Styrning av arbetsprocesser: Must have 2021

2020 var ett år när mycket förändrades. En av de allra största förändringarna för kontorsanställda var sättet att arbeta. Enligt ILO (International Labour Organization) har pandemin påverkat arbetslivet för över en miljard människor.

För de flesta företag blev den plötsliga övergången till distansarbete en katalysator för en digital omvandlingsprocess och startskottet för att införa olika verktyg som organiserar teamarbete. Trots detta kvarstår problemet med onödigt arbete, då mer än hälften av tiden går åt till att koordinera processer istället för att lösa konkreta uppgifter.

I den här artikeln berättar vi om hur man med hjälp av rätt styrning av arbetsprocesser kan undvika den här fällan och även övervinna andra svårigheter.

Hur 2020 påverkade den digitala omvandlingsprocessen

Man hade kunnat tro att implementering av nya verktyg och appar för distansarbete skulle bespara oss onödiga arbetsmoment, men vi fortsätter att arbeta för att få arbetet att funka. Så här ser det ut i siffror: 60% av arbetstiden läggs på organisationsfrågor, 26% på att utföra arbetsuppgifter och 14 % blir kvar till strategisk planering.

Trots att anställda inte längre lägger så mycket tid på att diskutera aktuella frågor med varandra, har deras arbetsdag inte blivit kortare, utan längre. På kontoret sprids informationen av sig själv, under korta samtal kollegor emellan. Men när man arbetar på distans måste man ha regelbundna videosamtal som ofta tar minst en halvtimme.

Men de många telefon- och videosamtalen till kollegor är långt ifrån det enda problemet. Med övergången till det nya arbetssättet har det blivit svårare att förstå roll- och ansvarsfördelning. Det leder till att man förlorar oändligt mycket tid på att uppgifter dubbleras. Och hur många konferenssamtal vi än har med våra kollegor, så är det långt ifrån alltid tillräckligt för att alla ska veta vem som gör vad och när.

Därför är det 2021 extra viktigt  att bygga ett tydligt system för planering och rollfördelning. Det spelar ingen roll var de anställda utför arbetet: hemma eller på kontoret. Det som har betydelse är att tydligt fastställa vad varje anställd ska fokusera på, både på kort och lång sikt. Då kan teamen arbeta smidigt och man undviker att uppgifter dubbleras.

Problemet med multitasking och hur man löser det

Företag som går över till distansarbete inleder en aktiv implementering av kompletterande verktyg för att i möjligaste mån få arbetsprocessen att likna den gamla invanda. Men det får ofta negativa konsekvenser, eftersom de anställda nu hela tiden måste växla mellan ett stort antal verktyg. Resultatet blir att man slösar bort en massa tid, samtidigt som det uppstår andra problem, som till exempel att meddelanden tappas bort. Hoppandet mellan olika verktyg gör dessutom att många upplever att det är svårt att prioritera uppgifterna rätt. 

Doktor Sahar Yousef, specialist på kognitiv neurovetenskap vid Berkeleyuniversitetet, menar att multitasking är en myt. Enligt henne handlar det egentligen bara om att växla fram och tillbaka mellan olika uppgifter, något som tar en massa tid. Hon beskriver istället en mer effektiv typ av multitasking där den som arbetar koncentrerar sig på en uppgift och först när den är klar växlar över till nästa. Då uppstår inga onödiga fokusskiften och man sparar tid.

Problemet med multitasking går att lösa med hjälp av speciellt utvecklade plattformar för arbetsstyrning, som används i kombination med andra viktiga appar. Enlig siffror från IDC sparar företag som använder sig av sådana lösningar mer är 30 timmar i veckan.

