Så bidrar Google Chat till bättre samarbete

En av de viktigaste uppgifterna som ett företag har, är att skapa förutsättningar för effektiv kommunikation inom teamen. Om kommunikationen är för aktiv hindrar den arbetet, medan brist på densamma leder till att medarbetare missar information som är viktig för arbetsprocesserna. En enkel och bekväm lösning för god kommunikation är verktyget Google Chat som ingår i Google Workspace. Här ska vi berätta mer om funktionerna som gör det lätt att kommunicera på ett enkelt, lättsamt och trevligt sätt, både på kontoret och utanför.

Tillgänglighet i stressade stunder

Ibland kräver teamarbetet lösningar och beslut, även när du inte är redo för dem. Du kan få en brådskande fråga från en kollega när du sitter i möte eller har bråttom iväg någonstans. När det händer kan Google Chat, med sina AI-funktioner, hjälpa dig att reagera snabbt och effektivt trots att du är upptagen.

Google Chat erbjuder ett stort urval av inställningar och botar som stöd för teamets arbetsprocesser. Man kan lägga till en bot till en individuell chattkommunikation eller till ett så kallat rum, det vill säga en gruppchatt (mer om det senare). Smarta verktyg hjälper till att delegera uppgifter, ge snabb tillgång till filer, planera möten och reagera på aviseringar utan onödig fördröjning.

Dessutom har Google Chat en mängd tilläggsfunktioner för arbete i grupp. Med ett par klick kan man i ett och samma fönster till exempel skicka en hel mejltråd eller kolla alla steg gällande beställning och leverans i en kundkommunikation.

Alltid relevant kontext

Teamarbete har ofta högt tempo och det händer mycket som man måste följa i realtid. Kanske lägger någon till dig till en aktiv chatt där dina kollegor redan diskuterat viktiga frågor i ett pågående projekt. Du har ett genomtänkt och relevant svar som du gärna vill dela med dig av – men chatten fylls hela tiden på med nya meddelanden.

För att inte skapa mer förvirring kan du använda dig av citeringsfunktionen. Med den kan du markera ett utvalt meddelande och svara på det, så att kontexten blir tydlig för alla deltagare i diskussionen.

En emoji säger mer än tusen ord

Många som använder Google Workspace gillar att lägga till emojis för att ge sina chattmeddelanden mer personlighet. Google Chat har tusen olika varianter att välja bland för att ge meddelandet rätt ton och känsla.

Dessutom kan du lägga till egna emojis, för att uttrycka dig helt utan begränsningar. Det kan vara en logga, ett meme eller din egen grafik. Så snart du lägger till din egen emoji blir den tillgänglig för alla dina kollegor, så att de också kan använda den för att uttrycka sina känslor och reaktioner.

Men det är inte bara emojis som kan göra dina meddelanden mer personliga. I Google Chat kan du också lägga till gif:ar som du kan snabbsöka direkt i chatten.

Arbetsrum

Gruppchattarna i Google Chat kallas Rum. Här kan ni samtala, arbeta med gemensamma filer och uppgifter. Till rummet kan man förstås bjuda in teammedlemmar, men också utomstående deltagare.  Det är möjligt att samla upp till 8000 personer i ett rum.

I ett gemensamt utrymme kan ni skapa flera underrum för olika teman, till exempel ett för att diskutera löpande uppgifter, andra för idégenerering, team building och så vidare. Behöver du vända dig till en enskild deltagare i chatten? Allt du behöver är @ och personens användarnamn.

Integrera Google Chat, Google Meet och Gmail

En av de nyttigaste funktionerna i Google Chat är att man kan integrera andra verktyg som ingår i Google Workspace. Till exempel Google Meet för videokonferenser. Under pågående videomöte kan man lägga till meddelanden till teamet direkt i er gemensamma chatt. Man kan även bifoga dokument och dela ut uppgifter till enskilda deltagare i videosamtalet.

Integreringen med Gmail gör det möjligt att skicka vidare viktiga meddelanden från chatten till den egna inkorgen med ett klick på ”vidarebefordra till inkorgen”. Tack vare det här alternativet har du alltid aktuell information om pågående projekt till hands och inget tappas bort i de oändliga chattrådarna.

Swedbyte hjälper dig att implementera Google Chat

Swedbyte är Googles rekommenderade partner i Sverige sedan 2011. Om ni behöver ett kraftfullt verktyg för team-kommunikation är våra specialister redo att hjälpa er att snabbt implementera Google Chat och anpassa lösningen till just era arbetsprocesser.

Fördelar med Swedbyte:

• Vårt team består av certifierade specialister som kan Google Workspace utan och innan, med alla dess egenheter, och vet vilka inställningar som krävs för att anpassa verktyget till konkreta arbetsprocesser.
• Vi hjälper företag genom alla etapper av implementeringen av Google Workspace. Våra specialister ger även support med att föra över information, integrera andra lösningar i er infrastruktur och utbilda användare.
• Ni sluter avtal med ett svenskt företag. Vi ser till att ni har all dokumentering ni behöver för redovisning och rapportering.
• Efter implementeringen av Google Workspace erbjuder vi full teknisk support och svarar också på alla frågor om molntjänster för teamarbete.

Mer information om vilka möjligheter Google Workspace erbjuder och prisplaner för anslutning hittar ni här.

Sammanfattning

Google Chat är ett verktyg som underlättar kommunikationen för team. Med Google Chat kan man lätt och snabbt utbyta information och dokument i samarbete med hundratals kollegor. Gränssnittet är enkelt och intuitivt, det har en mängd alternativ och integreringar, är lätt att ställa in och anpassa till just ert företags behov. Google Chat är en effektiv och universell lösning för moderna och progressiva verksamheter.