Öga mot öga: Så lyckas du med 1:1-samtal

”Skulle du kunna stanna kvar en stund efter mötet …” När chefen vill ha ett enskilt samtal blir man ofta orolig. Vi har alla sett på bio eller läst i böcker om hur de där samtalen bakom stängda dörrar för det mesta innebär dåliga nyheter för den anställde. De goda nyheterna, de som handlar om befordran eller bonusar, presenteras i allmänhet i närvaro av alla kollegor. Men trots våra fördomar är en-mot-en-möten ett ofta använt och effektivt verktyg för team management.

Den välkände affärskonsulten Michael Wolf kallar den här typen av samtal för start-upens bästa vän. Att prata öga mot öga ger medarbetare en mer påtaglig känsla av engagemang och produktivitet än om man diskuterar samma saker på ett teammöte. När viktiga frågor avhandlas i större grupper kan inte alla bli sedda och hörda. Någons potentiella bidrag till processen kommer alltid att förbli outsagt och det sänker motivationen hos alla, inte bara hos den medarbetare som inte blivit hörd.

Vi har skrivit mycket om vikten av motivation för teamkänslan, så vi ska inte fördjupa oss i det här. Istället ska vi berätta hur man på ett effektivt sätt hanterar och organiserar 1:1-kommunikation så att det inte bara blir ett möte för mötets skull.

Sätt mötet i en kontext

Enskilda samtal måste alltid vara planerade, så att de inte uppfattas som de där obehagliga samtalen som sker bakom stängda dörrar och som man inte vet i förväg vad de ska handla om. Förutsättningen för ett bra samtal är att den anställde vet vad som ska avhandlas och kan förbereda sig för mötet. Om båda parter i god tid kunnat förbereda sig, slipper man att under mötet lägga tid på att förklara syftet med samtalet och i vilken kontext det ska ses. Istället kan man ägna sig åt de viktiga sakfrågorna och att skapa en fruktbar atmosfär. Den anställde ska inte behöva gissa sig till om det är goda eller dåliga nyheter som väntar.

När man planerar mötet kan man använda sig av en Kanban-tavla, ett av de populäraste verktygen för teamarbete. I Asana finns färdiga mallar för sådana tavlor, där man kan lägga in teman eller tankar och idéer om det förestående samtalet. Det är praktiskt och bekvämt. Allt du vill ta upp, men kanske glömmer i stunden, finns där framför dig som ett stöd.

Inled samtalet med öppna frågor

En bra ledare lyssnar på och förstår sina underordnade. Men det kan vara omöjligt att lyckas med om kommunikationen störs av psykologiska filter, nervositet eller förutfattade meningar. Om samtalsledaren inleder med att prata om ämnen som inte har med saken att göra, får det den inbjudne att bli på sin vakt och undra vad det egentligen handlar om.

Vi rekommenderar att man inleder samtalet med öppna frågor som rör den dagordning man i förväg kommit överens om. Öppna frågor är den typ av frågor som kräver mer än ett ja eller nej. De fungerar utmärkt tillsammans med ett aktivt lyssnande, en av de viktigaste färdigheterna för en god ledare.

Det är alltid en bra idé att byta ut påståenden mot öppna frågor. Särskilt om ens samtalspartner inte formulerat sin ståndpunkt eller åsikt tillräckligt tydligt:

-Företaget ”X” har höjt priserna för mycket.

Fel: Det betyder att vi måste byta leverantör.

Rätt: Tror du att bör satsa på att byta leverantör?

Ett annat verktyg i den aktiva lyssnarens verktygslåda är ”ekot”. Genom att spegla tillbaka din samtalspartners tankar, visar du att du är uppmärksam och håller med. Det motiverar till mer engagemang och mer detaljerade formuleringar.

-Jag tycker att …

-Bra. Enligt din åsikt …

Betona att ni sitter i samma båt

Att samtala öga mot öga med sina medarbetare är en del av företagskulturen. Dialogen måste byggas så att den verkligen innehåller ett utbyte av tankar. Informationen som diskuteras ska vara till nytta för hela teamet. Man kan be om medarbetarens åsikter gällande olika aspekter av teamarbetet, men inte så att det verkar som om man samlar in det senaste skvallret.

Ett bra sätt att skapa engagemang och motivation är att dela med sig av de senaste nyheterna om företaget, sådant som ännu inte är allmänt känt.

Så förstärker man effekten av 1:1-möten – råd från Michael Wolf

Michael Wolf rekommenderar att man avsätter mellan 30 och 60 minuter till mötet. För att få ut mesta möjligt av samtalet menar han att man ska:

• Ha möten regelbundet och vid en återkommande tid

1:1-samtal är ett verktyg som bara fungerar hundraprocentigt om de är en naturlig del av arbetsprocesserna och inte en engångsföreteelse bara för sakens skull. Teammedlemmarna ska själva kunna föreslå teman för samtalen och ta upp aspekter av arbetet som kanske är osynliga för cheferna. Man får inte missa eller ställa in de här 1.1-mötena, eftersom det kan få medarbetaren att känna sig förbisedd och inte tillräckligt värdefull. Det är signalen du skickar om du inte tar dig tid att lyssna på det som är viktigt för teammedlemmarna.

• Ha samtalen utanför kontoret – på kafé eller en parkbänk.

En informell omgivning skapar större utrymme för förtroende.

• Sammanfatta slutsatserna av mötet

Det kan vara punkter eller bara anteckningar i marginalen till dagordningen, det spelar ingen roll. Det viktiga är att genom att anteckna vad medarbetaren säger, visar du att du tar samtalet på allvar och värdesätter informationen du får. Dessutom är det ett viktigt underlag för att skapa kontext till nästa samtal. Du glömmer inte vad ni redan avhandlat och vad som är kvar att diskutera under nästa möte.

• Frångå planen om det behövs.

Under samtalets gång kan det dyka upp frågor som kräver fördjupad diskussion på en gång. 1:1-möten bör vara flexibla, man får inte hålla för hårt fast vid sitt manus.

• Be om återkoppling

Vid den här typen av samtal måste medarbetaren känna förtroende och att man ärligt kan säga vad man tycker. Som avslutning på samtalet kan man ställa öppna frågor som är viktiga för teamandan som till exempel: ”Vad tycker du saknas i vårt team?”

Till sist

Ett välorganiserat 1:1-möte ska ge resultat på flera nivåer. Man ska få värdefull information om arbetsprocesser, motivation och minska eventuell emotionell stress (särskilt viktigt för nya medarbetare). Det viktigaste är att man inte tappar fokus och låter samtalet förvandlas till en ostrukturerad fikapaus.