Viessmann utvecklar klimatlösningar för framtiden med Asana

Resultat

• Utveckling och lansering av produkter på marknaden går snabbare: Eftersom man hanterar hela processen, från koncept till lansering, i samma plattform.
• Förbättrad prioriteringen av arbetsuppgifter: Anställda blir bättre på att prioritera arbetsuppgifter i en större kontext, eftersom de kan se hur deras arbete bidrar till företagets övergripande vision.
• Konkurrensfördel vid övergång till distansarbete: Gav konkurrensfördelar och stabilitet när medarbetare gick över till distansarbete på grund av COVID-19.
• Gör företaget mer attraktivt som arbetsgivare: Hjälpte företaget att bli en mer attraktiv arbetsgivare för unga talanger, genom att tillhandahålla och använda en samarbetsplattform för projekthantering.

Skapa en digital arbetsplats för framtiden

Under de senaste fyra generationerna har Viessmann letts av framåtblickande entreprenörer som drivit företagets kontinuerliga tillväxt. Nuvarande CEO Maximilian, (Max) Viessmann gick in i verksamheten 2015 och inledde då nästa etapp i företagets resa: fokus på digital omvandling.

Max föresatte sig att digitalisera både företagets produktutbud och interna arbetsprocesser. Han gav ansvaret för planering och implementering av den nya digitala arbetsplatsen till Alexander Poellmann, som vid den tiden var företagets Smart Office och Collaboration Manager.

Enligt Max instruktioner tog Alex team på sig uppgiften att hitta en enkel, intuitiv arbetshanteringsplattform som alla anställda kunde använda för att göra samarbetet mer effektivt. Sökandet ledde dem till Asana. Valet föll på just den plattformen, eftersom den ger alla anställda insyn i företagsstrategin, från den övergripande visionen, till specifika mål och individuella uppgifter, något som ligger helt i linje med Viessmanns kultur av transparens. Asana är också lätt att använda och teamet kände sig säkra på att plattformen skulle passa alla anställda, oavsett arbetssätt. Dessutom är den alltid tillgänglig, var du än är, antingen via internet eller mobilappen, vilket ger flexibilitet när anställda befinner sig på olika platser eller arbetar på distans.

Med Asana har vi gjort den digitala arbetsplatsen till verklighet.”

De första avdelningarna som började arbeta med Asana var team som ansvarar för företagets digitala omvandling, IT, samt forskning och utveckling. Sedan följde resten av företaget efter. Nu är Asana standardplattformen för implementering av tvärfunktionella projekt och garanterar standardiserade arbetsflöden genom hela Viessmann. Asana är helt integrerat i alla processer, till exempel används verktyget för hela produktutvecklingsprocessen, från koncept till lansering.

En nyckel till Viessmanns lyckade implementering av Asana är deras 50 ”Asana Heroes” – kontaktpersoner som alltid är redo att svara på frågor från kollegor. Deras uppgift är att aktivt optimera och skala upp användningen av plattformen. De är experter på att kartlägga Viessmanns processer i Asana och ansvarar för att snabba på spridningen av nya funktioner och möjligheter. Asana Heroes arbetar nära Asana Customer Success Manager som bidrar med kunskap och uppdateringar om nya funktioner så snart de lanseras.

Få ut mesta möjliga av det nya arbetssättet

Som ett komplement till Asana har man också implementerat Google Workspace för kommunikation, fildelning och samarbete. Den tajta integreringen mellan Asana och Google Workspace gör det möjligt för anställda att skapa uppgifter i Asana direkt från inkorgen i gmail, planera arbetet i Google Calender och länka filer från Google Drive till projekt. Det garanterar att det alltid är lätt att hitta och få tillgång till den information man behöver.

Allt är så transparent som möjligt i Asana. Det är tydligt vad vi vill uppnå, vad vi behöver göra och vilka milstolpar som är relevanta.”

