Operativ planering eller Hur du får din strategi att funka

Strategiska planer är utmärkta för att skissa upp långsiktiga mål. En del planer läggs upp för tre till fem år, andra sammanställs årligen. Mål och nyckeltal för strategin kan dock förändras med tiden. För att alltid vara säker på att du är på rätt väg och kommer att uppnå de uppsatta målen, behövs en operativ plan.

Vad är operativ planering?

Operativ planering är en process där man omarbetar en strategisk plan till ett arbetsdokument som anger vilka specifika åtgärder teamet ska vidta varje dag eller vecka. Den operativa planen bör innehålla:

• alla planerade uppgifter, underuppgifter, etapper och hur de ska genomföras
• KPI, att följa dessa hjälper till att förstå om man uppnår de uppsatta målen
• vilka skyldigheter varje avdelning och medarbetare har under nästa kvartal, halvår eller finansår

Hur detaljerad planen ska vara och för hur lång period den ska upprättas kan variera. Om ditt team till exempel brukar arbeta efter enkla färdplaner är det lämpligt att göra en operativ plan för ett kvartal eller halvår. För de som tänker långsiktigt är det bättre att lägga upp en operativ plan för ett helt finansår.

Att tänka på när man lägger upp en operativ plan

Operativa planer innehåller heltäckande information om vem som ska göra vad och när. Därför är det praktiskt att göra dem i mindre skala än vad som normalt gäller för strategiska planer – både vad gäller tidsperspektiv och omfång. Gör inte en operativ plan för hela företaget utan ta ner den på avdelningsnivå. På storföretag görs operativa planer till och med för enskilda initiativ.

I en operativ plan för företagets IT-avdelning kan man till exempel inkludera följande information:

• hur ofta medarbetarna ska kontrollera inkorgen för inkommande förfrågningar
• hur avdelningen ska ta emot och lära upp nya medarbetare
• detaljerad budget för avdelningens arbete

När man lägger upp en arbetsplan bör man ha koll på tre faktorer:

1. Innehåll: i arbetsplanen ska man för varje typ av uppgift fastställa vem som som gör vad och när. Därför måste planen fokusera på teamet eller initiativet.
2. Tidsperspektiv: beroende på företagets arbetstempo kan den operativa planen läggas upp för ett kvartal, halvår eller finansår.
3. Inblandade parter: Försäkra dig om att alla som är inblandade i arbetet med planen är insatta i processen. Då kan de mer exakt förutse vilka aktiviteter som ska inkluderas i planen.

Varför behövs en operativ plan?

Enligt en undersökning gjord av Asana, förstår bara 26 % av de anställda som utför intellektuellt arbete, hur deras arbete hänger ihop med företagets övergripande mål. Genom att skapa en detaljerad operativ plan kan man tydligt fastställa vilka kortsiktiga mål som måste uppnås för att komma vidare mot de långsiktiga.

Den operativa planens funktioner:

• Ange exakt vad ditt team ska arbeta med varje dag eller vecka.
• Ge omfattande vägledning om de dagliga uppgifter som medarbetarna måste utföra för att nå de strategiska målen.
• Sätta upp riktmärken för en daglig bedömning av effektiviteten.

5 steg till en operativ plan

I arbetet med operativa planer behöver man inte skapa nya mål. Istället bör man se på vad teamet arbetar med nu och vad som måste göras varje dag eller vecka för att nå de strategiska målen. Så funkar det.

1.Börja med den strategiska planen

Om ni inte har en strategisk plan än måste ni lägga upp en sådan först. Man måste ha en långsiktig vision innan man kan ta itu med de dagliga uppgifterna.

2. Avgränsa planens omfattning

För att skapa en detaljerad operativ plan måste du definiera dess syfte. Planen skapas vanligtvis för en avdelning, projektgrupp eller ett initiativ. Omfattningen av din operativa plan beror på hur stort ditt företag är.

3. Identifiera vem som är med

Bestäm vem som ska vara inblandad i processen med att skapa den operativa planen. Det bör vara medarbetare som väl känner till de aktiviteter som planen beskriver.

4. Planen

Den operativa planen förklarar de åtgärder som teamet måste vidta för att nå målen inom de angivna tidsramarna. Planen ska också innehålla:

• Företagets mål
• Förväntade resultat
• Önskat resultat eller kvalitetsstandard
• Krav på personal och resurser
• Metoder för att utvärdera effektivitet, följa framsteg och hur man rapporterar

För att reda ut vilka detaljer som bör inkluderas i den operativa planen kan man ställa sig följande frågor:

• Vad behöver vi göra i det stora perspektivet? Svaret på den här frågan ska överensstämma med den strategiska planen.
• Vilka dagliga uppgifter behöver utföras för att nå de uppsatta målen? Det kan vara såväl rutinuppgifter som nya arbetsuppgifter.
• Vem har ansvar för uppgiften? Se till att varje uppgift har en utförare. Det gör det lättare att undvika förvirring om vem man ska vända sig till med frågor och uppdateringar.
• Vad är det som indikerar framgång?

Låt oss ta ett exempel. En del av marknadsavdelningens strategiska plan är att öka företagets marknadsandel. Det innebär att man behöver fokusera mer på marknadsföringsmaterial och öka interaktionen med potentiella kunder. För att nå dessa mål måste de anställda: 

1. Ta fram kompletterande reklammaterial som kan användas i sociala medier.
2. Regelbundet uppdatera sajten för att locka fler potentiella kunder.

För att fullgöra uppgifterna måste man:

1. Anställa två nya medarbetare som fokuserar på arbetet med sociala medier.
2. Sammanställa och överlämna kravspecifikation till utvecklarna på marknadsavdelningen för att skapa en interaktiv hemsida.

För att följa och rapportera sina framsteg ska marknadsföringsavdelningen använda Asana som huvudkälla till pålitliga uppgifter om nyckelfaktorer för kapacitet, som till exempel:

• Vilka layout-modeller de skapar
• Hur mycket engagemang som kommer via sociala medier
• Hur det går med uppdateringar av sajten

Detta är bara en struktur som marknadsföringsavdelningen kan använda för att skapa sin arbetsplan. För att genomföra planen kan man använda Asana. Det är ett verktyg som gör det möjligt att tydligt visa alla uppgifter som teamet måste utföra för att uppnå de övergripande målen. Varje uppgift kan följas i realtid från upprättande till fullgörande.

5. Dela den operativa planen och uppdatera den

När planen har upprättats måste man dela den med inblandade nyckelparter, så att de kan förstå vilka de viktigaste målen är och vilka dagliga uppgifter som måste fullgöras för att uppnå dem. Med hjälp av Asana kan man hantera och uppdatera planen. Asana är ett lättanvänt verktyg som fixerar framsteg i realtid. Där kan man också följa den operativa planen och berätta för inblandade parter om hur arbetet går.

Den operativa planen hjälper er att göra framsteg i arbetet med att uppnå de långsiktiga målen. Men för att planen ska vara effektiv måste man följa arbetet i ett verktyg som är tillgängligt för alla. Splittrad information ger inget resultat, följ därför ert arbete och era mål centralt.