Fördelar med att arbeta i tvärfunktionella team: Swedbytes egna erfarenheter

Många företag bygger sina affärsprocesser runt team som består av personer som är bra på samma sak. Teammedlemmarna utgår i sitt arbete från teamets uppgifter och inriktning och fattar beslut som gör att teamet når målen som är uppsatta för just dem. De sätter inte in sitt arbete och sina mål i ett större perspektiv och ser inte hur det samverkar med vad andra team gör. Ett sådant team är bra på att utföra rutinarbete med hög och jämn kvalitet, men fungerar isolerat från övriga delar av verksamheten. De ser inte möjligheter till samarbete med kollegor från andra team och avdelningar och är inte engagerade i att bidra till företagets övergripande mål.

Om företaget strävar efter att skapa unika lösningar för att uppnå övergripande mål för verksamheten, så ska man inte satsa på det här arbetssättet. Den här typen av team har begränsad eller ingen kommunikation med experter från andra områden. Om man strävar mot högre mål visar vår egen erfarenhet på Swedbyte att arbete i tvärfunktionella team har oerhört många fördelar.

I den här artikeln berättar vi detaljerat om våra egna erfarenheter av tvärfunktionella team och vilka fördelar som finns med att arbeta på det här sättet.

Vad är ett tvärfunktionellt team?

Tänk dig ett fotbollslag. Anfallare, mittfältare, backar, målvakt, tränare – alla måste bidra med sin del om laget ska lyckas. Bara tillsammans kan de uppnå sina mål, vinna matchen.

Ett tvärfunktionellt team fungerar på samma sätt. Experter från olika områden samarbetar och bidrar med sina specialkunskaper för att nå målen.

Det är svårt att föreställa sig ett framgångsrikt fotbollslag där spelarna agerar oberoende av varandra, där spelarna gör sitt jobb, men utan att samarbeta och sträva efter det gemensamma målet. Om en verksamhet bygger sina processer på det sättet kommer den aldrig att lyckas. Precis som på fotbollsplanen måste alla i teamet samarbeta. För att skapa något unikt eller prestera utöver det vanliga behövs specialister med olika erfarenheter och från olika kunskapsområden. Teamet kan bestå av personer från olika avdelningar eller helt enkelt var en grupp av människor med olika livserfarenhet och kompetenser.

I ett tvärfunktionellt team strävar medarbetare från olika avdelningar mot att uppnå företagets större, mer övergripande mål. De kommunicerar aktivt med varandra och koordinerar sitt arbete för att nå ända fram.

Funktionella och tvärfunktionella team – vad är skillnaden?

Enkelt sagt består ett funktionellt team av personer som har sina specialistkunskaper inom samma område. I ett tvärfunktionellt team finns personer med kunskaper från vitt skilda områden.

Skillnaderna blir tydliga om vi tittar på följande exempel:

• Ett funktionellt team fokuserar på att nå mål som är uppsatta för den egna avdelningen. Marknadsföringsteamet ägnar sig uteslutande åt företagets marknadsföringsmål och koncentrerar sig på att skapa fler leads, fler klick, mer uppmärksamhet för produkten. Når de sina mål? Självklart! Ökar företagets omsättning? Det är en annan fråga.
• Tvärfunktionella team arbetar med att nå mer övergripande mål som inte är begränsade till deras egen avdelning. Teamet kan bestå av anställda med olika inriktningar: marknadsföring, finans, försäljning eller tillverkning. Tillsammans arbetar de för att öka företagets vinst. Sådana team är många gånger mer effektiva än funktionella.

När teammedlemmarna är specialiserade inom olika områden uppnår de företagets mål snabbare och lättare. Det gäller i synnerhet stora initiativ som berör hela företaget.

Swedbytes egen erfarenhet: 5 skäl till att vi arbetar i tvärfunktionella team

Swedbyte har aldrig arbetat med rent funktionella team. Från början var principen att de anställda inte bara arbetade med uppgifter inom sitt eget område, utan också vid behov utförde andra typer av uppgifter. Men när verksamheten växte, blev det tydligt att det inte var tillräckligt och att vi behövde medarbetare med mycket konkreta specialistkunskaper.

I de nya teamen fanns personer med specialkompetens inom till exempel marknadsföring, success management och produktutveckling. Efterhand växte det fram en struktur med vertikala team som ansvarade för en konkret molntjänst och horisontella team för marknadsföring, produktutveckling, ekonomi med mera. Alla produktrelaterade team, och det är där det mesta arbetet sker, var tvärfunktionella. De hade kompetens inom presales, sales management, marknadsföring och teknisk support. Det visade sig vara mycket effektivt och bekvämt. Varför? Här kommer fem punkter som förklarar fördelarna med ett tvärfunktionellt arbetssätt.

Skäl nummer 1 – Det höjer motivationen

I tvärfunktionella team är medarbetarna mer engagerade i arbetet. Alla kan känna att de på ett eller annat sätt bidrar till att teamet uppnår målen snabbt och effektivt.

