Proteinbolaget administrerar alla projekt mer effektivt med Asana

Caroline Haglind, Ekonomichef

Proteinbolaget är en av Sveriges ledande onlinebutiker inom kosttillskott, träningskläder och träningstillbehör. Deras mål är att leverera produkter av hög kvalité riktade till alla med ett intresse för träning och hälsa. 

Vem: Proteinbolagets ekonomichef Caroline Haglind jobbar med prognossättning och projektledning av utveckling i företagets nya affärssystem. Hon berättade hur Proteinbolaget administrerar projekt i Asana

Hitta rätt verktyg

Innan Proteinbolaget gick all in med Asana, vilket de gjorde 2018, hade företaget inget specifikt system som alla använde. Några jobbade med post-its medan andra jobbade i anteckningar med to-do-lists. Ingen hade koll på något och det fanns ingen möjlighet till uppföljning samt det var svårt att kommunicera kring gemensamma uppgifter och projekt. Teamets huvudprioritering var att projekthanterings lösning ska vara modernt och lätt att förstå men också ha möjligheter till mer avancerade regler. Mårten som är VD och medgrundare av Proteinbolaget har testat på massa olika system och fastnade sedan för Asana. Andra som testade höll med om att det kändes som något för teamet.

Hur var onboarding

För de som som ”var med från början” tog det ett tag innan de kom fram till det bästa sättet att jobba på (vilket visserligen utvecklas hela tiden). Nu när teamet hittat sitt sätt är det mycket enklare och roligare att onboarda ny personal. Varje chef är utbildningsansvarig för sitt team och ibland kan de ha extra sittningar med dom som vill ha tips och trix. Vissa anställda hajar grejen direkt medan andra behöver lite mer tid, men så fort en nyanställd landat i vilka hens arbetsuppgifter är och kan sätta sin egen prägel på sina projekt i Asana klarnar bilden snabbt. 

Asanas inverkan

Favoritfunktioner i Asana

Proteinbolaget administrerar alla projekt i Asana oavsett om det är en enskild person som är ansvarig för ett projekt eller en grupp som arbetar tillsammans. Projekten är kopplade till bolagets mål och det finns ingen begränsning på vilka typer av uppgifter som läggas in – stort som smått. Enligt Caroline visade nästan alla Asanas funktioner sig vara väldigt användbara – goals, forms, rules osv. Teamet sätter särskilt värde på att kunna ha en task i flera projekt. De lyfter också fram like-funktionen på både kommentarer och tasks. Den är simpel men ack så nödvändigt för att bekräfta eller uppmuntra aktiviteten.

Asana för möten

Företaget jobbar alltid i Asana under våra ledningsgruppsmöten. Tidigare körde teamet mötesagenda med anteckningar där de taggade in uppgifter eller projekt som var berörda. Nu sker allt mest utifrån de tasks eller projekt i Asana som är viktigast  och noterar i dessa löpande. Många anställda kör också 1:1-projekt och mötesagendor för stand up i Asana. 

Tidssparande arbetsflöde

Själva strukturen som teamet bygger upp i Asana gör att företaget kan spara tid. Nu kan de jobba så att inget faller mellan stolarna. Till exempel har de rutiner för hela månadsbokslutet i Asana vilket säkerställer att inget missas samt att det är lätt att få en överblick över vad som är avklarat och inte. Dessutom slutade teamet slösa tid på att växla mellan flera applikationer. Faktiskt allt som är actionbaserat ska nu finnas i Asana. Det får liksom inte finnas uppgifter ”i någons huvud” som sedan riskerar att glömmas, utan allt ska in i Asana.

Vi räknar med att jobba med asana så länge som möjligt, vi ser bara positivt på det och har inga planer på att avsluta!

Caroline Haglind, Ekonomichef, Proteinbolaget i Sverige AB

Vill ni också börja använda Asana? Kontakta oss för att få alla nödvändiga detaljer och en gratis testperiod av Asana Business.