3 tips på hur man minskar risken för utbrändhet på jobbet

Även om man talat om känslomässig utmattning och utbrändhet ända sedan 1974 har läkarvärlden fortsatt diskutera både diagnosen och symtomen. Först 2019 inkluderade Världshälsoorganisationen utbrändhet i den internationella sjukdomsklassifikationen ICD, där tillståndet beskrivs som “ett syndrom som uppstår på arbetsplatsen på grund av kronisk stress som inte åtgärdas”.

Problemet med utbrändhet är idag mer aktuellt än någonsin. Många har efter övergången till distansarbete känt att deras känslomässiga tillstånd försämrats. Vad beror det på? Varför är känslomässig utmattning farlig? Hur ska man hantera det som chef? Det ska vi försöka reda ut.

Distansarbete kan vara en anledning till att man upplever känslomässig utmattning

Känslomässig utmattning och distansarbete 

Statistik från undersökningar som gjorts om utbrändhet under Covid19-pandemin visar oroväckande resultat:

• 85 % uppgav att deras känslomässiga tillstånd försämrats
• 62 % hade upplevt utmattningskänslor “ofta” eller “väldigt ofta” under de tre senaste månaderna. 
• 57 % ansåg att pandemin haft “stor inverkan” eller “väldigt stor inverkan” på deras arbete.
• 55 % uppgav att de haft svårt att hitta balans mellan arbete och privatliv. 
• Bara 21 % bedömde sitt tillstånd som “bra” och endast 2 % som “mycket bra”. 

De här siffrorna säger oss att människor är mer än bara lite missnöjda. Känslomässig utmattning har dessutom en direkt inverkan på vår hälsa. Och de anställdas dåliga mående påverkar deras effektivitet och motivation på jobbet. 

I den nyligen publicerades studien Anatomy of Work 2021 upptäckte Asana  några oroväckande tendenser som kan kopplas till övergången till distansarbete: 87% av de 13000 tillfrågade svarade att de arbetar nästan två timmar mer per dag. Det betyder att de arbetar cirka 455 övertidstimmar om året. För att förstå omfattningen kan man jämföra med resultatet av samma undersökning 2019, då motsvarande siffra i genomsnitt var 242 timmar.

På grund av att gränserna mellan arbete och fritid har suddats ut, upplever tre av fyra anställda att det är svårt att dra gränsen mellan arbete och privatliv. Sju av tio upplever symtom på känslomässig utmattning. 

Varför blir man känslomässigt utmattad?

Enligt psykologerna Christina Maslach (University of California Berkeley), Susan E. Jackson (Rutgers University) och Michael Leiter (Deakin University) finns det sex grundläggande orsaker till utbrändhet:

• Arbetsbelastningen varierar hela tiden 
• Känsla av att inte ha kontroll 
• Otillräcklig belöning 
• Inget stöd av kollegorna 
• Känsla av orättvisa
• Kraven motsvarar inte ens kompetens

För att lösa de här problemen behöver man genomföra komplexa förändringar. Ett par exempel på vad man kan göra är att optimera arbetsprocesserna med hjälp av IT-lösningar samtidigt som man visar omtanke om de anställda med gymkort, yoga- eller danslektioner och extra lediga dagar.

Det finns tre sätt för chefer att hantera känslomässig utmattning i teamen.

Yoga, dans och träning hjälper till att minska symtomen vid känslomässig utmattning, men för att lösa problemet behövs komplexa förändringar

3 steg för att hantera känslomässig utmattning i teamet

1. Identifiera problemen

Innan man kan vidta några som helst åtgärder måste man ta reda på vad det är som orsakar den känslomässiga utmattningen. De vanligaste faktorerna som ligger bakom symtom på utbrändhet är:

• Hög arbetsbelastning
• Teamet saknar en tydlig ledare
• Verkligheten motsvarar inte förväntningarna 
• Orättvist bemötande

Dessutom kan utbrändhet hos de anställda förstås också bero på personliga problem som till exempel ekonomi eller stress i hemmiljön.

Oavsett orsak är det viktigt att tala direkt med teammedlemmarna. Det gör det lättare att identifiera orsaken i det enskilda fallet och att hitta en lösning. Här kommer några råd som kan bidra till att hitta grundorsaken:

• Umgås enskilt med varje teammedlem. Under personliga samtal är medarbetare mer villiga att dela med sig av sina tankar om vad som händer i teamet. Det kan ge dig information som du annars inte skulle haft tillgång till. 
• Undvik att göra antaganden. Du måste förstå vad som egentligen pågår och inte bara tro. Ställ konkreta frågor. 
• Ta hjälp av en utomstående expert (till exempel en psykolog eller coach), som den anställde kanske tycker att det är lättare att prata med. Ibland vill människor inte prata, men de mår bra av att veta att det finns någon som vill lyssna.

Orsaken till känslomässig utmattning behöver inte vara jobbrelaterad, ibland är det personliga problem som ligger bakom

2. Ta hand om teamet 

Teamet ska känna att de har stöd av organisationen. Detta är särskilt viktigt när det handlar om utbrändhet. Beroende på vilken orsaken till problemet är, kan åtgärderna för att hjälpa de anställda se olika ut. Här följer några exempel på vad man kan göra:^.

• Slösa inte med tiden. Om teamet har hög arbetsbelastning är det bästa man kan göra att hjälpa teamet att använda sin tid bättre. Detta gör man genom att automatisera rutinuppgifter och ge teamet kontroll över arbetsbelastningen. 
• Optimera företagets processer. I de fall det är möjligt bör man förenkla kommunikation och uppföljning av uppgifter. Då får de anställda mer tid över. Detta gör man enkelt med Asana. 
• Flexiblare arbetstider. Det ger de anställda tid och utrymme för saker de annars kan ha svårt att hinna med, som till exempel läkarbesök eller aktiviteter med barnen. 

3. Ta hand om dig själv

Den som är chef måste också ta hand om sin egen psykiska och fysiska hälsa för att kunna hantera och ta hand om de anställdas utmattning. Då föregår man också med gott exempel för teamet. Här kommer ett par tips på vad man kan göra:

• Respektera privatlivet. Om du skickar ett mejl klockan tio på kvällen skapar det en föreställning om vad som räknas som arbetstid. Det bidrar sannolikt till stress i teamet. Nästa gång du får lust att skicka ett röstmeddelande till en kollega vid midnatt – låt bli! Det kan vänta till morgonen.
• Visa dina känslor. Många tror att chefer måste vara perfekta. Men glöm inte att du är lika mänsklig som alla andra. Det betyder att du också har dagar när du är trött, stressad eller bara inte har lust att arbeta. Det är normalt. Om du visar det för ditt team kan ni få större förtroende för varandra. 

Om du själv lider av utbrändhet kan du inte hjälpa ditt team. Därför måste den som leder arbetet först och främst ta hand om sin egen hälsa 

Till sist

Att hantera anställdas utmattning är alltid svårt. Men det är din uppgift som chef att identifiera tecknen på ett tidigt stadium och se till att göra något åt dem innan problemet växer sig större. Vi hoppas att tipsen i den här artikeln kan hjälpa till att minimera de negativa effekterna av utmattning och göra teamet starkare.