Viessmann använder Asana i nästan alla dotterföretag, så att arbetet mellan teammedlemmar genom hela bolaget blir sömlöst. När Viessmann förvärvar nya företag bjuds de nya medarbetarna in till Asana, så att de kan börja samarbeta med sina kollegor direkt. Och eftersom Viessmann är ett globalt företag har man glädje av att Asana underlättar samarbete som involverar olika tidszoner, team och platser, samtidigt som plattformen hjälper medarbetarna att sätta realistiska delmål och uppnå gemensamma mål.

Några exempel på hur teamen använder Asana:

• Ledarskapskommunikation: Ledningen samlar de viktigaste delarna av företagets strategi i ett Asana-projekt, inklusive högprioriterade produkt- och organisationsförändringar. När arbetet startar delas alla uppdateringar med de som följer dessa initiativ, vilket gör det möjligt för dem att proaktivt kommentera, ställa frågor och engagera sig i arbetet.
• Teamsamarbete: Information brukar ofta stanna i teamets ”stuprör”, men eftersom Viessmann använder agila metoder måste anställda kunna dela information tvärfunktionellt. Asana gör det möjligt för medarbetare i olika team, med olika funktioner, att samarbeta och dela information inom projekt så att den blir tillgänglig för alla.
• Intern hantering av förfrågningar: Många team, från marknadsföring och kvalitetshantering, till produktrelaterade funktioner, använder Asana för att hantera inkommande förfrågningar. Anställda fyller numera i ett Asana-formulär när de lämnar in en förfrågan och det skapar automatiskt en uppgift i teamets projekt. Detta garanterar att teamet får direkt tillgång till den information de behöver och att alla förfrågningar samlas centralt på en plats så att teamet kan planera arbetsbelastningen. Dessutom kan anställda följa hur arbetet med deras förfrågningar löper och teamen kan använda Regler för att automatisera steg i processen. Denna ökade transparens mellan den som lämnar en förfrågan och teamen som utför uppgiften, har ökat effektiviteten och produktiviteten.

Möjligheten att hantera arbetet i Asana har varit en enorm konkurrensfördel för Viessmann, särskilt sedan början av coronapandemin 2020. Processer fortsatte fungera, oavsett var de anställda befann sig, vilket skapade värdefull stabilitet under en tid när rutiner bröts och anställda tvingades arbeta hemifrån. De anställdas dagliga åtgärder i Asana mer än tredubblades under den här tiden – från runt 100 000 i september 2019 till ungefär 350 000 idag.

Kontinuerlig förbättring av processer med Asana

Med Asana har Viessmann förbättrat anpassningen mellan teamen så att de kan vara mer agila, komma framåt snabbare och proaktivt svara på förändrade marknadsbehov – och på så sätt skapa mer värde för sina kunder.

Viessmann tackar också Asana för att markant ha ökat transparensen inom företaget. Genom att länka företagsstrategin till den operativa verksamheten i ett system som alla har tillgång till, blir företagets mål och allas ansvarsområden tydliga för alla. Dessutom hjälper det anställda att bättre prioritera sina uppgifter och se hur deras arbete bidrar till att företaget uppnår sin vision. Asana hjälper också Viessmann att bli mer attraktivt för unga talanger, en stor konkurrensfördel när det är brist på kvalificerad personal.

Vi vill inspirera unga talanger på vårt företag med innovativ programvara.”

På det generella planet ser Viessmann hur Asana markant ökat effektiviteten. Företaget genomför sina projekt snabbare, undviker att uppgifter utförs dubbelt och har minskat byråkratin. Asana gör det också lättare att ta in ytterligare resurser i projekt för att undvika förseningar, vilket har lett till snabbare utvecklingscykler och ökad produktivitet.

Vad händer härnäst på Viessmann?

Den operativa effektiviteten och transparensen som Asana bidragit till, har gjort det möjligt för Viessmann att skapa globala team för att ta itu med nya utmaningar som till exempel hållbarhet. Företaget intensifierar sina ansträngningar för nollutsläpp av koldioxid, ett mål som Viessmann vill uppnå genom att utveckla innovativa och hållbara lösningar för klimatets bästa. Och allt detta är nära knutet till deras framtidsvision – att ta ansvar för klimatet och ge goda förutsättningar för framtida generationer.

Med Asana är vi precis där vi vill vara när det gäller projekthantering.”