Zoom sparar 133 arbetsveckor per år med Asana

Asanas inverkan

• Spara 133 arbetsveckor per år genom effektiviseringar i form av automatisering, standardisering av processer och minskat sammanhangsbyte
• Koppla samman det tekniska och affärsmässiga arbetet i en enda plattform
• Uppnådde över 90 % antagande av IT:s program ”Bring Your Own Device”

I början av COVID-19-pandemin registrerade alla, från företag till premiärministrar, ett Zoom-konto. Den ledande kommunikationsleverantören sammanlänkar miljontals företag, vänner och familjer med video, röst, chatt och verktyg för att dela innehåll. Särskilt för företag spelar videokonferenser en viktig roll när de inte kan träffa kunder personligen och när team inte kan arbeta fysiskt tillsammans.

Zoom växte från drygt 2 400 anställda i januari 2020 till fler än 5 700 anställda globalt i juni 2021, och avdelningen för affärstjänster och IT håller dem alla uppkopplade. Gregory Daniels, högre chef för teknikprogramhantering, leder ett team som fokuserar på IT-projekt- och programhantering. De övervakar systemförändringar och driftsättningar som Zooms Okta-utrullning och det företagsgemensamma Bring Your Own Device-programmet. Dessa globala initiativ, med budgetar på miljontals dollar, påverkar nästintill alla på företaget.

Greg har också arbetat med att utveckla Zooms projektledningskultur, men när han började på företaget hade teamen svårt att samarbeta utifrån en blandning av kalkylblad, e-post och plattformar för arbetshantering. Denna blandning fungerade helt enkelt inte:

• Teknik- och utvecklingsteam använde Jira, men det gjorde inte marknadsförings- och försäljningsteam, vilket försvårade insynen i kommande funktionsreleaser.
• Vissa team fick arbetsförfrågningar från alla håll och kanter, vilket gjorde det svårt att fastställa och prioritera inkommande projekt.
• Statusuppdateringar för cheferna presenterades i ett bildspel som teamen uppdaterade manuellt i en tidsödande process.

De anställda på Zoom behövde ett effektivare sätt att kommunicera när företaget växte.

När Zoom växte ville vi ha en standardvy över allt som pågick så att vi kunde prioritera arbetsuppgifter och fatta affärsbeslut. Vi behövde synlighet, ansvarsskyldighet, enhetlighet i hur arbetet utförs och delning av kunskap mellan teamen.”

—Ariel Chavan, chef för säkerhetsprodukt- och programhantering

En lösning för att sammanföra tekniska team och affärsteam

Greg och hans IT-kollegor började utvärdera plattformar för arbetshantering. En av de viktigaste prioriteringarna var att förena Zooms teknik- och affärsteam för att undvika strulet med sista minuten-lanseringar. De behövde en plattform med Jira-integration som var tillräckligt flexibel för att kunna hantera olika arbetsflöden från olika avdelningar.

Det var också viktigt att enskilda personer kunde börja arbeta med verktyget utan hjälp från IT-avdelningen. Faktum är att ett par hundra anställda på Zoom redan använde Asana på egen hand. Detta, tillsammans med dess flexibilitet, inbyggda Jira-integration och marknadsledande position, bidrog till att IT-teamet valde Asana som Zooms standardplattform.

Det stod klart att Asana är marknadsledande inom arbetshantering, och vi ville ha den affärsförbindelsen.”

— Gregory Daniels, högre chef, teknikprogramledningen

Implementering: lära människor att hantera projekt på Zoom-sättet

IT-avdelningen lanserade inledningsvis Asana på fem avdelningar, och i takt med att cheferna förde in projekt i plattformen gjorde deras medarbetare detsamma. Fler och fler grupper anslöt sig när de insåg värdet av att centralisera arbetet med en enkelt delbar länk till ett Asana-projekt som innehåller allt. IT-avdelningen fick också ledningens stöd genom att flytta månatliga verksamhetsöversikter till Asana.

Greg säger: ”När vi gjorde Asana officiellt blev den uppdämda efterfrågan på ett verktyg för arbetshantering större och vi såg att många fler människor använde det med tiden.” De tidsbesparingar som Zoom uppnådde genom att arbeta i Asana ökade med 200 % från år till år i takt med att användningen ökade.

Gregs team använde lanseringen av Asana för att lära folk allmänna organisatoriska färdigheter samt hur man får saker gjorda på ”Zoom-sättet”. ”Asana är vårt klassrum för att hjälpa människor att lära sig ett nytt sätt att hantera projekt”, säger han. ”Vi använder det för att lära ut grundläggande projektledningsfärdigheter och hur man arbetar på ett upprepningsbart, uppskalningsbart sätt för att uppnå resultat.”

I dag har Zoom några Asana-experter på varje avdelning som utbildar nya medarbetare i arbetsflödena i deras grupp, medan Gregs team finns tillgängligt för ytterligare utbildning och komplex projektdesign. De visar ofta upp säkerhetsteamets Asana-upplägg som ett exempel på hur man strukturerar Portfolios och standardiserar projekt.

Hur tekniska och icke-tekniska team arbetar tillsammans i Asana

Avdelningar inom Zoom använder Asana som en sanningskälla.

