelningar eller team och beskriver hur arbetet ska prioriteras under en viss period, som mest ett år.

Den strategiska planen utarbetas på en högre, mer övergripande nivå inom företaget. De operativa tas fram av mellanchefer, avdelningschefer eller teamledare.

Den operativa planens beståndsdelar och egenheter

Det konkreta innehållet i en operativ plan beror på vilken typ av verksamhet den gäller. Dock finns det några punkter som är gemensamma och som alltid bör vara med:

  • Mål — grundläggande mål för ett team eller en avdelning. De uppsatta målen ska vara mätbara och ha fastställda tidsramar. Målet kan till exempel vara att utveckla en ny produkt, öka antalet sålda produkter, antalet slutna avtal eller att öka omsättningen med en viss procent.
  • Uppgifter — uppgifter som medarbetarna utför som en del av affärsprocesserna. Varje uppgift ska ha koppling till planeringsmålen.
  • Deadlines — Dessa fastställs för varje uppgift, projekt eller åtgärd. Att ange tydliga tidsramar ger struktur och ordning till teamets eller avdelningens projekt.
  • Budget och resurser — det som teamet behöver för att kunna genomföra projektet.
  • Potentiella risker och begränsningar — det som eventuellt kan ha negativ inverkan på genomförandet av uppgifter eller projekt.

En avgörande egenskap för operativa planer är att de är detaljerade. Det ska vara noggrant angivet vem som har ansvar för vad. En operativ plan för till exempel IT-avdelningens dagliga uppgifter kan innehålla: produktutveckling, budget, utbildning av nya medarbetare, regelbundna möten i teamet, med mera.

Fördelarna med en operativ plan

Nyttan med en operativ plan
Den operativa planen hjälper till att definiera vilka områden som inte är tillräckligt lönsamma, eller går med förlust, så att man kan formulera och vidta åtgärder för att förbättra situationen

En operativ plan hjälper till med att:

  • Styra resurser — fördela resurserna rätt, förbereda teamen inför uppgifter och fokusera medarbetarna på en konkret del av verksamheten
  • Följa verksamhetens ekonomiska läge — med en förnuftig fördelning av resurser kan teamen testa och kontrollera sin produktivitet
  • Skapa planer för oförutsedda händelser och riskhantering — med rätt planering kan teamen reagera utan panik på akuta händelser, som att hälften av teammedlemmarna blir tvungna att arbeta på distans.
  • Garantera hållbarhet i verksamheten — operativa planer hjälper företaget att genomföra de strategiska planerna, så att verksamheten kan växa och vara lönsam.
  • Styra teamen — varje medarbetare vet vilka uppgifter som ska utföras och vad man ansvarar för
  • Uppmuntra ansvarstagande — operativa planer garanterar att alla teammedlemmar tar ansvara för sin roll för att företaget ska lyckas
  • Stimulera till teamarbete — det är lättare för teammedlemmar att samarbeta om de har en plan att luta sig mot, det underlättar ett friktionsfritt genomförande av uppgifterna
  • Öka produktiviteten — operativa planer bidrar till medarbetarnas produktivitet

Så skriver man en operativ plan

Upprättandet av en operativ plan kan beskrivas i 9 steg:

  1. Se över den strategiska planen

Er operativa plan är ett verktyg som hjälper er att uppfylla de strategiska målen. Med hjälp av operativa planer kan ni dela upp mål och uppgifter för era affärsstrategier i enskilda beståndsdelar, vilket gör dem mer tillgängliga och lättare att genomföra.

  1. Fastställ mål och uppgifter

I det här steget måste man bedöma teamens produktivitet och prioriteringsförmåga, för att sedan jämföra resultatet med företagets mål. Avdelningschefer kan utarbeta anpassade mål efter att ha diskuterat med teamen.

Här är det viktigt att inte överdriva planens omfattning. Den operativa planens nyckelfunktion är att vara konkret. Därför ska fokus ligga på att fixera konkreta uppgifter för konkreta team. Exempelvis ska varje team på marknadsföringsavdelningen ha sin speciella uppsättning av funktioner: design, marknadsföring av produkten, synlighet i sociala medier och på internet.

