Fokusshiften som kväver din produktivitet

De flesta av oss börjar och slutar vår arbetsdag med appar, verktyg och resurser. Vi kollar Slack-meddelanden, klickar oss vidare till e-posten, går igenom våra digitala att göra-listor och kör igång våra operativsystem. Och allt detta på bara en halvtimme. Detta hoppande mellan olika uppgifter, verktyg och resurser brukar kallas sammanhangsbyte, och det är just detta vi lägger en stor del av vår tid på.

Som tur är finns det ett antal sätt undgå dessa ständiga sammanhangsbyten. Vi ska göra en djupdykning i vad det egentligen innebär, de verkliga kostnaderna för det och hur vi åter igen kan ta kontroll över vad vi fokuserar på.

Vad är sammanhangsbyte?

Sammanhangsbyte är när du hoppar mellan olika uppgifter, appar och projekt. Det är helt normalt – alla gör det – men problemet är att vi ägnar så mycket tid på att hoppa mellan sociala medier, kommunikationsappar och projektledningsprogram att det inte finns mycket tid över till att vara produktiv och kunna jobba på ett mer djupgående sätt. Alla dessa distraktioner skadar produktiviteten och gör att vi känner oss allt mer överväldigade av allt som händer, vilket i sin tur gör oss ännu mer stressade och mindre produktiva.

Varför byter vi sammanhang?

Förklaringen till att detta hoppande är enkel: det finns så mycket som hela tiden kräver vår uppmärksamhet. Enligt 2022 års Anatomy of Work Index upplever över hälften av arbetstagarna (56%) att de måste besvara meddelanden direkt när de fått dem. Dessutom hoppar arbetstagare mellan nio appar per dag och känner sig helt överväldigade av dem. Vilket är helt logiskt – nio appar är många bollar i luften samtidigt.  

Dessa verktyg och tekniker är utformade för att göra arbetet enklare, snabbare och smartare. Men alltför många osammanhängande appar får rakt motsatt effekt – de saktar ner saker och gör jobbet komplicerat.

Vad är skillnaden mellan sammanhangsbyte och multitasking?

Sammanhangsbyte och multitasking kan båda ha en negativ inverkan på ditt jobb, men det finns vissa skillnader mellan dem. Att byta sammanhang innebär att snabbt hoppa mellan olika saker. Oftast gör detta innan du är klar med det du för närvarande håller på med. Säg till exempel att du är halvvägs in i en projektbeskrivning när din chef kommer in och ger dig en ny uppgift med att ta fram en statusrapport. Istället för att avsluta din projektbeskrivning byter du fokus och börjar direkt jobba med rapporten istället.

Multitasking däremot är när du försöker utföra flera olika flera uppgifter samtidigt. Om vi tar oavnstående exemplet skulle du vid multitasking ta dig an både projektbeskrivningen och statusrapporten på en och samma gång och växla fram och tillbaka mellan de båda jobben. Båda kan ha inverkan på ditt arbete, och enligt Anatomy of Work Index uppger mer än hälften av arbetstagarna att de multitaskar under möten.

Kostnaden: Hur sammanhangsbyte förstör dagen

Det kostar mycket att byta sammanhang, men vi är så vana vid att göra det att vi oftast inte ens tänker på att vi gör det. Det har väl ingen betydelse om jag svarar på ett kort e-postmeddelande innan jag dyker ner i den här rapporten som jag höll på med? Och vad är det för fel med att skicka iväg en snabb fråga på Slack under morgonmötet? 

I själva verket har sammanhangsbytet en negativ inverkan på hur vi mår på jobbet. En studie från University of California, Irvine, konstaterade att människor efter bara 20 minuters upprepade avbrott upplevde mer stress, frustration, arbetsbelastning, ansträngning och påfrestningar. 

Vilket är ett stort problem eftersom vi faktiskt ständigt blir avbrutna. Anatomy of Work Index konstaterade att över en tredjedel av arbetstagarna känner sig överväldigade av ständiga plinganden.

