6 metoder för exakt projektprognos

När du lagar middag till familjen har du en liten skara hungriga människor som undrar när maten är klar. Du vet att du måste tillaga grönsaker, värma ugnen och duka bordet. Hur exakt kan du beräkna tiden för när maten är klar så att din familj får veta hur länge de behöver vänta?

Att uppskatta hur lång tid något tar är en viktig del både vad gäller middagsförberedelser och projektledning. Båda kräver exakt information och kommunikation med intressenterna – ju mer exakt uppskattningen är, desto nöjdare blir intressenterna.

Vad är en projektprognos?

En projektprognos är en välgrundad prognos för den tid och de kostnader och resurser som ett projekt kräver från början till slut. Vid de flesta projektprognoser utgår man från information från tidigare projekt för att ta fram kvalificerade prognoser. Sådan information kan exempelvis bestå av deadlines och budgetar från liknande projekt, projektprognoser som redan gjorts förut och tidigare krav från intressenter.

Att hantera intressenter och ta reda på vilka krav som finns är otroligt viktigt för att kunna göra en projektprognos. Du måste ju veta exakt vilka krav som finns för att du ska kunna slutföra ett projekt. Finns det till exempel något visst datum då dina intressenter måste ha klart det hela? Finns det några begränsningar eller krav som måste till för att du ska vara säker på att lyckas med projektet? All den här informationen hjälper dig med att ta fram en exakt projektprognos. 

Som projektledare behöver du en projektprognos för att kunna fastställa projektets omfattning. Projektets omfattning hjälper sedan projektgruppen att förstå vilka leveranser som ska slutföras, vem som arbetar med vad och vilka tidsfrister som finns.

Hur du skapar en exakt prognos för ett projekt

Beräkningsprocessen börjar alltid med samma verktyg: projektledningstriangeln. Projektledningstriangeln består av tre huvudsakliga delar:

  • Kostnad
  • Omfattning
  • Tid

Tanken är att varje projekt ska ha en perfekt balans mellan alla tre delar. Om en del av triangeln måste ökas, måste något annat också justeras för att projektet ska förbli balanserat. Om till exempel projektets omfattning ökar krävs det oftast att även kostnaden eller tiden ökar. Om tiden för ett projekt minskar måste antingen omfattningen eller kostnaden öka för att balansera det.

Projektledningstriangeln har stor betydelse när man utformar en projektprognos. Med hjälp av förhållandet mellan de tre variablerna kan du uppskatta den tredje variabeln väldigt exakt om du bara har tillräckligt med information om de andra två variablerna.

6 vanliga metoder för projektprognoser

Om du inte lyckas beräkna ett projekt med hjälp av projektledningstriangeln kan du testa följande sex metoder för projektprognoser. Med hjälp av dessa kan du få fram tillräckligt med information för att göra en exakt prognos.

1. Top-down-beräkning

Med en top-down-beräkning uppskattar man den totala tiden för ett projekt och delar sedan upp projektet i mindre delar och uppgifter utifrån den uppskattade sluttiden. Den här uppskattningsmetoden är ofta kopplad till projektledningsstrategin WBS (Work Breakdown Structure). Med en WBS-strategi kan du dela upp större uppdrag i mindre deluppgifter.

Top-down-beräkning i praktiken

Om du föreställer dig ditt projekt som en pizza innebär en top-down-beräkning att pizzan delas upp i mindre delar.

Om ditt team har en deadline för att slutföra ett projekt inom ett kalenderår utgår du från tidslinjen på ett år och delar upp projektet i olika delar med viktiga milstolpar emellan. Säg till exempel att ett produktutvecklingsteam ska lansera en ny produkt inom ett kalenderår. Projektledaren ställer då inom detta kalenderår upp viktiga milstolpar, t.ex. att slutföra produktramen, alfabygget, produkttesterna och det slutgiltiga lanseringsdatumet. 

För att åter använda liknelsen med pizzan är varje del av projektet en ”pizza-slice” och hela projektet från början till slut är hela pizzan.

2. Bottom-up beräkning

Bottom-up beräkning är motsatsen till top-down-beräkning. I stället för att på förhand veta hur lång tid projektet tar och sedan dela upp det i mindre delar, se man istället på hur lång tid varje mindre uppgift tar och lägger sedan ihop dessa för att beräkna en deadline för projektet. 

Denna teknik påminner om kritiska linjen-metoden. Den största skillnaden mellan dem är dock att bottom-up-beräkningen tar hänsyn till varje enskild uppgift inom ett projekt medan kritiska linjen-metoden endast tar hänsyn till de viktigaste uppgifterna som måste utföras.

Bottom-up beräkning i praktiken

Om man utgår från den tidigare liknelser med pizzan innebär bottom-up-beräkning att man tar alla delar av hela pizzan för att räkna ut hur stor den slutliga pizzan blir.

Säg att du har fått i uppdrag att bygga en hemsida för webbshop och kunden vill veta ungefär hur lång tid detta kommer ta. Som projektledare tar du med alla uppgifter som krävs för att slutföra projektet och lägger sedan ihop den beräknade tiden för varje uppgift varefter du får fram den beräknade tidslinjen för kunden.