Hållbar utveckling under ständigt pågående omvandling

För att nå framgång är det i första hand viktigt att se till att medarbetarna trivs och mår bra på jobbet. Redan 2019 klassificerade WHO känslomässig utmattning som ett arbetsrelaterat tillstånd, orsakat av kronisk stress på arbetsplatsen. Enligt experter är dessutom konsekvenserna av COVID-19-pandemin större för den psykiska hälsan än för den fysiska. Just därför är det extra viktigt för verksamheter att verkligen ta itu med de grundläggande orsakerna till utbrändhet.

När de anställda blir utbrända får det en negativ inverkan på arbetsprocesserna, i synnerhet minskar känslan av engagemang. Det försvårar arbetet och påverkar hela organisationens effektivitet. 

För att försäkra sig om de anställda mår bra, måste cheferna samarbeta mer med sina team. Medarbetarna måste känna att man på högre nivå bryr sig om dem och är beredd att lyssna.

För att förebygga utbrändhet kan chefer vidta följande åtgärder:

1. Sänka kraven på den anställde (till exempel ändra ansvarsområden).
2. Låta den anställde själv kontrollera sin arbetstid (erbjud möjlighet till flexibla arbetstider, semester och lediga dagar).
3. Ge ytterligare stöd (betala barnomsorg, inte bara prata om arbete med de anställda, utan också om andra, mer personliga saker).

Generellt kan en flexibel inställning till arbetsprocesserna vara nyckeln till ett blomstrande företag. Det hjälper de anställda att koncentrera sig på sina uppgifter och förbättrar också balansen mellan arbets- och privatliv.

Ge medarbetarna större självständighet med hjälp av tydliga prioriteringar och arbetsprocesser som är transparenta och överblickbara. Det sänker belastningen på den anställde och skapar en mer hållbar, trivsam och produktiv arbetsmiljö.

Vad behöver verksamheter för att genomföra en hållbar omvandling?

• Få ner de onödiga organisatoriska arbetsmomenten till ett minimum.
• Införa verktyg för att styra arbetsprocesser.
• Umgås mer med de anställda.
• Bli mer flexibla för att upprätthålla en hälsosam balans mellan de anställdas arbetsuppgifter och privatliv.

Hur kan man öka de anställdas produktivitet 2021?

Arbetet ska vara utvecklande både för den anställdes personlighet och karriär. Engagerande och intressanta uppgifter är en utmärkt stimulans för att uppnå de bästa resultaten.

Dessutom måste de anställda känna att de är värdefulla för den gemensamma uppgiften och för detta är det av yttersta vikt att ha ett genomtänkt system för att uppmuntra och stimulera. Chefer måste oftare kommunicera med sina team, för att rikta in arbetet mot att uppnå de gemensamma målen.

Om anpassningen och omvandlingen ska fungera rätt måste man lägga upp arbetsprocesserna så att det är klart och tydligt vem som ska göra vad och när. Dessutom är det viktigt att ha ramar: tydliga avgränsningar för arbetstider och när ska man vara nåbar samt se till att undvika arbetskommunikation utanför arbetstid.

Och lita förstås på erfarenheten: kom ihåg vad som funkade 2020! Använd de verktygen som hjälpte er då och strunta i de som inte gjorde det.

Till slut: vikten av att styra arbetsprocesserna 2021

Förra årets stora förändringar ledde till mer arbete, förvirring och utbrändhet. Och för många verksamheter fick det en direkt inverkan på produktiviteten.

Med tanke på detta är det i år särskilt viktigt att styra arbetsprocesserna för att verksamheten ska kunna utvecklas. Skapa klarhet, definiera vem som gör vad och när. Det minskar mängden arbete som av misstag görs två gånger. Det minskar även följderna av onödiga möten. När alla medarbetare har koll på sina ansvarsområden, är det lättare för ledningen att korrigera planerna innan det hinner uppstå problem.

Ett system för styrning av arbetsprocesser hjälper till att stämma av med teamen vad de ska göra och minskar tiden som läggs på att koordinera arbetet. Just detta gör teamen snabbare och mer produktiva.