Trött på videomöten: 4 tips för att bekämpa videouttmatning

Klockan är 15.00 på en torsdag, huvudet pulserar, ögonen gör ont och du har ett möte kvar innan dagen är slut – men du känner att du inte orkar längre. Efter flera möten i rad hela dagen känner du dig dränerad och utmattad. Om du känner igen dig kan det vara så att du upplever videokonferenströtthet

Vad är videokonferenströtthet?

Videokonferenströtthet är den utmattning som du känner efter att ha haft för många videokonferenser under en kort tidsperiod. Begreppet kallas också allmänt för ”Zoom-trötthet” eller ”Zoom-utmattning”, men fenomenet är inte begränsat till Zoom-plattformen – det kan inträffa med alla videokonferensprogram.

Videokonferenströtthet har en rad olika symptom. Några av dessa symtom är:

• Ansträngda ögon
• Glömskhet
• Koncentrationssvårigheter
• Irritabilitet
• Allmän trötthet
• Mental utmattning
• Huvudvärk
• Muskelspänningar
• Sömnlöshet

Många av dessa symtom överensstämmer med symtom på utbrändhet. Det finns för närvarande ingen officiell studie som kopplar samman videokonferenströtthet med utbrändhet, men det är intressant hur symptomen är överlappande.

Varför är videokonferenser så påfrestande?

Jeremy Bailenson, professor i kommunikation och grundare av Stanford Virtual Human Interaction Lab, tittar på fyra viktiga orsaker till att vi blir trötta på videokonferenser. Här är några anledningar till att videokonferenser kan kännas så utmattande, men också några enkla sätt som du kan förhindra att utmattningen uppstår.

1. Videokonferenser kräver mer hjärnkapacitet

En anledning till att videokonferenser är så ansträngande är att de väcker samma känslor som vi känner när vi befinner oss i en intensiv situation. Detta beror på att den andra personens ansikte syns så nära på videoskärmen. Det är inte vanligt att vara så fysiskt nära en person under en normal konversation.

De enda gånger en annan person är så nära oss i verkligheten är under intima stunder eller intensiva konflikter – båda dessa tillfällen triggar en reaktion i vår hjärna som gör att vi måste vara extra alerta. På grund av denna reaktion måste vår hjärna arbeta hårdare för att bearbeta den information som delas under konferenssamtalet jämfört med en normal konversation ansikte mot ansikte.

Hur man bekämpar detta:

Flytta skärmen längre bort från ansiktet när du ringer videosamtal för att efterlikna det avstånd du skulle ha när du har ett normalt samtal ansikte mot ansikte med någon. Använd ett externt tangentbord och en extern mus i stället för att ständigt arbeta på din bärbara dator så att du fortfarande kan komma åt din dator utan att ha datorskärmen lika nära ansiktet.

2. Multitasking använder samma mentala bränsle som vi behöver för att fokusera

Medan arbete hemifrån kan hjälpa vissa människor att fokusera, är det distraherande för andra. Om du sitter i ett konferenssamtal kan du kolla din e-post, försöka hindra hunden från att skälla, oroa dig för hur du framstår eller tänka på andra uppgifter som du måste utföra under dagen. Enligt Asanas undersökning Anatomy of Work från 2022 multitaskar mer än hälften av arbetstagarna under möten. Alla dessa saker avleder från huvuduppgiften – videokonferensen som du ska lägga fokus på.

Hur man bekämpar detta:

Även om det är lättare sagt än gjort är lösningen på detta problem att fokusera på en sak i taget. Om du deltar i ett videosamtal, försök i möjligaste mån att vara i en tyst och distraktionsfri miljö. Låt dig inte frestas att kolla dina sms, din e-post eller öppna några Slack-meddelanden. Faktum är att du bör stänga av meddelanden när du går med i möten. På så sätt blir du inte frestad att multitaska under samtalet.

3. Att konstant titta på sig själv är onaturligt

I det normala vardagslivet stirrar man inte på sig själv när man samtalar med andra människor. Visst, du kanske tittar på dig själv i spegeln för att fixa håret snabbt eller ser din spegelbild i ett fönster, men att titta på sitt eget ansikte när man försöker ha ett socialt samtal med någon annan är inte normen. Denna extra stimulans gör oss extremt medvetna om våra egna ansiktsuttryck, vårt kroppsspråk och andra ickeverbala signaler. När vi fokuserar på hur vi framställer oss själva i videochatten är det mindre troligt att vi fokuserar på själva mötet. 

Hur man bekämpar detta:

I de flesta videokonferensprogram finns det ett alternativ för att stänga av den egna själv-vyn utan att stänga av kameran. På så sätt kan du rikta din uppmärksamhet bort från dig själv och fokusera på talaren i videosamtalet.

Det andra alternativet är att ta mötet offline och ha ett gammaldags telefonsamtal. Om ni inte behöver dela en skärm och bara diskuterar saker muntligt är det inget fel med ett ljudsamtal. Detta kan bidra till att lindra stressen av att ha flera möten i rad där du måste vara närvarande på video.

4. Videokonferenser hindrar icke-verbal kommunikation

När vi kommunicerar ansikte mot ansikte sker mycket icke-verbal kommunikation. Faktum är att när vi kommunicerar personligen är ungefär hälften av kommunikationen icke-verbal. Saker som handgester, ansiktsuttryck, kroppsspråk och timing är alla sätt som människor kommunicerar på. Vid videomöten kan det dock uppstå en fördröjning eller ett avbrott i den visuella kommunikationen.

Hur man bekämpar detta:

Om ditt team använder en hybridmodell kan du försöka anordna några personliga möten i kombination med Zoom-mötena. Detta kan hjälpa teamet att få närmare och mer personliga kontakter, samtidigt som det finns flexibilitet för Zoom-samtal på andra dagar.

För team som arbetar helt på distans bör du erbjuda möjligheter för teamet att träffas på plats med några månaders mellanrum. Detta kan bidra till att skapa en social kontakt för dina teammedlemmar personligen, till skillnad från enbart genom videosamtal.

Mer samarbete med färre möten

Om du letar efter olika sätt att hålla kontakten med ditt team utan att använda videokonferensprogram kan du använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana. Med Asana kan ditt team samarbeta om projekt asynkront, hålla sig uppdaterade med statusuppdateringar och hålla mer organiserade och effektiva möten.