Vad är en konsekvensanalys? 4 steg för att förbereda för vad som helst

”Var förbered.”

Detta koncept är lika sant inom affärslivet som det är i Lejonkungen. Oavsett om du sjunger på den afrikanska savannen eller leder ett projekt från ditt skrivbord är det viktigt att förstå hur ett värsta scenario ser ut så att du kan agera om det behövs.

Det där en konsekvensanalys kommer in i bilden. En konsekvensanalys talar om för dig vad du kan förvänta dig när oförutsedda hinder uppstår så att du kan göra upp en plan för att få tillbaka ditt företag på rätt spår så snabbt som möjligt.

Vad är en konsekvensanalys?

En konsekvensanalys hjälper dig att förutspå konsekvenserna av störningar i affärsverksamheten så att du har den information du behöver för att proaktivt skapa återhämtningsstrategier. Till exempel kan ett tillverkningsföretag skapa en konsekvensanalys för att mäta hur företagets verksamhet och intäkter skulle påverkas vid förlusten av en nyckelleverantör.

Enkelt uttryckt så identifierar en konsekvensanalys de operativa och ekonomiska effekterna av störningar – som vad som skulle hända om dina servrar kraschade eller en global pandemi skulle förändra marknaden – den data du samlar in under en konsekvensanalys hjälper dig att förstå och förbereda inför dessa möjliga hinder så att du kan agera snabbt och möta utmaningar direkt när de uppstår. Till exempel kan du använda insikterna från din konsekvensanalys för att skapa en kontinuitetsplan som beskriver hur ditt team kommer att reagera vid oväntade verksamhetsförändringar.

Här är några exempel på verksamhetsstörningar och deras potentiella effekter:

Exempel på verksamhetsstörningar

• Datasäkerhetsintrång eller cyberattacker
• Förseningar i tidplanen
• Naturkatastrofer
• Strömavbrott
• Funktionsfel i utrustningen
• Förlust av nyckelpersoner
• Förlust av nyckelleverantörer

Exempel på verksamhetseffekter

• Förlorad försäljning eller intäkt på grund av produktionsstopp
• Försenad försäljning eller intäkt (som betalningsförseningar)
• Oförutsedda utgifter (som övertidsersättning eller outsourcing-kostnader)
• Lagstadgade böter eller avtalsvite
• Försenade affärsplaner på grund av affärsstörningar
• Förlorade kunder

Konsekvensanalys vs. riskbedömning

En riskbedömning analyserar potentiella hot och sannolikheten för att de kommer inträffa. En konsekvensanalys mäter hur allvarliga dessa hot är och hur de skulle påverka affärsverksamheten och ekonomin. Med andra ord är en konsekvensanalys i huvudsak en förlängning av en riskbedömningsrapport – en konsekvensanalys identifierar potentiella risker och mäter också sedan deras inverkan.

Konsekvensanalys vs. riskhantering i projekt

Riskhantering i projekt är processen att identifiera, analysera och reagera på potentiella projektrisker. I det här fallet är en risk allt det som kan orsaka att projektet misslyckas genom att försena tidslinjen för projektet, överbelasta din projektbudget eller minska prestanda.

Medan riskhantering fokuserar på att förutsäga och reagera på hinder inom ett specifikt projekt är en konsekvensanalys bredare i sin omfattning. En konsekvensanalys fokuserar inte på ett enskilt projekt, utan snarare på övergripande affärsfunktioner och processer. Till exempel skulle du kunna använda riskhantering för ett tvärfunktionellt initiativ för att omdesigna din företagsapp, men skapa en konsekvensanalys för att undersöka hur störningar i din bemanning kan påverka produktionen för din företagsapp.

Varför är en konsekvensanalys viktig?

Störningar inträffar, och det är viktigt att vara förberedd så att du kan komma tillbaka på rätt spår och minimera förlusten av vinster. En konsekvensanalys hjälper dig att samla in den data du behöver för att hantera hinder när de oundvikligen uppstår.

I synnerhet hjälper konsekvensanalysprocessen dig att:

• Identifiera viktiga affärsaktiviteter och resurser. En konsekvensanalys hjälper dig att förstå vilka processer som är nödvändiga för att leverera dina viktigaste produkter och tjänster – så att du vet vilka aktiviteter som måste utföras oavsett omständigheterna.
• Analysera de ekonomiska konsekvenserna av verksamhetsstörningar. När du förstår hur potentiella hinder skulle kunna påverka företagets ekonomi kan du proaktivt utforma strategier och fördela medel för att hantera oväntade störningar när de inträffar. Med en konsekvensanalys kan du förstå resurskrav, motivera budgetförfrågningar och pitcha din kontinuitetsplan till ledningen.
• Samla in den data du behöver för att skapa en kontinuitetsplan. Ett företags kontinuitetsplan anger strategier för att förebygga och reagera på verksamhetsstörningar. Men för att kunna planera din respons måste du först förstå hur dessa störningar kommer att påverka ditt företag.

