Sju frågor värda att ställa när en medarbetare säger upp sig

En av era anställda har sagt upp sig. Beslutet är fattat, alla formella steg är tagna. Men innan medarbetaren lämnar kontoret för sista gången bör man bjuda in till en exitintervju.

Vad ska det vara bra för?

En exitintervju, eller ett avgångssamtal, genomförs under den allra sista arbetsdagen. Syftet med samtalet är att få en ärlig och uppriktig återkoppling om hur medarbetaren upplevt sin tid på företaget. Men även att förstå vad som kan förbättras gällande arbetsprocesser och företagskultur.

Den här typen av återkopplingssamtal vid uppsägningar används på många stora företag och organisationer. Om man genomför intervjun som ett informellt samtal blir nyttan ömsesidig. Organisationen får värdefull information som kan bidra till en god utveckling av personalkulturen och samtidigt får medarbetaren känna att han blir lyssnad på och lämnar arbetsplatsen med en positiv bild av arbetsgivaren. Det händer till och med att avgångssamtalet blir en vändpunkt och medarbetaren bestämmer sig för att stanna.

De skäl som den anställde anger som orsak till uppsägningen är sällan de enda. Under ett avgångssamtal kan det avslöjas att det finns faktorer som hindrar karriärutveckling och möjlighet att växa inom organisationen. Om det finns hopp om att hindren kan undanröjas kan det ge den anställde motivation att stanna. Den här typen av samtal kan alltså fungera som ett sätt att behålla värdefulla medarbetare när man redan provat allt annat.

Vem håller i avgångssamtalet?

Definitivt inte en projektledare eller en senior teammedlem som den uppsagda medarbetaren interagerat med nära och under lång tid. Ofta genomförs intervjun av någon på HR eller högre nivå, till exempel en biträdande utvecklingschef. När alla papper är undertecknade, den sista löneutbetalningen fastställd och den anställde har inte längre några skyldigheter gentemot eller krav på företaget, finns det inte längre någon anledning att dölja eller hålla tillbaka information.

Vilka frågor som bör ställas under samtalet beror på den anställdes befattning och faktiska roll i teamet. Det kan vara stor skillnad på vilka frågor man ställer till den som haft en chefsbefattning jämfört med till en anställd på lägre nivå. Dock finns det flera frågor som är gemensamma för alla. De är byggda på en narrativ struktur som ger en heltäckande bild av vilka mål och motiv medarbetaren har.

1. Vad fick dig att bestämma dig för att sluta?

Den första frågan ska vara enkel men stimulera till ett utförligt svar. Troligtvis kommer den intervjuade att börja med att ge en bakgrund för att sedan gå vidare till skälen för sitt beslut.

Bakgrunden kan innehålla viktiga detaljer som är lätta att förbise. Allt som den tidigare anställde berättar under avgångssamtalet har betydelse för honom. Din uppgift som representant för företaget är att sortera ut det personliga från det som är arbetsrelaterat och dra slutsatser av det du får veta. Om det behövs kan man ställa följdfrågor för att få förtydliganden. Det kan vara nödvändigt för att styra samtalet i rätt riktning om intervjupersonen fastnar i bakgrundsberättelsen.

Exempel på förtydligande frågor:

• När kom du först på tanken att du skulle säga upp dig?
• Vilka förutsättningar skulle behöva ändras för att du skulle tänka om?

2. Vad har du uppskattat under din tid på företaget?

Det är ett enkelt och effektivt psykologiskt knep att först ge möjlighet att uttrycka beröm och sedan gå över till det som inte varit bra. Känslan av balans mellan positivt och negativt gör det lättare för intervjupersonen att öppna upp. När medarbetaren berättat vad som varit bra på företaget, ber du om exempel och förtydliganden:

• Kan du berätta mer om varför du tyckte om just den här delen av arbetet?
• Kan du ge några exempel på när det hände?

3. Vad tycker du att vi skulle kunna förbättra?

Notera att det här är ett försiktigare sätt att fråga om vad som inte är bra med arbetet i organisationen. Många känner sig obekväma med att kritisera eller avslöja missförhållanden och kan behöva hjälp och stöd med att våga formulera de här tankarna. Använd svaren på frågorna från föregående punkter för att på ett naturligt sätt leda samtalet till det önskade ämnet.

Till exempel: ”Du sa att du gillade Anders ledarstil och det ju jättebra. Finns det kanske något i teamarbetet som du tycker borde ändras eller förbättras?”

Genom att gå tillbaka det som tidigare sagts, visar du att du är engagerad i dialogen och att du lyssnar på och respekterar din samtalspartner. Att fråga om negativa erfarenheter i anslutning till positiva ger en känsla av trygghet och att man kan vara ärlig utan att det slår tillbaka på en själv.