Om våra marknadsföringsexperter arbetade isolerat från våra andra, tvärfunktionella, team, skulle det content de skapade om olika molntjänster sakna det djup och den kreativa presentation som ger kunden en bättre föreställning om tjänstens alla fördelar. Tack vare arbetet i tvärfunktionella team, har även de kollegor som arbetar med marknadsföring av våra tjänster, en nyanserad förståelse av produkten. Detta får de genom den aktiva kommunikationen med teammedlemmar som arbetar med samma produkt, men har andra expertkompetenser. Alla bidrar med färdigheter från sina expertområden så att vi tillsammans når fantastiska resultat.

Skäl nummer 2 – Teammedlemmar utvecklar ledaregenskaper

I ett tvärfunktionellt team har alla medlemmar olika kombinationer av kompetenser. Man kan inte vänta på att någon annan ska göra jobbet och fatta besluten. Var och en har sitt ansvarsområde och måste därför utvecklas som ledare för att styra arbetet med de uppgifter som faller inom det.

Vi förstod nästan direkt att arbete i tvärfunktionella team inte bara ger bättre resultat. Det gör också så att teammedlemmarna tar fler initiativ, bidrar till lösa uppgifter effektivt och aktivt väljer att ta större ansvar. Det här arbetssättet ger var och en större ansvar och ökar motivationen att bidra till att allt blir gjort på bästa sätt.

Skäl nummer 3 – Det förbättrar kommunikationen

Att samarbeta inom ett team där alla har olika kompetenser fungerar bara om processerna är transparenta och kommunikationen fungerar utan gnissel.

I vårt team fick vi det att fungera tack vare att kollegor med olika erfarenhet och status inte var rädda att fråga varandra om saker och inte heller tvekade att be om hjälp när de behövde fatta beslut om saker som delvis låg utanför deras kompetensområde. En starkt bidragande orsak till att vi lyckades skapa en trygg atmosfär där alla kände sig bekväma i vårt tvärfunktionella team, var vår uppgiftshanterare, Asana. Översikten och informationen man får i uppgiftshanteraren gör det lättare att be kollegor om hjälp utan att först fundera på hur man ska formulera mejl och sedan hålla reda på mejltrådar. Dessutom hittar du lätt all information om uppgiften och behöver inte lägga tid på att sätta dig in allt som redan gjorts och varför. Det framgår också tydligt vilken kollega som är bäst lämpad att hjälpa dig med en viss fråga.

Skäl nummer 4 – Det gör processerna mer transparenta

När medarbetare med olika kompetenser delas upp och arbetar på olika avdelningar begränsas man till en viss typ av uppgifter och får inte någon övergripande bild av verksamhetens mål. Inte heller har man någon tydlig föreställning om vad andra avdelningar gör. Effektiva tvärfunktionella team gör så att alla får en bättre bild av hur arbetet hänger ihop och ökar engagemanget och ansvarskänslan för de stora övergripande målen.

När man arbetar i tvärfunktionella team kan alla se hur det vardagliga rutinarbetet som teamet utför, hjälper företaget att komma närmare de stora övergripande målen. Transparenta processer gör det lättare att formulera vägen till målen och strukturera arbetet på ett lättbegripligt sätt.

Skäl nummer 5 –Det är ett hållbart arbetssätt

Inom vår verksamhet är arbetsuppgifterna tydligt uppdelade, samtidigt som alla medarbetare vet vad kollegorna sysslar med, vem som arbetar med vilken uppgift.

Om man tar en titt på vår marknadsföringsavdelning så ser man att den finns i alla produktteam. I varje team som ansvarar för en konkret produkt finns det en teamledare för marknadsföring och teammedlemmar med marknadsföringsprofil. Om någon av de mindre erfarna medarbetarna lämnar teamet eller företaget kan andra teammedlemmar ta över en del av dennes arbetsuppgifter. Det fungerar eftersom alla i teamet arbetar med allmänna uppgifter. Den del av arbetet som kräver mer specialkompetens kan läggas över på en mer erfaren kollega inom samma kompetensområde.

Om situationen är den motsatta, att teamledaren försvinner, så gör det tvärfunktionella arbetssättet att processerna kan fortsätta. Detta eftersom alla inom teamet är involverade i arbetet med uppgifterna och inte sitter och väntar på order uppifrån. I en vertikal arbetsstruktur kollapsar processen om toppen på pyramiden saknas. I det tvärfunktionella teamet är man däremot inte beroende av en enskild medarbetare.

Varför är tvärfunktionella team så effektiva?

Det är lätt att vänja sig vid rutinarbete och att alltid lösa uppgifter på samma sätt. Men om teamet behöver nya idéer eller andra typer av samarbete inom gruppen, är tvärfunktionella team den allra bästa lösningen. När människor med olika kompetenser och erfarenheter arbetar tillsammans är det lättare att bryta invanda mönster och tänka nytt, hitta nya vägar och sätt att nå målen för att ge kunden bästa kvalitet.

Om teamet består av personer med olika kompetenser och erfarenheter blir det lättare för gruppen att stå emot grupptänkande och omedvetna fördomar. Det spelar ingen roll om det handlar om en ny produkt eller att vidareutveckla och förbättra en befintlig, tvärfunktionella arbetssätt gör det lättare att nå målen.