Så undviker man problem med splittring som en konsekvens av hypertillväxt i företaget

Ett vanligt problem när företaget växer är organisatorisk splittring som ofta leder till ökad arbetsbelastning för de anställda, förvirring och långsammare beslutsprocesser. Resultatet blir att verksamheten visserligen växer, men lönsamheten sjunker.

Hur hanterar man hypertillväxt utan att förlora i effektivitet? Det ska vi berätta om nu.

Hypertillväxt och vad det kan leda till

Hypertillväxt innebär att företaget utvecklas mycket på kort tid. I regel är det en process i tre steg. Företaget patenterar sin produkt, skalar upp produktionen och investerar sedan stora summor i verksamheten.

Trots att hypertillväxt är ett av de mest effektiva sätten att strategiskt erövra marknaden, så har processen sina baksidor.

När verksamheten växer för snabbt är det svårt att behålla kontrollen och styra alla delar så att de fungerar som en helhet. Istället flyttas fokus till nya resurser som programvara, nyanställningar, större lokaler. Resultatet blir ofta att olika avdelningar blir isolerade från varandra.

Personalstyrkan växer för snabbt och ny teknik implementeras utan att de som ska arbeta med den får en ordentlig introduktion. Verksamhetens syfte blir luddigare i takt med den snabba uppskalningen. Lösningar som var perfekta för en månad funkar plötsligt inte längre när mål och uppgifter är i ständig förändring.

Förvirring och oklarheter leder till ekonomiska problem. Enligt en undersökning som gjorts bland 400 storföretag i USA och Storbritannien förlorar företagen årligen i genomsnitt 624 dollar per person på grund av organisatoriska oklarheter. Det betyder att ett företag med 100 000 anställda gör en total årlig förlust på 62,4 miljoner dollar.

Minskad förlust och mer effektiv användning av de anställdas tid – det ät två viktiga anledningar till att det är lönsamt för företagsledare att använda sig av strategier som minskar de negativa konsekvenserna av splittring till ett minimum.

Därför uppstår splittring

Även om splittring kan uppstå på lägre nivåer inom organisationen, ligger ansvaret för hur verksamheten påverkas alltid på ledningen. Tyvärr håller inte alla chefer med om detta.

Ledarskapsexperten Brent Gleeson skriver på portalen Inc. att ledningen ofta avfärdar de här problemen med en axelryckning och skyller på att enskilda avdelningar är ineffektiva, att man saknar effektiva tvärfunktionella lösningar. Oerfarna medarbetare, bristande grundläggande introduktion, dålig samarbetsförmåga hos delar av de anställda, isolerade grupper med olika föreställningar om syften och mål – allt detta är ett resultat av otillräcklig styrning uppifrån och leder till allvarliga problem för verksamheten.

Melissa Swift, Transformation Leader på Mercer, menar att en av de största negativa konsekvenserna av splittring är avsaknaden av förtroende och tillit kollegor emellan. Det gör att det uppstår friktion inom teamen. Om teamledaren inte förstår syftet med teamets arbete, blir missnöjet en snabbt växande snöboll, vilket i sin tur leder till sämre resultat.

Problemet med splittring blev väldigt tydligt under covid-pandemin. Tidigare hade medarbetarna informella pratstunder, formella möten och teambuilding-aktiviteter med fysisk närvaro. Men under pandemin flyttades all interaktion till Zoom-möten, mejl och chattar.

2021 genomfördes en undersökning som analyserade 360 miljarder mejl. Den visade att övergången till distansformat gjorde arbetet mer splittrat och instabilt. Tendensen fanns kvar även efter att alla restriktioner hävts. Företag över hela världen såg personalomsättningen öka och en av anledningarna var just att medarbetare inte kände att de kunde interagera med sina kollegor på ett sätt de var bekväma med.

Så utvecklar företaget en kultur av empati och tillit  

I vilken utsträckning medarbetarna förstår verksamhetens uppdrag och engagerar sig i det övergripande arbetet, beror på hur väl teamen kommunicerar med varandra.

Transparens i organisationen gör att de anställda kan skapa kopplingar mellan relevanta uppgifter. Enbart transparens räcker dock inte. Även om de anställda hittar ett sätt att interagera, kommer de utan tydlig vägledning inte att känna att de har kapacitet att agera och vidta åtgärder på egen hand. Formeln för att lösa problemet med splittring består alltså av två komponenter:

”Jag ser vilket arbete jag måste utföra” + ”Jag uppmuntras att utföra det här arbetet”

Experter är överens om att för att skapa en miljö där kommunikation är en av de drivande krafterna, måste man visa och upprätthålla empati. Det gäller inte bara för interna processer, utan även i livet utanför kontoret.

Charles Lowrey, vd på Prudential Financial, sa följande vid ett rundabordssamtal organiserat av New York Times 2022:

”Att leda ett företag under pandemin innebar att visa både starkt och känsligt ledarskap. För folk vill veta att du känner samma sak som de.”

Att utveckla en företagskultur som kännetecknas av empati börjar alltså alltid uppifrån. Chefen för företaget ska dela med sig av sina idéer och tankar kring hur verksamheten utvecklas och samtidigt visa intresse för medarbetarnas liv och deras erfarenheter.

Så skapar man transparens

För att skapa en företagskultur med en stark och välfungerande kommunikation, måste ledningen vara trogen företagets mål och prioriteringar. Det poängterade Daria Burke, vd för JustFab, i en intervju med Fast Company:

“För att skapa en laganda, där man tänker som ett team, måste ledningen ange tonen. Vd:n ska upprätta och kommunicera en tydlig vision, gemensamma mål och kriterier för hur man mäter effektivitet. Kick-off möten för nyckelinitiativ bör vara tvärfunktionella och med väldefinierade ömsesidiga åtaganden och förväntningar.”

En avgörande faktor för att undvika splittring är att implementera teknologier som skapar förutsättningar för transparens. Det ger cheferna möjlighet att se information som teamen delar med varandra, och se till att alla de anställda är bekväma med att kommunicera och dela med sig av sitt arbete.

En modern teknisk lösning för samarbete och asynkront arbete är Asana. Det är en molnplattform som gör att anställda kan följa varandras arbete, utbyta idéer och snabbt lösa problem som uppkommer under arbetsprocesserna. Man får en enhetlighet i kommunikationen genom Asanas gemensamma företagschatt, som alla tvärfunktionella team har tillgång till.

Slutsats

Till och med de mest transparenta och empatiorienterade verksamheter stöter då och då på oönskade effekter av splittring. Då hänger det på ledningen hur väl man lyckas övervinna svårigheterna och skapa ett ännu smidigare och tätare samarbete mellan teamen. Här kan man få god hjälp av modern teknologi som bidrar till att förena teamen och göra arbetet enklare och effektivare.