Och enligt mätningarna ägnar vi mycket tid åt att byta sammanhang:

• 42% ägnar mer tid åt e-post än för ett år sedan.
• 40% ägnar mer tid på videosamtal än för ett år sedan.
• 52% multitaskar under virtuella möten mer än för ett år sedan
• 56% upplever att de måste svara direkt när de får meddelanden. 

Det hela blir ännu tydligare när man tittar på olika generationer där millennials och Gen Z känner sig betydligt mer överväldigade än arbetstagarna i allmänhet.

9 sätt att hindra sammanhangsbyte

Framtidens arbetsplatser måste inte vara fyllda med av utbrända, överväldigade teammedlemmar som bollar med tio olika appar och byter arbetsuppgift varannan minut. Med några enkla förändringar i tankesättet och med lite struktur kan du skapa förutsättningar för dig själv och ditt team att lyckas. Här är nio tips som hjälper dig med att inte hela tiden byta sammanhang:

1. Använd uppmaningen Stör ej: Ge dina anställda rätt att använda Stör ej-lägen och schemalagda arbetsblock för att fokusera på arbetet.

2. Ta hjälp av integreringar: Effektivisera de vanligaste verktygen för att låta teamet fokusera på sitt jobb, vilket minskar tidsåtgången och behovet av sammanhangsbyten.

3. Förbättra samarbetet: Bilda fler tvärfunktionella team som kan arbeta tillsammans utan att fördröjas av arbete om arbete. Genom att använda verktyg som främjar asynkron kommunikation kan du minska tiden som går åt till att hoppa mellan olika meddelandeplattformar och e-post.

4. Samla verktygen: Samla appar och verktyg i en centraliserad plattform, t.ex. en arbetshanteringsplattform, för att tillgängliggöra information, kommunikation och arbetsflöden i ett enda verktyg.

5. Använd dig av teknik för tidshantering: Försök med produktivitetsverktyg, till exempel Pomodorotekniken, där du ställer in återkommande arbetsblock och pauser i ordningsföljd. De här strukturerade tidsblocken hindrar störningar och gör det lättare att fullt ut koncentrera sig på den aktuella uppgiften.

6. Prioritera uppgifter: Tillämpa en metod för att prioritera uppgifter som får arbetet tillräckligt engagerande för att avstyra distraktioner. Prova olika tekniker för att se vad som passar bäst för just ditt arbete. Exempelvis chunking-metoden som är utformad för att gruppera liknande uppgifter och bibehålla fokus under längre tid.

7. Koppla arbetet till målsättningar: Sätt varje enskild uppgift i relation till större mål och insatser. Den här synkrona metoden håller dig fokuserad och minskar sammanhangsbyte. Den har dessutom den extra fördelen att den markerar framsteg mot långsiktiga mål och visar hur viktiga dina dagliga uppgifter är.

8. Schemalägg tid för coworking: Använd programvara för distansarbete för att ordna virtuella samarbetsmöten eller samla dem på plats om du har möjlighet till det. Detta minskar distraktioner eftersom det är svårare att svara på ett meddelande när du sitter mitt uppe i ett samtal.

9. Skippa onödiga möten: Behövs det verkligen ett 30 minuter långt samtal och en presentation för den där statusuppdateringen? Eller kan du hålla nere distraktionerna och skicka över den som en projektstatusrapport?

Ta kontroll över aviseringar för att ta tillbaka din tid

Sammanhangsbyte har blivit en naturlig del av arbetsdagen. Vissa gånger hinner det inte ens gå trettio sekunder innan mobilen plingar på nytt. Det är en ständig kamp om din uppmärksamhet, men med tydliga gränser och en stöttande chef kan du få den inre ro som kommer sig av ett mer fokuserat arbete.

Vill du veta mer om hur vi arbetar? Läs hela vår rapport Anatomy of Work för att ta del av nya forskningsrön om arbete under 2022.