Kopplingen mellan teknik och näringsliv

Teknikerna hanterar dagliga uppgifter i Jira, som synkroniseras med Asana, så att de inte behöver uppdatera marknadsföringen för varenda liten lansering. ”Det har helt och hållet gjort det lättare för oss att få ordning på allting”, säger Greg.

Marknadsföring

Det globalt distribuerade marknadsföringsteamet använder Asana för att planera kampanjer och evenemang, samt för att hantera inkommande förfrågningar från andra team på Zoom.

Företagstjänster och IT

IT-avdelningen använder Asana för globala lanseringar och systemförändringar, som till exempel programmet Bring Your Own Device, som uppnådde ett deltagande på över 90 procent. ”Asana gjorde förändringshantering enkelt”, säger Greg. ”Vi kunde spåra varje liten deluppgift som behövdes för att hjälpa Zoom-anställda att förstå programmet. Det var för mycket som hände för att ett kalkylblad skulle vara effektivt.”

Säkerhet

Säkerhetsteamet använder Asana för att hålla sina projekt uppdaterade i realtid, så att alla kan se deras status. Detta är viktigt för teamets stora tekniska implementeringar och företagsövergripande utrullningar, som kan involvera upp till 20 medarbetare och många fler intressenter. Teamet använder Portfolios för att organisera kontinuerliga storskaliga initiativ och nischade Portfolios för projekt inom dem.

När en organisation utvecklas så här snabbt är det viktigt att vara på samma sida och ha ett centraliserat verktyg för att hålla folk ansvariga.”

— Marc Seitz, högre chef för säkerhetsprogrammet, hantering av hot och sårbarheter

Teamen förlitar sig på en standarduppsättning av Asana-funktioner, men använder dem flexibelt för att matcha sina egna processer.

Projekten är sanningskällan, och projektöversikterna ger information om mål, omfattning, tid och kostnad så att ingen behöver fråga projektledaren.

Portfoliorna grupperar projekten efter program, klargör teamens arbetsbelastning och bandbredd och låter cheferna övervaka statusen i en enda vy.

Integrationer som Jira Cloud kopplar samman tekniska team och affärsteam. Zoom-integrationen gör det möjligt för mötesplattformar att föra anteckningar i ett Asana-uppdrag under ett Zoom-möte. Zapier-integrationen hjälper till att automatisera steg i arbetsflöden, medan Google Drive-integrationen ansluter filer till de projekt de tillhör.

Formulär hjälper teamen att samla inkommande förfrågningar från interna källor i en enda kanal. Till exempel samlar teamet för innehållsskapande inom Sales Ops Enablement in all information i förväg i sitt standardformulär i Asana. Greg säger: ”Det var en process som tillämpades från första dagen. De delar en formulärlänk, tar emot en säker förfrågan, anger omfattning och ger en uppskattning om deadline.”

De kan snabbt utveckla sin process genom att ändra fält i Asana-formuläret. Zooms anställda skickar in nästan 900 formulär per månad, och de effektiviseringar som har skapats sparar företaget uppskattningsvis 335 arbetsdagar per år.

Mallar är en startpunkt för nya projekt, vilket sparar tid och säkerställer att inga steg glöms bort. ”Om jag använder en Asana-mall”, säger Greg, ” kan en timmes projektplanering reduceras till femton eller tjugo minuter. Ett timslångt startmöte halveras. Tidsbesparingarna är betydande.”

Zoom sparar 667 arbetsdagar per år

Idag sparar Zoom omkring 667 arbetsdagar per år med hjälp av funktionerna i Asana som formulär, kommentarer, mallar med mera. Detta motsvarar mer än två år av typiska 40-timmars arbetsveckor.

Vissa team skippar manuella uppdateringar av ledningens bildspel och använder i stället Porfolios för att ge ledarna en helhetsbild av alla initiativ. Det är också lätt att se när grupper arbetar med liknande projekt, så att de kan koncentrera arbetet och samordna sina ansträngningar.

Anatomy of Work Index visar att det är vanligt med dubbelarbete och att kunskapsarbetare lägger 13 procent av sin tid på arbete som redan är slutfört. Problemet blir mer sannolikt när en anställd använder många appar för att få saker gjorda. Men för Zoom belyser en central hemvist för projektöverlappningar.

När alla scheman, uppgifter och meddelanden finns på ett ställe är det lättare att samarbeta på distans.

Organisation och disciplin hjälper företag att skala upp

De fortsätter att förespråka och förnya Zooms sätt att få saker gjorda, och hjälper alla att genomföra saker snabbt och i stor skala.

När de anställda på Zoom arbetar tillsammans i Asana minskas avståndet mellan teamen – på samma sätt som deras produkter hjälper till att minska avståndet mellan kollegor, nära och kära och till och med premiärministrar.

Att skala upp handlar om att ge våra medarbetare möjlighet att använda Asana utan projektledare som gatekeepers. Vi vill hålla saker och ting väldigt flexibla, med tillräckligt med riktlinjer så att folk kan skapa sina egna projekt.”

— Marc Seitz, högre chef för säkerhetsprogrammet, hantering av hot och sårbarheter