4 steg för att genomföra en konsekvensanalys

Att skapa en konsekvensanalys kan verka skrämmande, men vi har delat upp processen i fyra lättsmälta steg. Så här börjar du:

1. Planera hur du ska genomföra din konsekvensanalys

Även om du använder en konsekvensanalys för att analysera större företagsprocesser, tänk på själva konsekvensanalysen som ett projekt som behöver planeras. Börja med att skapa en projektplan som beskriver hur du kommer att närma dig din konsekvensanalys, precis som med ett vanligt projekt – inklusive analysens omfattning, målen för din konsekvensanalys och de intressenter du kommer att arbeta med. En välskriven projektplan ger en tydlig väg framåt för din konsekvensanalys. Den hjälper intressenter att förstå vad de är ansvariga för och säkerställer att du har alla resurser du behöver innan du börjar.

Fundera över hur du ska organisera de olika delarna av din konsekvensanalys när du skapar din plan så att teammedlemmar kan hitta och förstå den information de behöver och sedan agera effektivt. Projektledningsprogram som Asana kan hjälpa dig att koordinera alltid arbete i ett centralt verktyg så att teammedlemmarna har en enda sanningskälla för varje del i projektet. Asana uppdaterar också när arbetet är färdigt i realtid så att du alltid vet om du håller dig till tidsplanen.

2. Samla information

Innan du kan förutse konsekvenserna av affärsstörningar måste du först förstå hur kritiska affärsprocesser fungerar. För att kunna göra det måste du fråga experterna –  de intressenter som hanterar och utför de affärsprocesser du undersöker. Även om du antagligen har ett fågelperspektiv över processer och förstår helhetsbehoven är det viktigt att prata med någon som är närmare arbetet. På så sätt kan du förstå effekterna av affärsstörningar på plats samt de lösningar du funderar på att implementera.

Det finns två vanliga metoder för att samla in information:

1. Anordna intervjuer med intressenter
2. Skapa ett frågeformulär för konsekvensanalys som intressenter kan fylla i asynkront.

Frågorna du ställer under en intervju och i ett formulär liknar varandra. Medan intervjuer ofta är mer personliga så kan ett frågeformulär spara tid och hjälpa dig att standardisera din data.

3. Analysera din data

Nu när du har samlat in information om varje affärsprocess är det dags att börja din analys. Fundera på följande frågor för att vägleda din analys:

• Vilka processer är viktigast för att ditt företag ska kunna fortsätta drivas? Skapa en prioriterad lista över affärskritiska funktioner. På så sätt vet du vilka processer du behöver först för att komma igång igen när störande händelser inträffar, och vilka som kan vänta.
• Vilka resurser behöver varje process för att fungera?  Detta kan inkludera teammedlemmar, teknik och fysiska resurser som råmaterial eller arbetsytor. När du vet vilka resurser som är absolut nödvändiga kan du lättare prioritera resursfördelning när affärsstörningar uppstår.
• Hur lång tid tar det att få varje process tillbaka till normal drift när ett avbrott inträffar, och hur mycket pengar kommer det att kosta? Detta hjälper dig att skapa en korrekt tidslinje och budget för din återhämtningsplan så att du kan vara beredd på potentiella förluster och få saker på rätt spår så snabbt som möjligt.

4.  Skapa din rapport

När du har analyserat dina resultat är det sista steget att faktiskt skapa en konsekvensanalys-rapport. En konsekvensanalys-rapport hjälper dig eller ledningen att skapa återhämtningsstrategier stödda av data baserat på input från processexperter. Din rapport är det viktigaste resultatet av din konsekvensanalys eftersom det är hur du kommer att kommunicera dina resultat till företagsledningen och hjälpa dem att identifiera de bästa beredskapsplanerna för att få företaget tillbaka på rätt spår.

Mall för konsekvensanalys-rapport

Din konsekvensanalys-rapport bör innehålla följande delar:

– Sammanfattning

– Mål och omfattning

– Metodik

– Sammanfattning av dina resultat

– Analys av dina resultat för varje process, inklusive:

• En prioriterad lista över de viktigaste affärsprocesserna.
• Hur ett avbrott i den processen skulle påverka olika delar av verksamheten.
• Hur länge man rimligen skulle kunna tolerera störningen. Detta kallas även för  målsättning för återställningstid (RTO – recovery time objective).
• Den maximala mängden förluster som ditt företag kan tolerera. Detta kallas även längsta tid för förlust (RPO – recovery point objective).
• En jämförelse mellan den potentiella ekonomiska kostnaden för ett avbrott och kostnaden för företagets återhämtningsstrategier.

– Stödjande dokument

– Rekommendationer för återhämtning

Analysera först, gör sedan upp en strategi

När du skapar en ingående konsekvensanalys vet du vad du kan förvänta dig när störningar oundvikligen inträffar – plus att du har en lista över dina bästa alternativ för att komma tillbaka på rätt spår så snabbt som möjligt. Den data du samlar in hjälper dig att skapa en kontinuitetsplan som stöds av bevis från processexperter så att du har lösningar till hands när en katastrof inträffar.