4. Har du upplevt att du haft stöd av dina överordnade?

Teammedlemmen som sagt upp sig kanske inte har några unika perspektiv på organisationskulturen. För honom handlar upplevelsen av företaget om interaktionen med avdelningschefen, projektledaren eller någon annan som direkt fördelar uppgifter och kontrollerar hur de genomförs. För att inte hamna i en återvändsgränd med frågan om stöd och support, kan det vara bra att hänvisa till specifika händelser.

Exempel på förtydligande frågor:

• Vad hade du för roll i ett visst projekt?

• Tycker du att ditt bidrag är tillräckligt?

• Hur bedömde ledningen ditt bidrag till projektet? Vad tycker du om den bedömningen?

• Hur tycker du att stödet från projektledare och team bör se ut? Vad saknade du personligen i ditt arbete med projekt?

5. Känner du att du fått möjlighet att växa och utvecklas?

Svaret på den här frågan ger förståelse för om medarbetaren ser företaget som en plattform för professionell och personlig utveckling på lång sikt. Om frågan formuleras lite annorlunda: ”Vilka möjligheter har du fått av företaget?” är chansen att få ett objektivt svar mindre. En sådan fråga antyder att ledningen anser att möjligheterna finns, men de anställda kan ju vara av en annan mening.

När man ställer frågan om utveckling på olika plan, måste man ta med i beräkningen att karriärmöjligheter är en vanlig anledning till att man byter jobb. Svaren man får på den här frågan utgör en bra grund för arbetet att förbättra befintliga program för personalutveckling. Dessa ska ha som mål att minska personalomsättningen och ge företaget större karriärpotential ur de anställdas perspektiv.

Exempel på förtydligande frågor:

• Vad skulle kunna förbättra dina möjligheter att utvecklas inom ditt område? Kan du ge exempel på konkreta verktyg eller lösningar?
• Har du några tips på hur vi kan skapa starka team och få motiverade medarbetare? Vem i ditt gamla team tycker du är en motiverad och stark medarbetare?

6. Vad förväntar du dig av din nya arbetsplats?

Även om medarbetaren ännu inte hittat ett nytt jobb, så har han förväntningar på arbetsvillkor och tankar om vilken befattning som kan bli aktuell. Ofta handlar det om sådant som saknats under tiden på ert företag eller som man önskat kunnat uppnå men inte sett som möjligt, inte ens på lång sikt.

För att få ut så mycket som möjligt ur exitintervjun bör man ställa frågorna på lite olika sätt. Be inte bara intervjupersonen att berätta, utan även att jämföra och motivera. Frågorna under den här rubriken kan avslöja många viktiga faktorer som medarbetaren tidigare varit tveksam till att tala öppet om. Kanske har kollegan tidigare uttalat sig positivt om arbetet i er organisation, men svarar nu att han på den nya arbetsplatsen söker ett starkt team och bra balans mellan arbete och privatliv. Det är en tydlig fingervisning om att de anställda har problem med att prata öppet om de här frågorna och att organisationen bör ompröva företagskulturen och se över arbetsbelastningen.

För att förstå om dina preliminära slutsatser stämmer eller inte kan du ställa en klargörande fråga: ”Vilka aspekter av arbetet på vårt företag motsvarade inte dina förväntningar?”

7. Kan du tänka dig att ompröva ditt beslut att säga upp dig om …

Den här frågan är inte obligatorisk. Om den ska ställas eller inte beror på om företaget är intresserat av att behålla den anställde. Om man ska släppa taget eller övertala att stanna bör man bestämma innan man genomför samtalet. Det är möjligt att svaren du får under intervjun får dig att tänka om, men huvudsyftet med frågan är att förstå om kraven som den anställde ställer för att stanna är genomförbara. Att lova och sedan inte uppfylla är att ta en stor risk med företagets rykte som arbetsgivare. 

Om du ännu inte vet hur du ska motivera en anställd att stanna, är det bra att ställa en direkt fråga om det. Det är enda chansen att få veta. Om medarbetaren är fast besluten att lämna, ska du acceptera svaret och avsluta intervjun med en positiv känsla. Tacka för arbetet å hela teamets vägnar och önska lycka till i framtiden.

Slutsats

Vilket resultatet av avgångsintervjun än blir, så har företaget nytta av svaren. En konstruktiv återkoppling gör det möjligt att förbättra arbetsmiljön för övriga anställda och göra dem mer nöjda med sin arbetssituation. Med hjälp av Asanas plattform för projekt- och uppgiftshantering kan man förbättra arbetsprocesserna på alla nivåer. Följ och analysera hur nöjda era medarbetare är, skapa en bekväm, trygg och produktiv arbetsgemenskap, så kommer era anställda inte vilja säga upp sig.