Projekt- och resursstyrning på företagsnivå, EPM: Vad är det?
När ett team genomför ett projekt har de en projektledare som leder arbetet och ser till att projektet motsvarar beställarens förväntningar och företagets mål. Stora verksamheter som arbetar med flera olika projekt parallellt, kan lyfta upp och bredda ledningen till projekt- och resursstyrning på företagsnivå.
När en verksamhet går över till projekt- och resursstyrning på denna högre, mer övergripande nivå, innebär det alltid utveckling och förändring för företaget. Innan man implementerar det nya arbetssättet, är det viktigt att man frågar sig om denna förändring är till nytta för organisationen i det aktuella läget. I den här artikeln visar vi hur den här typen av projektledning påverkar processer. Vi går också igenom vilka fördelar som finns och förklarar hur man kan implementera företagsprojektledning för att förbättra samarbetet mellan olika projektteam.
Vad är projekt- och resursstyrning på företagsnivå?
EPM (Enterprise Project Management) innebär att man på företagsnivå parallellt leder ett flertal projekt. Huvudsyftet med den här typen av projektledning är att alla löpande projekt ska vara maximalt kopplade till företagets övergripande mål och syften, samt att resurserna som organisationen har till sitt förfogande, ska fördelas så effektivt som möjligt. Dessutom får man möjlighet att upptäcka hur delar av projektarbetet inom olika team är beroende av varandra och kan se till att de här momenten samordnas och utförs mer effektivt, så att man lättare håller sig inom budget och uppsatta tidsramar.
Givetvis kan ett team som arbetar med en specifik produkt ha en alldeles egen och unik struktur. Men teamet som leder projektstyrningen på företagsnivå, EPMO (Enterprise Project Management Office), har ett övergripande perspektiv, genom att det verkar på en högre nivå i företagets struktur och är direkt kopplat till arbetet med strategisk planering. De som arbetar med projekt- och resursstyrning på företagsnivå svarar inför de högsta operativa cheferna och företagets ledning.
Utöver projektledning kan EPMO också svara för:
• Mentorskap för projektledare
• Överensstämmelse mellan utfört arbete och företagets mål på högre nivå
• Översyn av team och samordning av deras arbete
• Problemlösning i projekten
• Regelbundna projektgenomgångar
• Utveckling av riktlinjer och sammanställning av bästa praxis för att leda team
• Bättre resurshantering
Kort sagt är syftet med EPM att höja kvaliteten och effektiviteten genom projektledning på företagsnivå, så att nyttan och vinsten för alla blir större.
Grundstenar för företagsprojektledning
PMI (Project Management Institute) är ett globalt, ickekommersiellt projektledarnätverk. Enligt dem består projektledning på företagsnivå av sju komponenter. Flera av dem är hämtade från traditionell projektledning, men det finns också några som är unika för EPM.
- Riskanalys
Man måste alltid undersöka vilka risker som kan hota varje enskilt projekt inom företaget och vilken skada de kan göra. Det är nödvändigt så att man i tid kan vidta adekvata åtgärder för att antingen minska eller helt eliminera riskerna. I inledningsskedet av ett projekt bör man därför ha förberett en plan för hur man ska ta hand om och mildra eventuella konsekvenser, utarbetat en metod för riskbedömning och ha fastställt kriterier för att bedöma risknivån.
Den här sortens riskanalys är komplex eftersom den kräver en oerhört grundlig genomgång av varje enskilt projekt i företagets portfölj, men det är en ytterst viktig del av EPMO. Syftet med arbetet är att definiera vilken eller vilka risker man måste vara uppmärksam på när man jämför dem med projektets lönsamhet.
- Projektbedömning
Analysen inkluderar uppskattning av den totala kostnaden för projektet, vilka resurser som krävs och hur lång tid man behöver. EPM fastställer riktlinjerna för projektledarna och lär dem exakt hur man gör en bedömning. Om ett team till exempel alltid utför samma typ av projekt, kan man för projektledarna fastställa en standardlivscykel för dessa projekt och samla exempel på hur man utför standarduppgifter. Dessa kan hämtas från den portfölj man redan har av liknande avslutade projekt.
- Kontroll av projektportfölj
Kontrollen kan inrikta sig på 4 moment: kravspecifikation, utfört arbete, problem och avslutning. Ett sätt att hantera resultaten av en sådan genomgång är att färgkoda projektens beståndsdelar efter hur de ligger till för tillfället – grönt om allt går enligt planen, gult om det finns problem, rött om det krävs akuta åtgärder. Då får man en tydlig bild av läget och vilka frågor man omedelbart måste ta itu med och informera ledningen om.
- Handledning för projektledare
Projektledningsteamet på företagsnivå har ansvar för att utbilda projektledare och hjälpa dem att utvecklas både vad gäller ledarförmåga och den tekniska kompetens som är nödvändig i projektarbetet. Detta kan man göra med företagets egna resurser eller med hjälp av experter utifrån.
EPM-teamet bör dessutom utse handledare som kan stödja projektledarna i arbetet med att lägga upp projektplaner, fatta viktiga beslut och genomföra korrigeringar av projektplanerna under arbetets gång.
