Så blir du en effektiv ledare: två effektiva strategier

Pandemi, ekonomiska och politiska kriser – hur en organisation reagerar på sådana utmaningar kan antingen stärka eller underminera utsikterna till framtida utveckling och tillväxt. Som tur är finns det strategier som hjälper ledare att stärka team inifrån. Det handlar om att ge stöd till medarbetare och uppmuntra självständighet. I den här artikeln ska vi berätta mer om det.

Hur stöd till medarbetarna påverkar deras arbete

Evangelia Demerouti, en av författarna till en studie publicerad i Organizational Psychology Review och professor vid Eindhovens tekniska universitet i Nederländerna, tar upp behovet av att uppmärksamma den stress som anställda utsätts för. Det gäller både stress som kommer inifrån och utifrån.

Evangelia Demerouti hänvisar till sin teori ”Job Demands–Resources Theory” som hon formulerade tillsammans med Arnold B. Bakker 2016. Enligt den här teorin ökar stressen på arbetet i takt med att kraven på de anställda ökar utan att resurserna för deras arbete gör detsamma. Hon påminner också om att stress kan uppstå utanför arbetsplatsen. Om en anställd upplever stress på grund av sin fysiska eller psykiska hälsa påverkar det produktiviteten på arbetsplatsen.

Evangelia Demerouti har analyserat över hundra vetenskapliga artiklar och även studerat undersökningar bland anställda under pandemin. Med detta som grund har hon kommit till slutsatsen att en nyckelfaktor till motivation och stabila medarbetare är självständighet och socialt stöd.

Enligt Demerouti stimulerar självständighet och en stöttande arbetsmiljö de anställdas motivation och vilja att utveckla färdigheter, även i situationer när krisen beror på yttre omständigheter. Därför bör chefer arbeta för att hitta den perfekta balansen mellan självständighet och socialt stöd, samt ta hänsyn till hur de anställdas psykiska och fysiska mående påverkar deras arbete.

Så leder självständighet till stabil personal

Att ge de anställda möjlighet att arbeta när, var och hur de vill, visar respekt för deras liv och individuella behov. Demeroutis forskning visar att den här typen av infrastruktur hjälper medarbetare att få sina behov tillfredsställda samtidigt som de utvecklar sina färdigheter.

För att skapa en arbetskultur som präglas av självständighet, menar Demerouti att förtag tydligt måste definiera alla roller och se till att det finns en ständigt pågående kommunikation, samt en oavbruten och transparent kontakt mellan juniora och seniora teammedlemmar. Ju tydligare roller på alla nivåer är definierade, med desto större medveten mening utför medarbetare sina uppgifter och utnyttjar de resurser som står till förfogande.

Rollerna fördelas enligt följande, oavsett storlek på företaget:

• Ledning – har ansvar för att företagets mål är tydligt uppsatta och formulerade
• Mellanchefer – avgör hur dessa mål ska uppnås
• ”Vanliga” anställda – ansvarar för att målen uppnås

Mellanchefer kan också ha rollen som mellanhand mellan ledning och anställda. Samtidigt ska de uppmuntra anställda att självständigt hantera sina beslut, att till exempel ta fullt ansvar för att utföra uppgifter före en viss deadline. Medarbetarna får verktygen och förstår målen för processerna.

En sådan självständighet ger en känsla av frihet, och stor flexibilitet i arbetet. Om man samtidigt har full förståelse för exakt vilket ansvar som ingår i ens roll känner man sig lugn och trygg.

Så skapar man självständighet för ökad produktivitet

Självständighet betyder inte att man ska glömma bort sina kollegor. Istället kräver det öppna kommunikationskanaler, så att alla kan dela med sig av sina idéer om hur man bäst kan lösa olika uppgifter.

För att upprätthålla en fri och öppen kommunikation mellan medarbetare finns idag projekthanteringsplattformar som till exempel Asana. Det är en molntjänst som kan automatisera rutinuppgifter, vilket frigör tid som kan läggas på mer kreativt arbete. I Asana kan alla medarbetare tydligt se sina bidrag till att projektet genomförs, samt utbyta idéer och tankar om hur olika uppgifter bäst utförs.

Det är särskilt viktigt att ha den här inställningen i tider när anställda upplever stress, inte bara på arbetsplatsen utan också i privatlivet. Kanske oroar man sig för barn som är ensamma hemma när det är studiedag i skolan. När man har tankarna på annat håll är det svårt att fokusera på arbetsuppgifter och då är det extra betydelsefullt att ha stöd av kollegor och chefer.

Stödet kan vara av olika karaktär och komma både från kollegor och överordnade. Möjlighet till flexibel arbetstid, hybridarbete eller friskvårdsbidrag kan vara faktorer som minskar risken att stress i privatlivet påverkar arbetsprestationen.

Men det finns förstås ingen universallösning för att skapa trivsel och trygghet på arbetsplatsen. Alla människor har sina individuella behov. Alla reagerar olika på stress och krissituationer. Därför måste chefer säkerställa att kommunikationen fungerar, regelbundet bjuda in till möten och föra dialog om förbättring av arbetsmiljön.

Det handlar om att visa de anställda att man bryr sig om dem. Att till exempel ha tydliga rutiner för hur man tar upp problem och klagomål eller särskilda arbetsgrupper för olika frågor.

Det finns många vetenskapliga undersökningar som pekar på de positiva effekterna av socialt stöd på arbetsplatsen för de anställdas psykiska välbefinnande. År 2009 genomfördes i Österrike, Tyskland och Schweiz en studie i tre etapper. Man följde olika aspekter av hur 1852 anställdas välbefinnande förändrades, i takt med att det sociala stödet på arbetsplatsen ökade. Under året som studien genomfördes fick man bekräftat att en trygg och trivsam arbetsplats har direkt inverkan på de anställdas effektivitet, stabilitet och optimism.

Sammanfattning

Välbefinnande, stöd, självständighet i arbetet – allt detta hjälper anställda att hantera yttre och inre kriser på ett bättre sätt. Om man känner sig lugn och säker på arbetsplatsen, blir man mer motiverad att göra resultat och uppnå sina mål.

En chef som vill bli en bättre ledare måste alltså erbjuda medarbetarna frihet att själv organisera arbetet och ge dem enkla och bekväma kanaler för kommunikation, både inom teamet och med chefer.