3. Trepunktsuppskattning

Med hjälp av en trepunktsuppskattning kan en bottom-up-beräkning göras mer exakt Den här tekniken utgår från genomsnittet av tre olika varianter av en bottom-up-beräkning: den mest optimistiska tidslinjen, den mest pessimistiska tidslinjen och den mest sannolika tidslinjen. På så sätt får man fram den slutliga tidsuppskattningen för projektet. Du kan få fram dessa tre uppskattningar genom att använda ett PERT-diagram.

Ett team kan exempelvis ha tre uppskattningar för sitt projekt: 10 dagar enligt den mest optimistiska tidsplanen, 14 dagar enligt den mest sannolika tidsplanen och 30 dagar enligt den mest pessimistiska tidsplanen. När man beräknar ett genomsnitt av dessa tidslinjer landar det på ungefär 21 dagar. 

4. Analog beräkning

Analoga beräkningar utgår från tidigare projekt och kartlägger specifika uppgifter som liknar det aktuella projektet. Informationen från tidigare projekt tillämpas sedan på det aktuella projektet. På grundval av likheter och skillnader kan projektledaren sedan uppskatta kostnader, omfattning och tidsåtgång för det aktuella projektet. 

Säg till exempel att en hemsidesutvecklare får i uppdrag att uppdatera hemsidan för en ny produkt. De kan då titta på det senaste arbetet de hade med att uppdatera en hemsida för en produkt och använda sig av detta för att beräkna tidsåtgång och deadline för det nya projektet.

5. Parametrisk beräkning

Parametrisk beräkning tar hjälp av historiska data från tidigare projekt för att beräkna alla delar av ett projekt, däribland resurser, budget, utrustning och tidsplan. Parametrisk beräkning används ofta i kombination med analog beräkning för att få fram en mer exakt uppskattning. Detta för att man tar hänsyn till både historiska data och erfarenhet för att ta fram en mer exakt beräkning. 

Tänk dig att du exempelvis är projektledare inom IT och får i uppgift att installera en viss programvara på 150 olika enheter. Eftersom du vet att installationen tar cirka 10 minuter på en enhet kan du använda dig av den siffran och multiplicera den med 150 för att få en uppfattning om hur långt tid hela arbetet kan ta. 

6. Expertisbaserad beräkning

Denna beräkningsmetod bygger helt och hållet på projektledarens erfarenhet. Mycket erfarna projektledare vet ofta hur lång tid som krävs för en viss typ av projekt eftersom de redan har genomfört liknande projekt massor med gånger. Om du funderar på att använda dig av en expertisbaserad beräkning kan det vara klokt att prata med någon som är expert inom sitt område. Annars är det bättre att tillämpa den här metoden i kombination med andra beräkningsmodeller.

Säg att en hemsidesutvecklare började bygga hemsidor i början av 2000-talet. Med mer än 20 års erfarenhet vet denne hemsidesutvecklare exakt hur lång tid det tar att bygga en vanlig hemsida. De utgår då helt enkelt från alla andra hemsidor de gjort genom åren.

Varför prognoser är viktiga för projektledningen

Att göra prognoser är en nödvändig del av planeringsprocessen. Nästan alla typer av projekt – allt från flexibla till mer linjära – har enorm nytta av projektprognoser. Och detta är varför:

Prognoser håller teamet på rätt spår

Ett vanligt sätt för projektledare att se till att projekten löper smidigt är att se till att deras team håller sig så strikt som möjligt till prognosen. Eftersom de vet exakt hur mycket tid, budget och resurser de har till sitt förfogande för en viss del av ett projekt kan de se till att teamet håller sig inom dessa gränser.

När projektledare, teammedlemmar och intressenter är införstådda med prognosen för det aktuella projektet kan alla vara delaktiga i ansvaret. För att detta ska kunna ske bör du se till att du alltid delar med dig av prognoser där alla får tillgång till dem, till exempel i ett digitalt projektledningsprogram

Krav på en projektplan innan projektet startar

För att kunna ta fram en korrekt projektprognos måste projektledaren först fastställa vilka viktiga uppgifter som måste slutföras innan projektet startar. Detta innebär att projektledarna tydligt kartlägger den kritiska gången och de viktigaste behoven innan projektet startar. Genom att fastställa den kritiska gången får du också en övergripande översikt över vilka uppgifter som krävs och vilka resurser du behöver för att slutföra dessa uppgifter.

Genom att ha all denna information tillgänglig innan projektet inleds kan du undvika oklarheter. Om en projektmedlem har frågor eller är osäker på vad som följer härnäst, kan han/hon gå tillbaka till den projektplan som upprättades vid beräkningsfasen. 

Bidrar till att minska riskerna

Projektprognoser kan bidra till att minska riskerna under projektets gång. Att upprätta en tydlig tidslinje innan projektet startar är ett bra sätt för ditt team att fastställa tidsplan och budget för projektet. Om du vill minska riskerna kan du lägga till lite extra tid, budget och resurser i projektplanen för att förhindra att deadline och budget överskrids.

Om det uppstår några problem på vägen kan du snabbt notera problemen och lösningarna i en problemlogg och hjälpa teamet att hitta tillbaka till den plan som tagits fram i samband med beräkningarna. Projektprognosen och den kritiska gången kan användas tillsammans som en referenspunkt så att projektteamet vet vad i projektprocessen de befinner sig.