- Hantering av uppkomna problem
När det uppstår problem under arbetet måste företagsledningen vara redo att ge dessa den uppmärksamhet de kräver. EPM-teamet har ansvar för att utarbeta allmänna riktlinjer för hur man ska hantera eskalerande problem. De här riktlinjerna ska gälla för alla avdelningar.
Genom att sammanställa en lista över problem belyser man dessutom orsakerna till att de uppstår, lyfter fram förslag på nödvändiga förändringar på avdelnings-, system- eller organisationsnivå, samt förmedlar behovet av förändring och beslutsfattande till ledningen.
- Kontroll av deadlines
Tid är en avgörande faktor vid genomförandet av projekt. Det bör finnas ett tydligt system för hur man följer deadlines och ansvaret för detta vilar på teamet för företagsprojektledning. Att ha ett sådant system är nödvändigt för att kunna utarbeta principer för planering och utvärdering av framtida projekt.
- Implementering av specialtjänster
Det är ingen idé att implementera projektledning på företagsnivå om man inte kan samla alla resurser och resultat av aktiviteter i ett gemensamt system. Att hålla reda på samband och prioriterade uppgifter är enormt komplicerat om man måste hämta information från alla olika system som teamen använder.
Till sin hjälp behöver EPM ett flexibelt system, som alla team kan arbeta med. Det är också nödvändigt att man inte bara har möjlighet att observera teamens aktiviteter, utan också samlat kan se analysen av allt arbete så tydligt som möjligt. I idealfallet kan tjänsten visualisera resultaten.
Processer för insamling av projektdata inkluderar att man övervakar kostnader, skapar en struktur för att visualisera resultat och följa framsteg. Om man har en samlad bild av dessa faktorer kan man utveckla strategier för att förbättra projektprestandan. Det bidrar till att öka produktiviteten, inte bara för enskilda team, utan för företaget som helhet.
Det finns en väsentlig skillnad mellan traditionell projekthantering och projektledning på företagsnivå. I det första fallet är huvudsyftet att helt enkelt genomföra projektet effektivt, i det andra att genomföra projektet med maximal nytta för företaget som helhet. En traditionell projektledare måste behärska grundläggande projektledning, planering, kommunikation och olika ledarstilar. Allt detta måste en företagsprojektledare också behärska, men denne måste även kunna analysera och jämföra projektens mål med företagets övergripande mål och syften.
Så implementerar man projektledning på företagsnivå
Innan man går över till EPM måste man se till att ha en uppdaterad bild av det aktuella läget för företaget. Man måste ha fastställt en tydlig en struktur för affärsprocesser, identifierat möjliga hinder när det gäller implementering och avgöra hur effektiv övergången till projektledning på företagsnivå kommer att vara för organisationen. Först därefter är det dags att integrera metoden genom att följa följande fyra steg:
Steg 1. Aktualisera behovet av övergång till projektledning på företagsnivå
Svara på följande frågor för att identifiera den framtida strukturen i projektledningsteamet:
• Vilket ansvar har företagets projektledningsteam?
• Vilka resurser krävs för att genomföra implementeringen av EPM?
• Hur kommer EPM att bidra till att företaget uppnår sina strategiska mål?
• Vem ska ingå i teamet?
Med svaren som grund kan man beskriva sammansättningen av det framtida teamet för företagsprojektledning och vilket ansvar de kommer att ha.
Steg 2. Engagera inblandade parter
Nästa steg är att se till att era planer förs ut till alla inblandade parter och/eller högre chefer. Huvudsyftet är att förklara fördelarna med en övergång till det här systemet och hur övergången kommer att genomföras.
Steg 3. Implementera EPM
Formulera en implementeringsplan för hur systemet stegvis ska införas. Ange detaljerat kommande förändringar gällande team, teknik och utbildning och stäm av med alla involverade parter. Se även till att ha planer för andra resurser som kommer att vara nödvändiga för implementeringen som utrustning, underhåll, fortbildning av personalen, med mera. Man kan införa det nya arbetssättet stegvis eller från första början sätta en deadline för när implementeringen ska vara genomförd.
Steg 4. Kontroll av implementering av projektledning på företagsnivå
Man får inte glömma att regelbundet genomföra kontroller under implementeringsperioden. Dels måste man undersöka hur den nya projektledningsgruppen kommunicerar med projektledarna, dels vilka problem som uppstått under övergångsprocessen. Allt detta bidrar till att man kan korrigera planen för EPM-implementeringen.
Istället för slutsats: Fördelarna med EPM
Den största vinsten med att implementera EPM är att man får väsentligt förbättrade projektledningsmetoder och bättre överensstämmelse mellan projektresultaten och verksamhetens övergripande strategiska mål.
Dessutom tar teamet för företagsprojektledning på sig ansvaret för att fördela resurser. Det är ett perfekt tillfälle att upptäcka projekt med god potential men bristande finansiering eller fånga upp ineffektiva arbetssätt som måste förändras för att undvika ytterligare förluster.
En övergång till projektledning på företagsnivå är ett stort steg för ett företag och för med sig oundvikliga omstruktureringar av befintliga processer, men resultatet blir en ökad effektivitet i företagets projektledning som helhet.