  1. Planer budget och fördela resurser

Budgeten hjälper den som har ansvar för planen att förstå vilka uppgifter som är möjliga att genomföra inom den närmaste framtiden. Finansiering och övriga resurser måste fördelas mellan medarbetarna med utgångspunkt i deras ansvarsområden.

  1. Använd ledande indikatorer

Eftersläpande indikatorer riktar blicken bakåt i tiden, medan ledande vänder sig mot framtiden. Tänk dig indikatorerna som delar av en bil. Eftersläpande indikatorer motsvarar backspeglarna, medan de ledande utgörs av vindrutan.

En ledande indikator kan vara en ny produkt, högre kundnöjdhet eller en ny marknad. Exempel på eftersläpande indikatorer är att antalet leads sjunkit det senaste halvåret eller att en viss avdelning fått ökade operativa kostnader.

  1. Definiera nyckelrisker

Det finns ingen plan i världen som undanröjer alla problem. Därför är det viktigt att man definierar risker och tänker igenom hur man kan minska sannolikheten för att det uppstår problem. Det hjälper medarbetarna att vara förberedda på potentiella krissituationer och ha beredskap för att hantera dem utan att riskera projektet.

  1. Stäm av planen med teamet

Möten och diskussioner är av yttersta vikt när man sammanställer planen. Teammedlemmarnas åsikter hjälper till att fördela uppgifterna på bästa sätt och fastställa rimliga deadlines. Dessutom blir det tydligt hur teamet uppfattar och tar emot idéer som kommer uppifrån. Regelbunden kommunikation med teamet är också en bra möjlighet att hålla dem informerade om förändringar i genomförandet av projektet.

  1. Bestäm hur rapporteringen ska gå till

Hur effektiv den operativa planen blir, beror på rapporteringen. Den visar vilka framsteg teamet gjort som helhet, men också varje enskild teammedlem. Teamledare och avdelningschefer ser tydligt vad alla ägnat sig åt och förstår vilka uppgifter som utförts, vilka som behöver mer uppmärksamhet och om det finns behov av att omfördela budget och resurser.

  1. Dokumentera framstegen

Om man dokumenterar de steg som tas i genomförandet av projektet blir planen maximalt transparent och tydlig. Dessutom ger det värdefull information som kan vara till stor nytta när det är dags att ta fram nya operativa planer för nästa period.

  1. Gör den operativa planen tillgänglig och uppdatera den regelbundet

När den operativa planen är färdigskriven måste den göras tillgänglig för alla inblandade parter. Detta är absolut nödvändigt för att alla ska känna till mål, uppgifter och planerad arbetsgång.

Så hjälper Asana er att uppfylla den operativa planen

För att den operativa planen ska finnas lättillgänglig för alla i teamet, behöver man ett bekvämt och flexibelt verktyg. Ett bra exempel på ett sådant är plattformen Asana. Den samlar alla planens delar, informerar medarbetare, följer framsteg, rapporterar – allt i realtid.

I Asana kan man dagligen fixera hur arbetet går framåt, antingen för teamet som helhet eller för enskilda teammedlemmar. Här kan medarbetare utbyta idéer och information om projektet med varandra och stämma av åtgärder. Om det uppstår förändringar av planeringen under arbetet, lägger man bara in dem i Asana och ställer in att teamet ska få aviseringar om det. Det gör att ingen missar viktig information eller hamnar på fel spår.

Om ert team behöver en kraftfull och bekväm lösning för operativ planering, så kontakta oss på Swedbyte, partner till Asana. Vi hjälper er med implementering och inställningar av systemet så att det passar just era behov. Vi svarar gärna på frågor och ger råd under ert fortsatta arbete med Asana.

Vi använder cookies för att du ska få en obegränsad och användarvänlig upplevelse. Om du fortsätter att använda webbsidan godkänner du vår cookiespolicy.